入退出管理と交通費精算 〜働き方改革推進記録 vol.7〜

　こんにちは、株式会社シグナイト COO 兼 Tオケ自称マネージャーの山田です。私自身は2001年創業時から約20年間、ずっとシグナイトという会社を切り盛りしていて、良い面、悪い面含めてさまざまな経験をさせていただきました。良い面と悪い面双方兼ね備えた事例としては、2014年から取り組んだ働き方改革があります。今回はこの場をお借りして、どのように働き方改革を進めてきたかを何回かに分けてご紹介したいと思います。

　今回は入退出管理と交通費精算についてご紹介したいと思います。シグナイトでは、入退出の際の施錠管理に Akerun（アケルン）というスマホでドアの施錠と解錠ができるシステムを導入し、タイムカードの登録と交通費精算といった勤怠管理に Kincone（キンコン）という専用システムを導入しています。

ISMS の入退室ログ記録として

　以前シグナイトではプライバシーマークを取得していた時期があったのですが、コンサルタント任せではなく自力で申請にチャレンジしたためかなりの負担を強いられました。その結果、更新することもままならず失効してしまったという苦い経験があります。再度社会的信用を得る目的で挑んだのが海外でも通用する ISMS です。プライバシーマーク取得時も同様なのですが、ISMS でも入退室管理が必須となります。以前は毎日手書きで記録を残していたのですが、さすがに効率を考えると自動化したいということで、Akerun を導入しました。

　Akerun は電子錠とスマホアプリがセットになったサービスで、つまみ式のドアに電子錠を取り付けるだけでセットアップが完了します。スマホアプリ（またはSUICAや社員証などのICカード）が鍵の代わりとなり、アプリから施錠と解錠ができ、いつ誰が操作したのかがログとして記録されます。これにタイムカードを加えることで、入室してから仕事を開始するまで、仕事を終えてから退室するまでの人と時間も追えるようになりました。これだけでも個人が入退室の時間を記録する手間、記録忘れのリスク、記録を管理するための手間やリスクを考えると大きな改善を実現できたと言えます。

手間ばかりかかっていた交通費精算をワンタッチに変えた

　タイムカードも Kincone というシステムを通じてSUICA対応のNFCリーダーで読み込み、始業時刻、終業時刻を管理できます。ですが、Kincone は勤怠管理を主眼においた導入ではありませんでした。最初に課題として上がっていたのはタイムカードの導入ではなく、日々の交通費の精算だったのです。私も含め営業は常にオフィスの外で活動するものです。そのため、外出時の交通費精算は非常に手間のかかる作業でした。乗換案内で料金を調べ、出金伝票に記載して提出した後、さらに経理がその内容をチェックして精算するという、もうそれだけで一つのプロジェクトのようでした。

　なんとか、交通費の精算を一度でサクッと終わらせたい。そう話していたときに弊社の社長から提案されたのが Kincone でした。タイムカードも交通費の記録もカードリーダーで SUICA から読み取れる、しかもモバイルSUICAにも対応していると言うではありませんか。これはもう二つ返事で導入に賛成しました。

　導入後は毎日出社時と退社時にタイムカードとしてSUICAをタッチするだけ。それだけでタイムカードの記録と交通費の記録（ICカードの容量から20件までの制限はありますが）が可能となりました。経理への申請も専用のサイトからワンボタンで行なえます。コロナ禍で在宅勤務が主流となり利用頻度は減りましたが、正常に戻った後は必須のアイテムと言えます。

まとめ

【改善前】
1. ISMS取得のため正確な入退室記録が必要であった。
2. いつ誰がどのくらいオフィスに滞在しているかわからなかった。
3. 入退室記録とタイムカードを両方登録する必要があった。
4. 交通費の精算にかなりの手間がかかっていた。

【改善後】
1.  Akerun を使うことで正確な入退室記録が行えるようになった。
2. Akerun と Kincone で取得した入退室時間とタイムカードの時間から、業務と関係ない時間に誰がどのくらいオフィスに居るか把握できた。
3. 実際には入退室記録とタイムカードは別々に登録されているが、意識としてはタイムカードのみの記録だけで済むようになった。
4. 交通費の登録はタイムカードと一緒に SUICA から登録が可能になり、精算申請もワンボタンで済むようになった。

Photo by
Helena Lopes on Unsplash