勝手に始める業務改善のやり方

〇はじめに
 情報ベンダー会社の中で、SEやっています。主に、社外から来たデータを蓄積して編集するシステムの面倒を見ています。
 GYOMUハックAdvent Calendarの12月13日分として、総務でも情シスでもない自分が業務改善をやってみた話を書こうと思います。業務改善をやってみたい人にとって少しでも参考になったらいいなと思います。

〇業務改善を始めたきっかけ
 悩まれた方も多いかと思う会議室足りない問題、うちの会社でも起こってました。その結果なのかなんなのか、自分が入社した時には、「第1営業日の10時に、2か月後の月の会議室の予約を行ってもよい」というルールが作られていました。G Suiteが導入されていたので、会議室の予約はGoogle Calendar上で行ってます。当時は各部署の若手が、10時になると張り付いて、戦っていましたw

〇生じた疑問とやってみたこと
 自分もその会議室戦争に参加してみて、いろいろと疑問を抱きました。どうして、毎月こんなことをしないといけないのか。これって、GoogleAppsScriptを使えば、自動でできる話なんじゃないかと。。 そこで、スクリプトを書いてみたところ、できることがわかりました。とる会議の名前や場所や参加者をべた書きするのはあれなので、SpreadSheetから読み込むようににしたりなど、同僚に展開。使いづらいところを聞いて、改善させて、また聞いてというサイクルをぐるぐる回していきました。

〇広がり方
 完成度が高まるにつれて、多くの人に使ってもらいたくなりました。そこで社内の若手の人たちにメールして宣伝してみました。でも意外と使ってもらえない、ただ直接おすすめしにいくと使ってくれる。社内の掲示板にものせてみる。それを見て、部署内に強い宣伝をしてくれる人がでてきた。一気に広がった。ちょうどこのあたりで、GYOMUハックの勉強会に参加して、この話をしてみたりした。

〇次の業務改善
 オフィス移転に伴い、会議室予約問題は収まりをみせたが、今度はフリーアドレスの導入によりで、座席表を入力するルールになった。(GoogleFormに入力して回答する形)ただし、あくまで任意なので、入力率がよくない。もっと簡単に入力できる手段+登録をリマインドしてくれる機能が必要なのではないかと考え、チャットボットを作成してみた。総務と協力して、全体に展開してだいぶ使ってもらえるようになった。

〇その後の展開
 業務改善をしたい人が増えてきた。作りたい人、アイディアを持ってる人がアピールすることが増えた。本業が忙しくなったので、自分ですべてやるのは難しくなってきたが、業務改善のサイクルは回り始めてきたと思う。

〇振り返り
・自分が疑問に感じたことを解決できるものを小さく作り始める。まずはやってみることが大事と感じた。それには、所属はあまり関係ないと思う。
・根本のルールを、すぐに変えるのは難しくても小さく影響を与えることはできるはず。
・そして、自分1人のプロジェクトとしてできるのもいい点。色々と経験を積める。
・アピールの仕方によっては、本業じゃない業務改善も評価される。


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コーディング寄りのSE。C#、Java、GAS、VBA、Ruby、C、といろいろ手を出している器用貧乏。
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