NotebookLM⑤　今、何をしておけばいい？

8月も半ばに差し掛かろうとしています。暇な時に2学期以降の準備をしますが、後から「あれ、これもだった！」なんて気づくことないですか？
ちょっと思いついたことがあったので、試してみました。

１．職員会議の議題、業務データベースをNotebookLMに読み込ませる

勤務校は職員会議の資料をクラウド上で管理しています。また、職員会議の議題に上げないものでも全体で共通理解を図りながら進める業務もGoogleWorkSpaceを活用して、クラウド上で進めています。そして、これらのアクセスを向上させる目的でスプレッドシートに一覧をデータベースとして保存してあります。担当・提案月・内容、、これをNotebookLMに読み込ませたら、今すべき仕事を教えてくれるんじゃないかというアイデアです。

２．プロンプト

では、職員会議の議題一覧、業務データベースを読み込ませて、実際にNotebookLMに質問をしてみます。使用したのは以下のプロンプトです。

＜プロンプト開始＞
現在、8月12日です。この後の業務内容から主幹・教務として9月までに段取りをつけた方がよい業務について、優先順位をつけてピックアップしてください。ピックアップの理由、進め方についてのアドバイスがあればそれもほしいです。
＜プロンプトここまで＞

３．NotebookLMからの回答

回答は以下です。期待通りの結果でした。

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9月までに段取りをした方がよい業務 (優先順位)

現在8月12日ということですので、9月までに段取りをつけた方がよい主幹・教務としての業務を、優先順位をつけてピックアップします。

優先度高

●防災給食（9月）: 9月は防災月間であるため、防災給食に関する業務は喫緊に準備を進める必要があります。

○進め方：

■まずは1にある「防災給食の動画」を視聴し、内容を把握しましょう。

■次に、1、2にあるアンケートを教職員や児童に実施するための準備を行い、期限内に回答が得られるよう周知しましょう。

●ICT活用推進計画に基づく活用状況調査（期限：9月＊＊日）2: 締め切りが9月＊＊日と迫っているため、教職員への周知を最優先に行う必要があります。

○進め方：

■Googleフォームを用いた調査となっているため、教職員が回答しやすいよう、フォームのURLを共有したり、回答方法を説明する等のサポートを行いましょう。

●第1回幼児学級（9月）1、2: 新1年生向けの重要な行事なので、余裕を持った準備が必要です。保護者への配布物も多いので、早めに準備を始めましょう。

○進め方：

■1、2にあるように、職員会議提案文書、保護者配布文書、新1年生調査票、視力検査練習用紙などを早めに作成し、余裕を持って配布できるように準備しましょう。

■当日の流れを1、2の資料で確認し、受付や説明など、必要な役割分担を決めておきましょう。

■また、新1年生の保護者にとって、小学校入学後初めての学校行事となるため、不安なく参加できるよう、わかりやすい説明を心がけましょう。

●学芸会（9月-10月）3、4、5: 9月から準備が始まり、10月には本番を迎えるため、今から準備を進めておく必要があります。特に、多くの関係者が関わるため、綿密な計画と連携が求められます。

○進め方：

■まずは、3、4、5にある資料を確認し、昨年度の学芸会の流れや、今年度の計画について把握しましょう。

■各学年との連携を密にし、スケジュールや役割分担などを明確にしましょう。

■特に、児童公開日と地域公開日それぞれの準備と、保護者用プログラムや案内などの作成は早めに着手しましょう。

■また、CS地域支援部へのボランティア依頼も忘れずに行いましょう。

優先度中

●秋の食育（9月）1、4: 9月中に実施する必要があるため、早めに授業計画を立て、準備しておきましょう。

○進め方:

■1、4にある「秋の食育（提案文書）」の内容に基づき、各学年が無理なく実施できるよう、具体的なスケジュール調整や、必要な教材の準備などを進めましょう。

●人権教室（9月）1、4: 9月中に実施する必要があるため、早めに授業計画を立て、関係機関への申請なども済ませておきましょう。

○進め方：

■1、4にある「人権教室 全体計画」に基づき、実施日時や場所、対象学年などを決定しましょう。

■１・３・５年生は1、4にある「人権教室指導案」を参考に、具体的な授業内容を検討しましょう。

■＊＊人権擁護委員協議会への実施申込書提出も忘れずに行いましょう。

●クラブ反省（9月）1、2: クラブ活動の充実のためにも、9月中に反省を行い、改善策を検討する必要があります。

○進め方:

■1、2の「クラブ反省【確認用】【入力用】」フォームを活用し、各クラブから反省点を収集しましょう。

■集まった反省点は、1、2にある通り、生成AIなどを活用して分析すると、効率的に改善策を検討できる可能性があります。

優先度低

●修学旅行（9月）1、2 : 6年生の修学旅行に関する準備は、余裕を持って進める必要があります。9月中に職員会議で提案を行い、その後、しおりの作成や保護者説明会などの準備を進めましょう。

その他

上記以外にも、6~7の"主幹教諭業務"に記載されている業務も、9月までに必要な準備があれば進めておきましょう。

注記: 上記の優先順位やアドバイスは、あくまで一般的な見解に基づいたものです。学校の状況や、その他の業務との兼ね合いも考慮し、最終的にはご自身で判断する必要があることをご理解ください。

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なかなか役に立ちます。すでに着手しているものもあれば、「あ、これもあった！」と気づかされたものもありました。文章中の数字は引用元へのリンクになっているので、詳細を調べることも簡単です。

自分の業務以外でも使えるのか、「他の分掌」について今すべき業務のピックアップを指示すると、その分掌が担当している業務をきちんと抽出してくれました。

NotebookLMいろいろ使い道がありそうです。この便利さを享受するためにも校務で使用するデータのクラウド化を進めていくことがポイントかなと思います。たぶん、うちの学校は市内の他校よりも多くのデータをクラウド上に持っているので、すぐに最大限の効果を引き出せます。いろいろなことを見越して校務ＤＸを進めるのが大切みたいです。

さて、他に何に使えそうか、アイデア出しをしてみたいです。