ひとり社長のバックオフィス改革#2

今回のひとり社長のバックオフィス改革は「いかに家から出ることなく業務を完遂することが難しいか」という話をしようと思います。

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代表印まで預けられる存在は自分以外にいないので手離れしない業務がたくさんあります。

1. 銀行→各種支払

2. 税務署→納税

3. 法務局→登記簿謄本,印鑑証明

上記は私の面倒な業務TOP３です。面倒な理由はとにかく「外出を伴う」という点１択です。つまり私のバックオフィス改革のコンセプトは『家から出ることなく業務が完遂できること』であると言い換えられます。

＃1で話をしましたが、銀行窓口で長時間待たされないようにするために2022年の1月にマイナンバーカードの申請を行いました。約1ヶ月ほどで手元に届き、eTaxやeLTAXの登録を済ませました。これで、本人確認が電子化され銀行に行くことも減るでしょうし、e-TaxやeLTAXの登録をしたので今年は納税が随分と楽になりそうです。

では残る面倒な業務は、法務局に出向く回数をいかに減らせるか？ということになります。

法務局にいく理由といえば、主なものは登記簿謄本や印鑑証明書の発行。これらは新規取引をするときによく提出を求められます。写しでもよい場合もありますが、取得から3ヶ月以内という条件が一般的です。必要な時に限って期間外ということが多く都度法務局に行く羽目になります。

そんな時コンビニで取得できれば理想ですが、現状、法務局に行く以外の選択肢には登記・供託オンライン申請システムを使ったオンライン申請があります。

https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/

オンラインで申請して郵送される仕組みですが、システムがとにかくBAD UXで……書き出したら長くなるので今回は自粛します。

記事を書くために履歴事項証明書を請求した結果ですが…

2022年2月17日（木）夕方に請求送信かつペイジーで納付
2022年2月18日（金）の消印の着いた郵便が
2022年2月21日（月）の夕方にポストで受取

請求から受取までは週末を挟まなければ2日で受け取れました。
普通郵便は土日配達されないので、請求は水曜日までに行う方が安全そうです。ただ、確実に受け取りたい場合は書留(320円)＆速達(260円)の追加の検討が必要です。

利用してみて分かった課題は大きく2点。

1. 申請のUXが不親切

2. 電子帳簿保存法に対応した紙/電子データの領収書がない。

（良くないことですが）UXは悪くても慣れてしまうので、支払証明のために必要な情報が紙または電子でないのが一番問題ではないでしょうか。

オンライン申請に必要な時間＋到着までの待機時間を考えたら、自転車で往復1時間の方が身体も動かせてリフレッシュになるという点で軍配が上がります。

セキュリティや運用制度の問題はありますが、データベースに対してapiがあれば良い話なので、一日も早くそうなることを願っています。既存制度にシステムを合わせるのではなく、システムに制度を合わせる改革が進むことを祈りつつ、私の改革はできることから粛々と進めて行きます。