事前準備が大切！「オンライン会議」の質を上げるためのコツ

新型コロナウイルスの感染予防のため、リモートワーク中心の働き方になっている方も多いのではないでしょうか？
ヤフーは2020年10月1日より、時間と場所に捉われない新しい働き方へと移行。リモートワークの回数制限およびフレックスタイム勤務のコアタイムを廃止しました。全員共通の空間は「オンライン」になり、会議もオフィスの会議室からの参加者がいる場合でも、「オンライン会議」前提で進める必要があります。
ただ、オンライン会議では受け身になる人が増えてしまう、という課題があります。そのため、従来の対面での会議以上に「議論」や「意思決定」をより明示的に行う必要があります。
今回は、オンライン会議の質を上げるためのコツをご紹介します。

事前準備：「会議の目的」を明確にする

オンライン会議でも、事前準備を徹底することで会議の必要性や議論すべき内容が整理され、会議の質を高めることができます。
そのためには、時間内に納得感ある結論を出すフレームワークである「OARR（※）」を徹底しましょう。特に「Outcome（目標・ゴール）」と「Agenda（議題・スケジュール）」は必須で設定し、「Role（役割）」はファシリテーターと議事録係を設けることをオススメします。

※OARR：
会議や研修を円滑に進めるためのフレームワークのこと。
会議で明確にすべき項目
「Outcome（目標・ゴール）」
「Agenda（議題・スケジュール）」
「Role（役割）」
「Rule（ルール）」
の頭文字をとったもの。

ポイント：
・「ゴール」「アジェンダ」は会議設定時に記載して展開する
・関連資料は事前にSlackやメールで展開する
・目的に照らして「参加不要な人」がいた場合はその旨を伝える
また、自身が参加者の場合も参加の要否を確認して出欠の判断をする
・情報共有で済む場合は会議自体のキャンセルも検討する

会議中は「発散と収束」を思いきり行う

発散と収束を意識的に行うことで、広くアイデアを検討し、その後に結論を絞り込むことが出来ます。ファシリテーター、議事録係、参加者が「発散」と「収束」を意識的に行いましょう。

発散
・「OARR」の認識を揃えるところから始める
・オンライン参加者は受け身になりがちなので、ファシリテーターは発言者を指名し、議論を活発にさせる
・影響力の大きい人の発言内容が結論になりやすいため、発言者を当てる際は、受け身な人を優先して当てる

収束
・議事録係が議論内容を共有し、収束に入る
・参加者は議事録内容を見ながら、これまでの議論を振り返る
・ファシリテーターは、更に意見がないか確認する
追加事項がある場合は、議事録を画面共有したまま追記すると、既出の議論を話さずに済みます。
・ファシリテーターはネクストアクションと担当分担を確認する

できれば、以下の項目について会議を振り返りましょう。

・各担当者が「事前準備」、「発散」、「収束」において役割を果たしていたか
・次回の会議に向けての改善ポイント

次の会議では前回の改善ポイントを意識して取り組み、また振り返るサイクルを回していくことで、会議の質を上げていくことにつながります。

リモートワークにおける「信頼貯金」とは

リモートワークが続いていることで、「これまでの信頼貯金を切り崩している」と感じている人もいるかもしれません。「信頼貯金」とは、人間関係で生まれた信頼を貯めておくことで、必要な時に相手の信頼に頼れるという考え方ですが、オンラインのコミュニケーションでは新たな信頼貯金を貯めることは難しい面があるかもしれません。

多くの会社で「リモートワーク」の働き方を選択する方向に向かっていくなかで、今後はより能動的に自分から動く、発信するという意識を持つことがとても大切になっていきます。今回ご紹介したオンライン会議運用のコツが、みなさんの参考になれば幸いです。

（イラスト：アフロ）

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