0から始める業務改善システム作成生活 ～システムアイデア編～
みなさん、こんにちはこんばんは！
会社の業務改善システムを作成するために日々デジタル技術の勉強をしているyatです。
デジタル技術の勉強を始めてから、いろんな開発ツールを触ってきましたが、いまだに業務を改善できるようなシステムを作成できていない今日この頃です……😭
今まで投稿した記事では、私の周りの環境がどうなっていて「こういったシステムがあったら、業務に役立ちそうだようね」と抽象的なことばかりをお伝えしていました。
でも、抽象的なことだけではシステムは作成できないし、
業務改善もできません、どうしよう……🤔🤔
ということで、今回はいままで抽象的だった考えを
[実際に実現するためには何を使えばいい？]
というテーマで具体的に考えていこうと思います。
身の回りの業務と自分のできる限りの範囲でまずは考えてみたので、
よかったら皆さん読んでいってください。
まずはどうすればいい？
身の回りの業務で非効率、困っている業務を探し出すこと！
出てきた業務に対して何を実装することで効率が良くなるのか周囲の方と話し合いアイデアを出していきます。
これを「ブレーンストーミング」といいます。
ブレーンストーミングをおこなってでてきた課題を実現できる範囲でシステムを使って改善したいと思っています。
ていうことで身の回りの業務を改善できるシステム案を3つほどでたので以下に記載していきます！！
1.議事録作成ツール
ヒヤリング内容
議事録の作成に時間がかかる★
現状の議事録作成ツールなどは費用がかかるため使えない
無料のものは日本語に対応していなかったりする
聞き逃しが発生したりすると議事録の作成に支障がでる
使用するツール案
Google Apps Script（GAS）★
ChatGPT★
Google meet文字起こし
Google Drive
システム投入による効果
ヒヤリングした方は一週間に必ず6回はMTが入っており議事録の作成に1時間強はかかるとのこと。
その時間を短縮し他の業務に時間を割くことが可能全部署が使えるシステムのため、汎用性あり
懸念点
議事録の精度がどこまで担保できるか
他の会議アプリ（TeamViewer、Zoom、その他）
周囲の反応
議事録を作る時間が本当にめんどくさいのでできるとありがたい
外国語にも対応していると嬉しい
どこまで精度があるのか
2.定型業務の自動メール送信
ヒヤリング内容
特定の日だが同じメール文を50件以上作成することがあるため、無駄な時間がかかっている★
手作業をしていると添付間違いなど細かいミスがあったりする
途中で作業が中断したときにどこまで作成したか把握しづらい
使用するツール案
Microsoft Power Automate★
Excel
ChatGPT
メールサービス（Google、Onelookなど）
システム投入による効果
50件も作っていた定型メールがすぐに終わる
（短縮）1日 ⇒ 10分ほど添付ミスがなくなり、再送信などの二度手間となる業務を省ける
懸念点
汎用性がどこまで広げれるか（全部署で使える？）
人が触れる業務を何工程減らすことができるか
ご送信してしまった際どうするか
周囲の反応
定型業務が自動でできるのはありがたい
メールの宛先など細かい指定も自動でされるの？
ぜひ導入してほしい！！
3.体調管理チェックツール
ヒヤリング内容
毎日の体調チェックがめんどくさい
スマホで入力できると助かる★
パソコンで入力だと仕事が始まったら忘れてしまう
クリック数が多い
使用するツール案
[Google App Sheet]★ or [Glide]
Googleスプレッドシート
ChatGPT
システム投入による効果
体調報告の忘れを防ぐ
パソコンでの体調報告の場合のクリック数⇒10回
スマホアプリにした場合⇒4回電車などの移動中でも報告可能
懸念点
PCだとスプレッドシートに入力するだけだが、アプリにする場合はユーザービリティを考慮しなければかえって効率が悪くなる
セキュリティ的に外部に漏れないようにする仕組みが必要
周囲の反応
パソコンで報告だと手間がかかるのでアプリだと便利だと思う
スプレッドシートで報告するのは他の人もみえるからなんだけど、アプリの場合は他のひとの体調も一目で見れる？
アプリとパソコンと選択肢が増えるのはいいと思う
そもそも体調管理が必要な時代なのか？（システムそもそもの話）
最後に
システム技術を学び始めた当初はこのツールを考えてもどのようにして実現すればいいのかわかりませんでしたが、学んだ技術、周りの方々との協力によるアイデア捻出、これらを活用することで自分の手でも実現できそうだと感じています。
今回出したアイデアについてはさまざまな部署の方にヒヤリングを行ったが、比較的多くの部署にとって効果が出るものであると感じています。
まだアイデアを出したばかりで、もっと深く掘り下げる余地があるため、まだ話を聞いていない周りの方や、ChatGPTなどのAIを活用して課題に取り組んでいきたいと思います。
次回は深堀した内容と作成したプロトタイプのお話をできるように頑張ります！🔥🔥
ここまで読んでくださりありがとうございました！！
