"今やる・すぐやる・最短でやる"ことが最も効率のいい仕事の仕方|わたしの価値観
こんにちは！株式会社フォーバルの山本裕介です。『コンサルタントが不要な会社を増やす』を目標に、経営コンサルタントとして活動をしています！経営者・管理職だけでなく、コンサルタントの皆様にとってもプラスになる情報を発信していきます。特に、主体的で自律的な"自走式な組織づくり"のヒントになるようなことを中心にお伝えしていきます。
私が住む横浜市のサイトを見ていたら、特別定額給付金（1人あたり10万円）の申請期限が迫っているということに気づきました。
こんな感じで赤字のデカ字で目立つようにアピールしてくれていますね。私は申請済みですが、有難い施策も過ぎ去ってしまうと『あぁこういうことあったなあ』なんて忘れてしまうものなのですね。
まだ申請していない人はやっておきましょう。
ところで、『やろうと思っていたけど気づいたら期限過ぎていた・・・』と、こんな経験ありませんか？
私も過去に割とありましたね、英検受験の申込とか、海外旅行行く前のパスポート申請とか（出発とかビザ発給とかから逆算）、就職してからも資格の更新手続きとかね・・・笑
その他にも代表的なものは、
・特別定額給付金の申請
・免許の更新
・パスポートの更新
・マイナンバーカードの取得申請（必要な人はね）
こういう期限が決まっているものに限ってやるのが苦手って人いませんか？いますよね。
今回は、『やろうと思っていたけどやってない』『結局やらなかった』なんてなっている方に向けた、最も効率のいい捌き方っていうものをお伝えしたいと思います。⇐本人はもう答え知っているともいますけど
必要が発生した瞬間に手続きするのが１番良い
当たり前すぎて説明が必要ないのですが、定額給付金の申請に関しても、パスポートの更新や新規発行も"必要が発生した瞬間"に行動するのが最も良いと思いませんか？
私のように後悔している人は必ず、『うん、そうだ』と深く頷いてくれていると信じしています。
手続きなんて面倒なこと多いじゃないですか、気持ちが進まないというか、役所関係は紙が絡むこと多いし、窓口で並ぶことも多いし・・・・
要は気が進まないんですよね。
でも、私の同志のみなさん！（⇐一緒にされたくないか）
必要に迫られて期限まであと1日！！！という状況で焦って急いで申請してみると『あれ？こんなに簡単だったんだ』って感じたことありません？絶対ありますよね笑
そうです、ほとんどの手続きがすごく簡単なんですよね。後回しにするから余計に色んなやることが増えてきて忙しくなって記憶の片隅に行って・・・忘れて・・・期限日になって・・・下手したら『あれ？先週が期限ですか？』みたいなことになって。
ということで、必要になった時にすぐやりましょう、手続き申請。
そして、今そういう事案を抱えている方は今やりましょう！
仕事で『今月中にやります』を多発させてませんか？
プライベートの事も気になりますが、実は仕事においてこの"納期設定"に問題があるケース、すんごく多いと思いますよ。職業柄多くの企業やその社員のみなさんと接する機会が多いので実体験からきた私の答えです。
"今やる"
この発想が思ったよりも少ないです。
例えば会議中に確認して不明なことがあった時に、『後で確認します』とか『会議後に確認します』がありますが、そういう対応する方の何割かは次の会議の時にもやってなかったり、ひどい場合は次の会議の直前に確認してたり・・・そういうことありませんか？ありますよね？
なので私は支援先企業での会議であれば、
私『Wさん、Aの件に関してはどうですか？』
W『あ～ちょっとＢさんに確認しないと分からないので後で聞いて報告します』
私『Ｂさん今何していますか？』
Ｗ『事務所で作業中だと思います』
私『出勤されているのですね？今電話して確認してください』
W『わかりました・・・』
こんな感じで確認する程度の事なら"今すぐ"やってもらった方が速いんですよ。速いということは効率が良い、少なくとも悪くならないですよね。多くの人は『会議中は会議を止めて電話しちゃいけない』と決めているのか、『今すぐやることが大事と思っていない』のか分かりませんが、とにかく何かの常識に囚われて本来やるべきことがおろそかになっていると感じます。
そういうことで、『●●中にやります』みたいな発言が出たとき私は注意するようにしています。もちろん、全てのことが今すぐできるとは思っていませんので優先順位付けはしっかりと行いましょう。
『やるべきことをやり切れない』こんな営業現場ありませんか？
みなさんの会社では営業の会議は月1回、週1回などそれぞれの都合の中で定期開催されていると思います。よほどのことが無い限り会議をしていない組織は無いと思うくらい会議は有効なツールになりましたね。
そんな会議の中でこんな営業の方はいませんか？
前月の会議にて（雑に書きますが）：
営業『今月は売上予算10,000千円やりきります！』
部長『そうか！じゃ、今の見通しと見込状況、そしてその数字をやるための行動計画はどうなっている？』
営業『決まっていませんが、1日3件決裁者面談をします！』
部長『そうか、じゃあ、今日と明日のアポイント予定はどうなっている？』
営業『・・・・ゼロ件です、会議後にアポ取得しようと思っていました！』
部長『お、おお・・・』
突っ込みどころが多すぎますが、この会話だけだと10,000千円やるためにいまどんな状況（見通、見込、あとどれだけ必要かなど）を知りたかったり、必要な見込みを作るためにどれだけの行動量が必要なのか？それを達成するための準備がどうなっているか？とかも知りたいと思いますがここでは割愛します。
素直に上記の会話で最後に部長が行きが詰まったところにこの営業の方の姿勢が表れていますね、わかりますか？
"本気でやるための計画ならば今日も明日もアポイントを入れている"
ということですね、計画なんてものは会議の前に自分で建てているんですから、その時点でアポイント取得しておけよ・・・ということですね。
成果（売上）が出せていない場合は、そもそも行動目標すら達成していないケースが多いですよね。何なら行動目標も決めていない場合もあります。
自分で決めた目標ならば達成できるように準備しておけよ・・・決めた瞬間に準備に動けよ！！！！ということです。
やるべきことをやっていない営業組織は数字につながる部分でも全部後回し、すぐやらずに1か月ダラダラ過ごして成果出ず行動もせず会社はマイナス成長、それでも仕事を失わずに給料も大して減らずに文句ばかり垂れながら平然とした顔でまた来月同じような報告をするんですよ。
嫌になりますね。
でも、それもこれも経営者や責任者がそういう細かい点を許していて、その積み重ねが"やり切れない体質"を作っているということを認識した方が良いです、組織はリーダーの写し鏡ですからね。
ちなみに、上記の会話での対処法としては、会議のその場でアポ取得させるのも一つだと思います。
発生した瞬間にやるのが最も効率が良い
そういうわけで、いかなることでも発生した瞬間にその場でやるのが最も効率が良い方法だと思います。
『あ、やべ・・・社長に相談しなきゃ・・・』
こういう事柄もその場で社長捕まえるなり電話するなりしてすぐに相談しましょう！ぎりぎりになってから、または炎上してから相談する方が色々怒られて大変な目にあいますよ。
申請手続きもすぐにやりましょう！今が無理なら申請する日時を決めましょう。そして決めたら絶対に後回しにせずに何があっても優先しましょう。
仕事もそうです、そのタスクを受けたならすぐにやる。すぐできないならやる日時を明確に決める、その代わり"今週中"とか"今月中"とか曖昧な設定をしない事！できないなら受けるんじゃない！ということです。
営業計画を立てたなら会議で報告する前に計画実行しましょう。会議はかっこいい計画をどや顔で披露する場所じゃないです。できれば、『こういう計画を立てて実行してみましたが●●の部分で躓きました・・・』みたいに皆に相談したりするとさらに計画達成に向けて拍車がかかりますよ。やる気がない計画なら立てない方がいいです、聞いている人の時間も無駄です。ほら、ここでも効率の悪さが出ますよね。
ということで、"今やる"が最も効率が良いっていうことをお伝えさせていただきました。
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