情シスの働き方（仕事のやり方）

この記事は【初心者優先枠】corp-engr 情シスSlack（コーポレートエンジニア x 情シス）#2 Advent Calendar 2020の10日目です。
テーマは社会人経験で身に付けた働き方(仕事のやり方)についてです。

メール(文章)はシンプルにする

たまにメールなどでやたら長い文章を書く人がいます。
必要なのは「相手に伝わること」なので以下２つを意識してます。

1 - 出来るだけ少ない文字数にする
2 - 必要に応じて箇条書きで書く

証跡を残す

電話や雑談(口頭)などで仕事の依頼を受けると後で
いわゆる「言った言わない問題」に巻き込まれる可能性があります。

そのため自分は口頭や電話のみで依頼を受けた場合も
メールやSlack等で必ず「先ほど口頭(お電話)で話した件〜」
という感じで証跡を残すようにしています。

メールに対して必ず電話で返事する営業相手によくやってます（笑）

属人化をなくす

１人で業務を回している場合、自分が休んだ場合に
業務が回らなくなっちゃいます。（結果休日作業になったり）
なので基本自分がいなくても支障がないように
運用マニュアルや操作マニュアルは必ず残してます。

またマニュアルを残すと以下恩恵もあります。

1 - 人に教える時に非常に楽　(後輩や後任者など)
2 - 退職時に引継ぎが楽（前職の引継ぎは５分で終わりました)

特別対応は（基本）しない

社内規定や運用ルールの従って業務を行っていますが稀に特別対応を
する場合もあると思います。その時は以下３つを考えて行動します。

1 - 全員から対応してくれと言われても出来ることか？
2 - 特別対応する明確な理由はあるか？
3 - 依頼者の上司からの指示（または了承済）か？

これを考えず感情論で仕事してると
「あの人やったんだから俺もやってよ」と言われたり
「上司から怒られたり」「対応に不公平感が出たり」
デメリットしかないです。

雑談は積極的にする

雑談（無駄話）は結構大事です。
やっぱり相手を知らないと依頼する時もされる時も言いにくいですから。
なので自分は会社のイベントには積極的に出席してます。

仕事を教える時は４ステップ

後輩や部下に教える時、よくあるのが「一回説明するからメモしてあとはわからなかったら聞いてね」で終わらせる人が多いと思います。
自分もそんなんじゃまったく覚えられません。
なので人に教えるときは以下４ステップを意識して行うようしています。

1 - 説明する
2 - 実際にやって見せる
3 - 隣で見ながら実際にやってもらう
4 - 一人でやってもらって最終チェックを行う 

これをやることで教えてもらう側は4回質問するチャンスが生まれるし、
一人で出来れば自信もついて「聞きたいけど聞けないからなんとなくでいいや」という負の連鎖を防ぐことが出来ます。

期限は決める（確認する）

期限を決めないといつまでも依頼したことを対応してもらえません。
また自分に依頼がきた場合も優先度がわかりません。
（残業してまでやる必要があるのか？とか）
「期限は必ず確認する、伝える。」を意識してます。

まとめ

上記のようなことは自分も初めから出来たわけではありません。
長い社会人経験とパワハラ正論上司によって身体に刻まれました（笑）

あと自分がいつもお世話になっている情シスSlackはこちらから参加出来ます。とても素晴らしいコミュニティなのでまだの人はぜひ参加してみて下さい。