(22)私が考える効率的な会議のやり方

こんにちは。最近はいかがお過ごしでしょうか？
今回は、社会人であれば必ず経験する会議の効率的な進行方法について、自身の経験をもとに考えたいと思います。
なぜこのような記事を書くかというと、勤めている会社でダラダラと非効率な会議をずっと行っていて、もっと効率の良い会議の進行方法について考えるようになったためです。

1. 目的の明確化：

会議を開催する前に、その目的を明確にすることが重要です。参加者が会議の目的を理解していないと、議論が途中でずれてしまう可能性があります。そこで、会議の目的を明確化するにあたり以下の点に気を配る必要があります。
1-1. 具体的な目標の設定：
会議が成功したときに達成されるべき具体的な目標を設定します。目標は、会議の開催理由や期待される成果に関連している必要があります。
1-2. 目的の明確な伝達：会議の招集前に、参加者に会議の目的や重要性を明確に伝えます。参加者が会議の目的を理解していることは、議論や意思決定の質を向上させます。
1-3. アジェンダの作成：
会議の目的を達成するためのアジェンダを作成します。アジェンダには、議題や討議すべき項目、議論の順序、時間配分が含まれるべきです。
1-4. 目的の再確認：
会議の開始時に、再度会議の目的と目標を明確に説明し、参加者の共通理解を確認します。これにより、参加者が会議の焦点を失わずに議論に集中できるようになります。
1-5. 目的の達成度の評価：
会議の終了時に、設定された目的が達成されたかどうかを評価します。目的が達成されなかった場合は、その原因を特定し、次回の会議での改善点としてフィードバックします。

2.参加者の選定：

効率的な会議を実現するためには、参加者を適切に選定することが重要です。特に以下の点に気を付けるようにしています。

2-1. 関連部門や役割の関係性：
会議のテーマや議題に関連する部門や関係者を参加者として招集します。関連部門や役割が会議の内容に影響を与える可能性があるため、関係者を含めることが重要です。
2-2. 意思決定プロセスに関わる人々の参加：
会議で行われる議論や意思決定に関わる人々を参加者として招集します。意思決定プロセスに参加することが適切な人々が会議に出席することで、意思決定の質が向上します。
2-3. 情報提供や意見交換が必要な関係者の参加:
会議の議題や目的に関連する情報提供や意見交換が必要な関係者を参加者として招集します。関係者が会議に参加することで、情報の共有や意見の交換が円滑に行われます。
2-4. 意見の多様性を確保する: 様々な視点や意見を持つ参加者を招集し、意見の多様性を確保します。意見の多様性があることで、より豊かな議論や意思決定が行われる可能性が高まります。
2-5. 参加者の人数を適切に調整する:
参加者の人数を適切に調整し、会議の効率的な進行を促進します。必要な関係者を招集しつつ、余計な参加者を排除することで、会議の効果的な運営が可能となります。

3.決定事項とアクションアイテムの明確化：

会議の結果として、明確な決定事項とアクションアイテムをまとめます。議論の内容や意見が記録され、適切な行動が取られるようにします。各アクションアイテムには、担当者と期限が明示されるべきです。
特に、以下の点に留意します：

• 各決定事項やアクションアイテムは明確に文書化され、会議の記録として残されます。

• アクションアイテムには、担当者が明確に指定され、達成のための期限が設定されます。

• アクションアイテムが適切に割り当てられ、責任者が明確に把握できるようにします。

4.フィードバックと改善：

会議後には参加者からのフィードバックを収集し、会議の改善点を洗い出します。定期的な反省と改善を通じて、会議の効率性を向上させます。
具体的には：

• 参加者からのフィードバックを積極的に収集し、会議の強みと課題を把握します。

• フィードバックを分析し、会議の改善点や良い点を抽出します。

• 次回の会議で改善点を反映し、効果的な会議運営につなげます。

5.さいごに：
効率的な会議の実施は、組織の生産性向上に直結します。明確な目的設定、適切な参加者選定、アジェンダの作成とファシリテーション、決定事項とアクションアイテムの明確化、フィードバックと改善が、効果的な会議の鍵となります。