なぜパワーポイントは何度も直されるのか

会社でPowerPoint資料を作成した事はありますか？

会社によって違いがあるかもしれませんが、大抵の場合、複数の人にチェックをしてもらって、何度も直す事になると思います。

指摘をもらって直して、また指摘をもらって"元に戻して"と言ったこともよく起こります。

同じ会社内の上司に見せているのに、どうしてこのようなことが起こるか、不思議に感じたことはありますか？

今回は、こうした不思議な修正が繰り返される理由を、パワーポイントの特徴から解説していきます。

不必要な修正が繰り返されるのには、パワーポイントと言う資料形式にも原因があります。

パワーポイントの問題点

パワーポイントでは、文章を書くのではなく、図や簡単な言葉で説明するようにと言われます。

この結果、何が起こるのかと言うと、文章で論理的に説明していないため、同じスライドであっても、人によって解釈の仕方にブレが生じてしまいます。

上司Aの解釈と上司Bの解釈がずれてしまいます。

例えば、上司Aがわからないからと言うから補足を加えたら、上司Bは言わなくても分かるから削るよう指示を出したりします。

あなたの問題ではなく、パワーポイント自身が原因であったりするのです。

パワーポイントの資料一枚あたりの文字数はわずかに100文字程度に過ぎません。
たった、100文字で論理的な説明ができるはずが無いのです。
せいぜい図の因果関係を説明して、誤解しにくくするのが限界な訳です。

わずかばかりの対処法

では、この無限修正編への対処法はなにか？というとあまりありません。

Amazonやトヨタのように社内報告ではパワーポイントを禁止するのがベストです。ですが、それは一介のサラリーマンにはドダイ無理な話です。

ただ、若干の対処法（対処療法）が無いわけではありません。
それは、見る人に合わせてパワーポイントを変えることです。
パワーポイントが情報不足であることや、人によって解釈が異なるこたは避けられません。

むしろ、その性質を利用して、資料を見せる上司が解釈しやすいように資料をカスタムしていくのです。
そうすれば、各上司チェックでの指摘は少なくなります。

一番最後にチェックする人が一番偉い人なので、最終的にその人がOKを出せば、他の上司が文句を言うこともありません。

何度も修正することは避けられませんが、上司からの無駄な指摘時間は削減できる、といったカラクリです。

責任はパワーポイントにあるので、上司に合わせてコロコロ書き換えてしまえばいいのです。