なぜミスが少ない人はチェックリストを多用するのか？の理由がわかる本
「チェックリスト、超大事だぜ!!」と主張する著書、「アナタはなぜチェックリストを使わないのか？」がおもしろいので紹介します。内容はタイトル通りの内容で、チェックリストについてのメリットや必要性、作り方を説明しています。
著者がアツい方で、熱量が伝わってくるのもイイ感じ。
成果を最低限出したいときにチェックリスト
チェックリストは応用範囲が広いスキルではあるんですけど、たくさん使おうとすると使い方が分からなくなってきます。ですからここではチェックリストを必要としている場面、「最低限の成果が出せるかどうか」のための道具として使う前提で、有用性を説明していきます。
要するに、クリエイティブに何かをするのではなく、ただし単純作業とまでは言わない作業を確実にこなしていく方法を考えるわけです。本書が、その方法について書かれていると考えるととても読みやすくて、すぐにでもチェックリストを1つか2つを作れるんじゃないかなと思います。
チェックリストでミスが減る
成果を最低限出したいときに必要なのは、スピードと正確さでしょう。最低限と言っているので、その成果には基準がある前提です。そしてその基準をクリアするために、毎回考えて行動するのは燃費が悪い。そこで便利なのが、チェックリストなんですよね。
たとえば、チェックリストを医師が導入したのは有名な話。医師が日々の業務にチェックリストを導入したところ、あらゆる手術の失敗が激減しました。つまり医師のような複雑な作業している方々でもチェックリストでミスは減っていくのです。
かつ正しい手順も可視化されるので、正確さも増していくわけです。最初に言ったスピードと正確さを担保できます。
チェックリストの利点
チェックリストの利点はいくつか考えられるですけど、大事なのは「効率的で的確なフロー」を作れること。このフローさえ忘れなければ欲しい結果は誰でも得られるか、それを使う人であれば得られる状態が理想です。
そしてもう一つ大事なのが、その行動に対して意思を必要としない点。言い方を変えると、自分の頭で考える余地がなくても大丈夫なのです。つまりチェックリストを行うことで、最低限の成果は出せている前提を作れますよね。仕事で言えば、疑似上司であり疑似監視官になってくれるわけです。
かつチェックリストを作る行動自体にも意味があります。なぜならすべての行動を1度洗い出す必要があるからです。なぜやるのか？も考えますから、チェックリスト作成過程を繰り返すことで、重要な手順だけをピックアップできるでしょう。
チェックリストは作ったら終わりではなく、テストを繰り返してブラッシュアップしていくものなので、タスク自体のクオリティーもだんだんと上がっていくものになるのです。
チェックリストのつくり方
チェックリストの作り方は大きく分けると3段階に分かれています。
1つ目は、「なぜそのチェックリストを作るのか」です。というのもチェックリストを作りすぎると、それもそれで負荷が増えてしまうんですよね。チェックリストがなくても良い作業なのにチェックリストを作ってしまうと、ムダな数分が増えてしまいます。本末転倒。
なので本当に必要なことだけにチェックリストを使のは、個人的にとても大事だと考えています。僕も本書を読んだときにいろんなところでチェックリストを作ってみましたけど、ほとんどが使いませんでした。
「チェックリスト見るのめんどうなんだよな…」と。
2つ目は、その作業行う上で「必須であり重要な手順」を洗い出すこと。チェックリストを作るときは、全体感の把握が大切になります。対象の構造や原理を知っていなければ、胎児な手順に抜け漏れがでる危険があるでしょう。
まずはすべてを洗い出してリストにすることで、どの順番でやるのがいいのか、何が必要なのかが可視化された状態になります。この可視化が超大事。
最後のは1つは、チェックリストの数についてです。20個のチェックリストとか言われると気が遠くなるので、基本は7個以内に留めています。マジックナンバーとかって言われてるように、7つまでなら人は覚えられるって言いますよね。
少ないけれど、しかしより良いチェックリストを目指すべきです。
もちろんチェックリストの目的であったり使い方であったりで、10個以上のチェックがあったほうがいい場面もあるんですけど、今回説明してるような成果を最低限出すのが目的であれば、チェックリストの数は少ない方がベターでしょう。
まとめ
個人的には、日ごろからチェックリストを作っておくよりは、チェックリストのようにして物事を考えると正しい決断がしやすい事実を念頭に置いて考えるのが大事だな〜と思っています。
「これチェックリストにできないかな？」とか。というのもチェックリストを作るのって結構めんどくさいので、チェックリストの有用性はわかっているんですけど、そこまで作る気になれないんですよね。笑
なので何度か本書を読んでみて、フレームワーク的に取り入れるのがいいかなーと思います。
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読んでいただきありがとうございます。これからも読んでもらえるとうれしいです。