#30 事務処理の効率化
今日は、パソコンの仕事についての話です。
日々、事務仕事をされている方にとってはあまりに当たり前かもしれず、逆に、普段全くパソコンを触らないという方にとっては必要ないところもある思うので、興味おありのところをピックアップして読んでいただけたらと思います。ブラインドタッチの覚え方、速読法などについても触れています。
必要な方に届きますように。
トピックを取り上げる理由
今日テーマにした、事務仕事の効率化は、検索すればごまんとやり方が出ているし、大きな会社に勤めた経験があれば、研修などで一通り教わることだと思います。
それでもあえて、記事にしてみようと思ったのは、事務のパート仕事で重宝がられることがあって、事務処理を効率化するスキルは、意外と知られていないかも？と思ったからです。
ここ八ヶ岳周辺でのたいていの仕事は、事務だけで成り立っているわけではなく、何かの仕事の一部として事務仕事が付随してくるわけです。そして、決まった情報の流れがあって、１か月だったり季節ごとのサイクルで、同じ事務仕事を繰り返すことがほとんどです。
毎回入力しているその手順、短縮する方法を知っているだけで、かかる時間はずいぶん違うものです。
今日は、他の本を参考にしたりもせず、今の私の脳内にある、「こうしたら効率化できるかも」というアイデアを、思いつくままに挙げてみました。
ここで少し自己紹介
今まで、触れる機会がなかったので、ここで、どんな仕事をしてきたかを軽く触れてみます。ちなみに私は42歳。高２のときに、"ポケベル"（液晶画面で数字や簡単な文字を表示できる、普通の電話機から番号を入力してメッセージを送る）が流行った世代です。パソコンを使った経験は（大した経験をしたわけではないので恥ずかしくもありますが）、
大学のとき、課題の制作のためにAdobe Photoshop、Ilustrator、InDesignを使い、レポートを書くためにMicrosoft Wordを使っていました。
大学院では、文献中心の研究でした。ゼミ発表や自分の論文、研究室の手伝いにおいて、文章と向き合う日々でした。もともと国語は苦手。それに、それまで文章を客観的に考えて書くことはなかったので、結構な修行でした。
学生時代、ビジネスコンテストのNPOのスタッフをしていました。社会人と一緒になっての運営で、やりとりの多くは、メーリングリストを使ったものでした。「自分で文章を考えて書く」。最初は、自分の言葉でメールを書くのに苦戦し、１～２時間考えてようやく１通完成ということもザラでした。２年続けているうちに、だんだん早くまとめられるようになってきました。
新卒で入った会社で、３か月間の研修期間があり、WordやピボットテーブルやマクロなどのExcel、Accessの使い方、プレゼンや簡単なプログラミングを教わりました。とはいえ、あっという間に体調を崩してしまい、まともに働けたのは１年もなかったのですが。
そんな私ですが、これと言って得意分野があるわけでもないのに、事務で雇ってもらえるのは、ひとつは入力が速いことがあるかなと思います。早口でなければ、しゃべっているのを変換ながら入力していけるタイピング速度です。少し分解してみます。
事務処理を効率的にこなすには
資料作成や整理、数字の計算やメールのやりとり。これらの事務作業を効率的におこなうことで、かなり時短できるかと思います。
仕事の効率化を考えるうえで、もっと、優先度の確認、目的の共有、業務によって必要十分なアウトプットを見定める、的確な担当を配置する、などありますが、今日は、もっと末端の「事務処理を速くするためのHowTo」について触れていきます。
事務処理を速くするには、
・入力が速くなる＝タイピング速度を上げる
・読むのが速くなる＝速読術を身に着ける
・ショートカットを多用する
・メンタル面（コスト意識を常に持つ、より効率的な方法はないかのアンテナをいつもはる）
があります。１つずつ見ていきましょう。
タイピングの速度を上げるには
ブラインドタッチできるようになると、速くなります。
どの指でどのキーボードを叩くか、覚えてしまいましょう。自己流で覚えてしまうと直すのはなかなか大変。指がバラバラだと遅くなることのほかに、ミスタイプも多くなります。まずは、ゆっくりでもいいので、
Jには右手の人差し指
Fには左手の人差し指
です。キーボードを見ずに、前（画面）を見ながら入力します。１つ打ったら、基本の場所に戻ります。
左の手は「A」「S」「D」「F」の位置に、
右の手は「J」「K」「L」「；」の位置が、
基本の位置です。
そこから、「５」「T」「G」「B」までが左手、「６」「Y」「H」「N」までが右手で打つゾーンです（人差し指だけ、２列ずつ担当します）。
手が場所を覚えてから、目線を上げて入力する（前を見る）ようにし、それが安定してきたら入力を速くします。
細かい練習の仕方は、検索するといくらでも出てくるので、興味があったら参考にされてみてください。→☆、★
速くする段階で思ったのは、小さいころ、ピアノを習っていたことも役立っていることです。薬指など動きにくい指は、練習で速くなります。
速読法、フォトリーディング
文章を速く読むためには、本でも画面の文字でも、音読をせずに「視読」をすることです。同じ速読法にも、目を速く方法と、右脳による方法がありますが、右脳によるものが圧倒的に速いです。
私は、高校の時に友達に誘われて、速読講座を受講しました。教わったやり方で練習していくうちに、どんどん速く読めるように。本やブログもたくさんあるので、こちらも、実践してみるといいと思います。
速読できるようになってしまうと、デメリットは、
・たくさん読める→目が疲れる
・次から次へと読めるので、本代がかかる
でしょうか。
私は、速読するものと、文字を追って読むものを分けていて、速読は、ざっと内容を把握したいとき、本から必要な部分を選ぶとき（→そこだけじっくり読む）に使っています。
速読は、本をたくさん読むためだけでなく、事務処理の速度アップにもつながります。
ショートカットを多用する
事務処理の効率化に欠かせないのが、ショートカットです。１つ１つはわずかな時間なのですが、ショートカットを使いこなすようになると、各段に作業スピードが上がります。
詳しくは、明日もう少し書こうと思いますが、基本的なものだけ、以下に挙げておきます。
基本操作
Ctrl＋ Z 操作を元に戻す
Ctrl＋ Y 元に戻した操作をやり直す
Ctrl＋ A すべての項目を選択する
Shift＋ ↑↓←→ 複数の項目を選択する
Ctrl＋ X 選択した項目を切り取る
Ctrl＋ C 選択した項目をコピーする
Ctrl＋ V 切り取り、コピーした項目を貼り付ける
Ctrl＋ N 新しいファイルを作成する
Ctrl＋ S ファイルを保存する
Ctrl＋ O ファイルを開く
Ctrl＋ P ファイルを印刷する
ユーザ辞書を使う
こちらも、ショートカットと並んで、事務処理を速く行うときには欠かせないものとなっています。私の名前は「千聡」と書いて「ちあき」と読むのですが、辞書登録しておかなかった場合、
「ちあき」→「千秋」と変換して、
一文字消して戻り、
そこからまた「さとし」と入力して「聡」を出し、
ようやく「千聡」
と入力できます。一発で漢字が変換されない名前をお持ちの方で、名前を入力する機会が多い方は、ぜひユーザ辞書を味方にしておきましょう。
これは、スマホ、ガラケーなどでも使えます（辞書機能があります）。
他にも、短縮して覚えさせておくと便利な言葉がいくつかあるので、それも明日、お伝えしたいと思います。
終わりに
今回、この記事を書くにあたって、参考記事を見ていたら、情報がたくさんあることにびっくりしました。今は、無料でたくさんの有益な情報が落ちているんですね！
事務仕事が嫌い、という方は、ぜひ取り入れてみてくださいね。効率化できると、少し嫌いじゃなくなるかもしれません。
私は、「これだけやった」と成果が目に見えて達成感があるので、単純作業であっても事務仕事が嫌いではないです。それでも、目や指・腕、電磁波の影響などもありますし、短縮できるといいものです。
「今、目の前にある作業は、どうにかして短縮できるのではないか」という視点をいつも持っていて、新しい形の単純作業が出てくると、Googleで検索したりして、ショートカットでできないかどうか、無駄を省けるのではないか、ヒントを探しています。効率化できる方法が見つかると、段違いに仕事が進みますよ。
参考になったと思ったら、記事をお友達やSNSでシェアしていただいたり、いいねボタン（ハートのマーク）を押していただけたら励みになります＾＾
それではまた明日！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？