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リリースのその先へ!はじめて記者会見を行うときに必要なこと

READYFOR株式会社広報部の大久保彩乃です!
広報マーケティング Advent Calendar 2017」に参加したので、今年1年間で実践しながら学んだ「記者会見運営」に関して記事にしたいと思います!

今年は自社関連の記者会見を7本、弊社に掲載されているプロジェクトの会見・イベントなどが8本、合計15本の会見を行いました。今年は会見ばかりを行なっていましたが、私も昨年まで自分ひとりで会見運営をしたことがありませんでした!

会見自体はパッケージが作れるとスムーズにできるので、ぜひ参考にしてみてください。

まずは、プレスリリースと会見の違い(メリット)

(1)一度に複数名の記者さんに説明することができる。
(2)会見という「画」がとれると、メディア(特に紙媒体)に写真が掲載される可能性が高くなる。
(3)記者さんに直接会うことで、顔がみえる関係になり長期的なお付き合いができる。

はじめて記者会見を行う人へのおすすめ

どこまで稼働していただくかによって価格は異なりますが、はじめて記者会見を開催する方はPR会社さんにはいっていただくとその後も使えるパッケージが作れるのでオススメです。
弊社は初回のときだけサニーサイドアップさんにはいってもらって、当日運営・ご案内状作成・ご案内状配信・演出等の部分を手伝ってもらいました。

会見準備をはじめる際に整理しておくべき4つのこと

(1)会見内でなにを発表するのか

例:◎◎大学とREADYFORが提携、掲載する11件のプロジェクトの詳細

(2)その発表内容は世の中からみてどういった点がニュース・記事になるのか

例:国立大学初の取り組み、日本の大学の資金事情、国宝の保存など文化的な活動が先進的な方法で資金で集める

(3)どんな画が撮れるか

例:フォトセッション、絵巻物の模写風景

(4)対象となるメディアのコーナーや担当記者さんの部署

例:文化部(文科省)、教育部、IT担当(総務省)、金融担当(日銀クラブ)、教育系専門誌、アート系専門誌


会見を行うまでのスケジュール

はじめて会見を行う場合、準備期間は1,5ヶ月〜2ヶ月程度あると十分かと思います。

記者会見を行うまでのTODOリスト

下記のようなTODOリストをGoogleのシートで作成、共有、更新しながら進めていくことが多いです。

(会見用のTODOリスト)(データが欲しい人は大久保に連絡ください!)

初回の会見で時間かけて台本やご案内状を作ると、2回目以降の会見で雛形として使え時短できます!

記者さんの誘致は会見の3週間前から行い、遅くとも2週間前には送り終えている状態にします。

はじめての会見に限らず、会見を行うなら特に時間をたっぷり設けたほうがいいのは、「記者さんの誘致」の部分です。ギリギリになると自社記者リストの連絡のみで「すでに予定がある人ばかりで全然記者さん来なかった…」となる可能性もあります。時間があれば記者クラブへの投げ込みや、記者さんに個別にアポをとって説明する、新規の記者さんを開拓する、などのアクションもとれます。

しっかりと記者さんの誘致のためのアクションをとっていると、当日の朝に「記者クラブの掲示板にあったご案内状を観たのだけど今から行ってもいいか?」「同僚の記者から紹介されたのだけど…」という問い合わせがあることも…!

会見当日について

会見を行うタイミングは記者さんが集まりやすいよう〆切などを考慮すると10時〜12時、又は14時〜16時くらいの間で設定することが多いです。曜日に関しては週のなるべく早い日にしています。

(10時スタートの会見タイムスケジュール例)

また会見自体は基本的に質疑応答込みで1時間程度に収め、登壇者には終了後には30分程度残ってもらいぶらさがりや個別撮影などができる時間を確保しています。


会場のレイアウト・必要な設備について

各会場によって広さや設備等は違うかと思いますが、私が会見を行う際にチェックしている会場や設備に関する項目をご紹介します!

(1)ペン記者さん・WEBの方のために机は必須

できるだけ記者さんたちがスムーズに執筆ができるような配慮を心がけています。

(2)ステージがない会場の場合、引きの画が撮れるように登壇位置から十分に距離をとってスチールカメラゾーンを設置する

登壇位置からスチールカメラゾーンまでの距離は、目安6メートル程度あけるといいと思います。これくらいの距離を確保しておくと、フォトセッションの際に全体が収まる写真が撮りやすくなります。

(3)ムービーカメラは最後尾でカメラ台を用意。かつムービーカメラが複数台はいる場合は音声ラインを準備

テレビ局などのムービーカメラは基本的にペン記者さんたちの席の後ろにカメラ台を設置し、そこに三脚を立て撮影します。また音声出力(ミキサーとキャノン端子の出力)を用意しておくと、マイクで話した音声がそのままムービーカメラにながれるようになるのでテレビ局の方から喜ばれます。

(会見のときの会場風景)

会見時に必要なリソース

(1)スタッフの数
司会1名、受付け2名、照明音響2名、登壇者アテンド1名、自社のカメラマン1名、当日運営責任者(広報担当)という少人数で行うことが多いです。広報担当者が司会を行うというところもあるみたいですが、私は当日なにが起こるかわからないので、指示出しや判断ができるように基本的にフリーとして役目を置かないようにしています。

(2)資金
自社の会場が使えるならバックパネルや手持ちパネルの印刷費用、お土産等の費用だけなので7,8万円で済ませられることが可能かと思います。小規模なら自社のスペースや、記者クラブで行うことで会場費を浮かせることもできます。


ここに書かれていることが少しでも皆さんの参考になれば嬉しいです…!

まとめ&お知らせ

今後、別記事で会見時に制作したもののまとめや記者クラブに関する記事をアップ予定です(頑張る)!

もっともっとパワーアップしてできる領域が広がっていけばいいな〜と思っております。そしてREADYFORでは今、私と一緒に会見やイベントを更にパワーアップさせ、READYFORの価値を広げていってくれる、広報チームメンバーを大募集中です!ぜひ興味がある方がいればご連絡ください!


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1993年生まれ。北海道出身。2014年にREADYFORにジョインし、広報部の立ち上げに従事。テレビ東京「カンブリア宮殿」や「NEWS ZERO」など複数のメディア対応や記者会見の運営、セミナーなどを行う。今はパンダにハマっている🐼
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