参加レポ/オンラインディスカッション「オンラインならではの会議設計」by ウェブディレクター協会
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参加レポ/オンラインディスカッション「オンラインならではの会議設計」by ウェブディレクター協会

Machishima Wataru

こんにちは、まっちーこと待島です。札幌でウェブディレクターやってます。 

この5月にできた、『ウェブディレクター協会』のオンラインディスカッションに参加してきたのでレポートします。

ディスカッションテーマ

初回のテーマは「オンラインならではの会議設計」で、事前議題は以下の6つ。

1. 会議ツール
2. 所要時間
3. タイミング
4. 事前準備
5. ファシリテーション
6. 事後対応

ぼく自身もリモートワークが中心になっていて、社内ミーティング・クライアントとの打ち合わせをオンラインで行うことが増えています。同じディレクターの方たちが、どう対応しているのか気になり参加しました。

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当日とったノートをEvernoteにざっと残した

イントロダクション

当日は事前に提供されたZoomのルームURLからアクセス。30分ほど前から待機室が開いていて、少し待つと会場に入れました。

予定どおり夜9時からスタート。デスクトップワークスの田口さんから軽く今日の流れを説明。ウェビナーと違って一方通行ではなく、参加者の意見を交えながら進行するディスカッションですよ、という話と、論点がずれても議論の深みを楽しみましょうという話でした。

議題1:会議ツール

利用しているオンライン会議ツールは?の問いへの回答で1番多かったのはZoom。参加者全体の3分の2程度でした。

その他にWhereby、Google Meet 、Microsoft Teamsなどなど。最近情報が出たばかりのMessenger Roomsを試している方もいました。

一番利用者が多かったZoomでも、みなさんいろいろと思うところはあるらしく、「これがベスト」という声は出ませんでした。ですよねー。

ぼくは通信が一番安定しているのがZoomという印象で、実務でもメインで使用しています。Wherebyはインストールなしで、URLにアクセスするだけで使えるので慣れていない人にもおすすめです。

Google Meetは会議後にさっそく使ってみたんですが、安定している印象。Googleカレンダーと連動してさくっと会議が開始できるのは便利ですね。

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Googleカレンダーで予定を編集する際に、「Google Meetに参加する」のボタンが表示されるようになった

Messenger Roomsも今後使ってみたいですね。

ホワイトボード機能やリモート操作機能(?)など、Zoomでもまだ使ったことがない機能の話も出ていたので、テストしてみますφ(.. )

「誰でも簡単に使える使い勝手」の唯一解は存在しないので、クライアントの環境によってツールを使い分けできるのが最適と思いました。(自社が使い慣れているものを押し付けがちかもと少し反省)

事前リハの重要性

オンラインだと設定のリハが重要だよね、という話。

実際に仕事でやっている感じだと数日前までにやっておくのがベストかなーと感じてます。5〜10分でいいので、会議当日に使うPCなど端末にインストールを終わらせてもらっておくのと、イヤホンマイクで話すテストまでできればベストです。

イヤホンマイクに関しては、用意してくださいねと伝えていても、当日に「忘れてました」となることが多いので、やはり事前にテストしておくのが良いですね。テストでマイク無しを体験してもらうと、周りにいる人に声が聞こえてやりづらいな、と感じられる方が多いように思います。

議題2:所要時間

クライアントとのミーティングは60分が目安か?という問いでした。ぼくは通常のミーティングは1時間半〜2時間になることもあるので、興味深く皆さんの話を聞いていました。

オンラインのほうがより集中力が持たなくなりがちだから、アイスブレイクや単純に休憩をはさむのもうまく入れないとなーというのと、

開始時間のぎりぎりに入ると、先に入っていた人との温度感を感じるので、できるだけ他のメンバーが参加する前に入るようにしたいなと。
*このへんは「事前準備」のテーマのときに意見を聞きたい

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Macで作業しながらだと動作が重くなりがちなので、もっぱらZoomはiPadで使ってます。(この画像は当日とは関係のない時のものです)

議題3:タイミング

オンライン会議の開始時間は柔軟に相手に合わせてという意見が多勢。ほか時間合わせに「調整さん」を使うのが良いという話も出ました。

提案・プレゼンは頭が冴えるので午前中が良い、というのを覚えていたので、ぼくはできるだけ10時スタートにするようにしています。

提案の場合は特に、朝一に電話を入れて「10時からよろしくお願いします」などと相手の心のフォローをしておくのが大事かなと。

その他メモ

◯ メイキングムービーで残すコンテンツづくりはおもしろいかも
◯ 議事録取るサービスが流行りそう

まとめ

◯ ツールはまだまだみんな手探り。
◯ 現時点で多く使われているのはZoomのよう。
◯ 今後もいろいろ試す気持ちを持っていたほうが良さそう。相手にとってどんなツールが良いかで判断しよう。

テーマが半分しか消化できなかったので、次回に持ち越し。
次回は5/16(土)21時からになったので、興味を持ったディレクターの方、ディレクターの仕事に携わっている方は参加してみてください。

ウェブディレクター協会(Facebookグループ)
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Facebookイベント:第2回 オンラインディスカッション「オンライン会議のファシリテーション」by ウェブディレクター協会
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*参加にはFacebookアカウントが必要です

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Machishima Wataru
どさんこウェブディレクター84世代。株式会社Gear8でウェブサイトの企画設計、ディレクションのほか、クライアント向け/ウェブクリエイター向けセミナーへの登壇も行っています。イベントレポ/グラレコ/読み聞かせ/車中泊/マンガ/BBQ