フロー情報とストック情報の使い分けから運用まで
こんにちは、ヒーコの佐藤ことQTです。
ヒーコでは業務を進める上で、フロー情報とストック情報を切り分けて考えるようにかなりシビアに言われてきました。
うちのような小規模な会社でここまで徹底しているのは結構珍しい気がするので、今回はヒーコで行なっている実例を用いて2つの情報の種類について紹介していけたらと思います。
フロー情報とストック情報とは？
そもそもフロー情報とストック情報とはどういう意味なのか、簡単に調べてきました。
フロー情報
その場限りの流される情報
ストック情報
アーカイブされ蓄積される情報
一般的にはこのような意味合いで分けられるようです。
一般的な具体例で言うと、LINEでのやりとりがフロー情報、共有されたアルバムがストック情報と言えるのかなと思います。
ヒーコではどういう分け方をしているのか
ヒーコではフロー情報とストック情報で何を変えているのかと言うと、データを管理するサービスの使い分け、フォルダ構成やスプレッドシートの構成、ファイル名なんかが対象になってきます。それぞれ適した用途に分けて管理をしていきます。
ヒーコに入るまでは特に意識をしていなかったことなので、入社当時はGoogleDriveのフォルダ構成一つでたくさん注意されました。今思えばフロー情報とストック情報をちゃんと区別せずに、ただデータをフォルダに入れておくということが多かったなぁ、、と。
（先日、古いSSDを見つけたのでデータを整理していたのですが、吐き気がしてくるレベルの乱雑さで笑いました。
実際にどういう運用をしているのか
ヒーコでの実例として、案件実績をヒーコのWEBサイトに掲載するワークフローやデータ管理を例にあげると。
実績としてウェブページの掲載するテキスト情報や画像をNotion上にストック情報として保存しています。
こうすることで、Notionがストック情報のマスタとして機能します。
↑実際のNotionページ
Notionのテンプレートを活用しアウトプットの形を決めておくことで、漏れなく情報を入れ込むことができますし、誰でもそのままWEBページに入れ込み可能です。
※そう考えるとテンプレートもストック情報に該当しそうです。
さらに、作成したNotionのDBに進行ステータスの情報を付与して管理することで、現時点でどれだけ未実装実績が残っているのかなどがすぐに確認できます。レビューする側もNotionのページに全てまとまっているので非常に楽です。
あの情報ってどこにあったっけ？今どういう状況だっけ？と探したり確認する時間は結構ロスだったりするで"ここに行けば関連情報が全て管理されている"という状況を作り上げることは非常に重要なことだなと感じます。
フロー情報はどうしているか
以上の例はストック情報の例ですが、フロー情報は基本的にSlackを使っています。
レビュー対象となるデータはストック情報でも、レビュー依頼をするやりとり自体はフロー情報に該当するので、上のように見てほしいデータをNotionで整えたら、そのURLをSlackで共有するというのがヒーコでの基本的な流れになります。
こうすることで、必要なデータが流れ去ってしまうことはありませんし、スピーディにやりとりすることができます。
さっと計算したい時にスプレットシートをその場限りの情報として使ったりするので、このデータタイプはこのアプリケーションというような固定概念は捨てて柔軟に考えることが重要なのかなとも思います。
逆に、ストック情報にすべき情報をSlackにだけ投下して放置しているといったこともNGです。
まとめ
人数の少ないうちのような会社がスピーディかつ安定的に案件を回していくためには、データマネジメントがすごく大事なんだなぁと常々思います。
たかがデータ管理、されどデータ管理。
ちゃんと"あるべき場所にある"ということが大切なのは"モノ"だけじゃなくて"データ"でも同じなんですね。朝起きたらどこかに行ってしまう私のスマホとメガネにも見習ってほしいものです。
プロフィール
Shunsuke Sato (QT)
ヒーコで唯一の地球人
海上自衛隊 ⇨ IT系企業 ⇨ ヒーコという謎のキャリアを歩み中。
2019年末に入社してから、メディア部門を中心にヒーコの業務全体を広く浅く担当。
行きつけのラーメン屋に行くと必ずほうれん草をトッピングするが、仕事では適切な報連相ができずに苦戦中。
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