作業済みフォルダを作ればメール返信が捗る

社会人ってメールのやり取りが多いですよね。本当、メールを捌くのだけで1日が終わるんじゃないかって日もあります。その上、「言った/言わない」の記録にもなっているもんだから「うっかり見逃しちゃってました～」なんてことが続くとよくない。

というわけで、私が新人時代からやっているメール処理の方法をご紹介します。

事前準備

メーラーで「作業済み」というフォルダを作成します。これだけ。

実際の流れ

朝のメールチェック時など、メールを確認したら返信不要なメールはどんどん作業済みフォルダに移動していきます。
このとき、2分で返信できるような簡単なメールはすぐ返信してしまうこと。「承知しました」で済むようなものなどですね。

メール確認　→　作業済みフォルダに移動
メール確認　→　返信　→　作業済みフォルダに移動
をざーっと繰り返していく。「これはすぐ返信できないな」ってメールはそのまま受信フォルダに残す。

で、こうしていくと受信トレイには「なんらかのアクションのち返信が必要なメール」が残っているわけです。日程調整、資料作成、上司への相談などを行わないと返信できないもの、ですね。
あとは1つ1つのメールを片付けていく。そして返信したら、作業済みフォルダに移動。受信トレイが空になったらメール起因の作業は終了、ということです。

効果

返信が必要なメールを漏らさない
メールって次々来るので大事なメールが埋まっちゃうんですよね。重要マークをつけるのも1つの方法ですが、視覚的にパッと分かりやすいです。

達成感がある
受信トレイが空っぽになると達成感があります。実はこれが大きい。

担当顧客とのやり取りが多くなってくると顧客別フォルダを作成したりすると思いますが、特に最初は作業済みフォルダ1つで十分。
メールは毎日行う作業ですので、おすすめです。