仕事ができる人の「アジェンダ」「レジュメ」「議題」

こんにちは！WooGWay株式会社の関口です！

今回は、ビジネスでよく使われる「アジェンダ」「レジュメ」「議題」
の違いをご紹介させていただきます。

PM/PMOの仕事の中には、会議をロスなく、進行する役割があります。

その際にとても重要な役割を担うものが
「アジェンダ」「レジュメ」「議題」。

会議前後、参加者に送付する資料がよくわからないものだと
その会議を行う意味や行われた意味を失うこともあります。

無駄な時間になってしまうことも...。

そんな重要な役割の「アジェンダ」「レジュメ」「議題」ですが、
皆さんはその作成方法を勉強したことはありますか？

見様見真似で学んできたという方も多いのではないでしょうか。

今回はそんな「アジェンダ」「レジュメ」「議題」の作成方法を、それぞれの意味を添えつつ、お伝えさせていただきます！

「スケジュール管理」について知りたい！
という方は、是非前回の内容から読んでみてくださいね！

▼PM/PMOが進捗確認で気をつけるべき4つのポイントhttps://note.com/wooway/n/nc23ca761e4d4

1）それぞれの違い
2）「アジェンダ」の作成方法

＜それぞれの違い＞
そもそも皆さんはそれぞれの用途や役割を知っていますか？

「アジェンダ」・・・
予定している会議内容のまとめ。

議題と目的、流れの把握が主目的。

「アジェンダ」とは英語で「予定表」という意味であり、行動計画やスケジュール帳のことを指します。

会議の場合のアジェンダは会議を円滑に行うために、予定している内容のまとめを事前に提示することが主流になっています。

アジェンダを作成して会議の参会者に事前通知する目的は、 効率的に会議を進めるためであり、議題に対する準備を促して会議を効率化すること。

内容としては、議題に対してより明確さ（背景や決め方など）が求められると同時に、 情報共有（配布資料など）も過不足のないものを提供することがベストといえるでしょう。

「レジュメ」・・・
要約・概略のこと。

語源はフランス語の【résumé】で、「レジメ」と表記されることもある。

具体的には、論文の内容などを簡潔にまとめたものや、講演会などで参加者に配布される内容を要約した資料のことを指すほか、

近年では、履歴書の意味でも「レジュメ」が使われています。

ビジネスシーンでレジュメと言えば、会議やプレゼンといったシーンで使われることが多いでしょう。会議やプレゼンを始める前には、内容を簡潔にまとめた資料（レジュメ）を参加者に配布するのが一般的です。

会議やプレゼンにおけるレジュメの役割は、レジュメに目を通しただけで、参加者がおおよその内容を掴めるようにすることにあります。

実は、この「おおよそ」というのがポイントなのです。

なるべく詳しい資料を配布した方がいいと考える人もいるかもしれませんが、あまり詳しく書きすぎると、レジュメを読むことに集中されてしまい、肝心の話しに耳を傾けてもらえなくなってしまいます。

あくまでもメインは発表者の発言であり、レジュメはそれを補佐するものにすぎないことを忘れてはいけません。

「議題」・・・
会議にかけて討議される題目。

議題とは会議のテーマや目的を示すものであると同時に、
会議に参加する人間がどのような形で会議に関わるのかを示す大切な手掛かりでもあります。

優れた議題は一目で目的がわかるだけでなく、
参加者に何を求めているのかまで理解することができるものなのです。
それぞれの資料の意味についてしっかり理解していましたか？

ではここからはそれぞれの作成方法をお伝えしますよ。

＜アジェンダの作成方法＞

アジェンダの書き方のポイントは必須項目を抑えること。

基本的なアジェンダの必須項目として上げられるものは、

■日時
■場所
■参加者（担当）
■議題の順序（時間配分）
■配布資料

の5つ。

これらの項目を載せる理由として日時・場所を・参加者（担当）を正確に伝えることは基本ですが、 議題の順序（時間配分）・配布資料などを提示することで、事前に内容を確認してもらう目的があります。

また、議題を詰め込み過ぎては時間に追われ中身のない会議になる恐れがあります。

無駄のない会議を行うために、余裕を持もって検討できるように、
議題を取捨選択することも大切です。

さらにアジェンダは会議が開催される前に余裕を持もって参加者全員に配布しましょう。

事前に役割分担や議題の確認をしてもらい、当日必要な持参資料の準備の時間も考慮してアナウンスすることが重要なのです。

アジェンダを事前に配布することにより、参加者全員が事前に準備をして会議に臨め、 円滑に会議を進めることが可能になります。

▼アジェンダの例
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●●チーム各位

以下のスケジュールで会議を開催したいと思います。

●●チームスタッフ全員の出席が必須です。
都合により出席できない場合は、次の水曜日【●/● ●時】までにその旨をご連絡ください。

■日時
3月10日　16：00〜17：00
会議室：第一会議室

■議題
　1.予算削減について
　2.各部門からの売上高レポート
※各部門より、5分程度でご説明をお願いします。
　3.新しい人材計画と雇用
　4.新しい割り当て
--------------------------------------------------------------------------

いかがでしたでしょうか。

それぞれの用途にあった資料の作成が大切です。
次は、「レジュメ」と「議題」の作成方法をお伝えしますよ！

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