「仕事の属人化」の問題を解決しよう

特定の人に依存している組織は、キーマンが休んだ途端、全体業務に支障をきたす。その人が何をどこまでやっているのか分からないので、フォローしようにもフォローできない。

俗に言う「仕事の属人化」ですが、このような悩みを抱えている職場は多いのではないでしょうか。こういった組織は往々にして新人が定着せず、なかなか育たないという別の問題も抱えています。

今回はブラックボックス化した組織の業務改革をしてきた私の手法を紹介したいと思います。

各人の業務を棚卸しする

まずはメンバー全員の抱えている業務を「見える化」し一覧にします。業務については具体的な手順までを聞き出していきます。その中で不足する手順や余計な手順がないかどうかを精査していき、標準化された手順をマニュアルとして落とし込んでいきます。

まずはこのマニュアル通りにみんなで実践していきます。やっていく中での問題点や意見や提案を拾いながら改善を繰り返していきます。

業務内容を再配分する

全体を把握し、それぞれの業務を洗い出したら、業務量を調整していきます。どうしてもベテランのできる方に業務が集中し、業務過多になっている傾向があれば担当の業務を割り振る必要があります。

また、再配分以前に「それは本当に必要なのか？」と、根本的に疑いをかけ、なくしても困らないようなら思い切ってやめることも必要です。

この業務をやってる目的は？ということを誰にも答えられないようなことでも仕組み化されてしまっており、やらなくていいことを当たり前のようにしてしまっているケースもあります。

フォロー体制を明確にする

担当者が休んだ場合、誰がどのようにフォローをするのかを事前に決めておくことで、担当者の負担は確実に減ります。私が実際に見て驚いたのは、発注担当が自分しかできないからという理由で、休みの日に発注だけをしにくるようなことが当たり前になっているということもありました。

この人にしかできないという業務は不正の温床や既得権益化することにも繋がりますので早急になくしていけるように業務のダブル担当制を進めていきましょう。

まとめ

店舗運営や組織づくりというのは、正しい知識や技術を持っていれば計画的に良い状態に持っていくことはできます。

逆に正しい知識や技術がなければトップのマンパワーに頼る組織体になり長期的に疲弊していく原因になります。

Let’s Action！
✅業務の見える化と棚卸しをしよう！
✅業務内容を再配分しよう！
✅フォロー体制を明確にしよう！