トラブル事例から学ぶ！受注前にやるべき３つのこと

こんにちは！VideoWorks事務局の安良岡です。

クリエイターのみなさんは案件を受注後、
クライアントとの認識の違いやコミュニケーション不足でトラブルに発展してしまった経験はありませんか？

今回は、VideoWorksで仕事依頼を受注する前に注意すべきこと、制作開始後のトラブルを回避し、制作をスムーズに進めるために意識すべきポイントをご紹介します。

1. 受注前にやるべき３つのこと

クライアントからの依頼を受ける前に、クリエイターのみなさんに改めて気をつけていただきたいことはこちら。

・事前確認事項の整理
・依頼内容 / 制作内容の認識合わせ
・費用や納期への影響ポイントの共有

■事前確認事項の整理
クライアントからの依頼を受ける前には、その案件の内容をヒアリングする機会があると思います。

チャットやメールに限らず、電話やオンライン会議・訪問の対面打ち合わせ等どのような形でも、何を確認する必要があるか事前に整理をしておきましょう。

どんなにベテランでも物忘れや抜け漏れは起きてしまうものです。
ぶっつけ本番でクライアントの流れに任せてヒアリングをした結果、後日聞きそびれたことを確認する、確認が遅れて制作がバタつく、スケジュールが変動する…といったことにつながってしまいます。

■依頼内容 / 制作内容の認識合わせ
クライアントが依頼していることはなにか、クライアント自身が担当してくれるものは何か（または他のクリエイター・関係者がいるのか）を確認しましょう。

動画制作経験の多い制作会社や代理店を除く、
多くのクライアントは「◯◯のための動画を作りたい」と依頼をします。
「商品紹介動画の企画・構成、撮影、編集をお願いします。ナレーションは弊社で用意します。」など、依頼範囲・担当範囲を業務レベルで詳細に依頼することは難しいものです。

希望するクリエイティブを作るために、何が必要で、どこまで依頼したいのか、または何をクライアント・他関係者が担当するのか、細かく認識を合わせましょう。

そして、最終的なクリエイティブ（成果物・納品物）のイメージのすり合わせも重要です。
もし参考動画がある場合には、その動画の何を参考にしたいのか、なぜ参考にしたいのか、など事前にヒアリングしましょう。
参考動画がない場合には、クライアントがイメージできるよう参考事例を用意して、同様に何がイメージに近いか、または合わないかを確認しましょう。

■費用や納期への影響ポイントの共有
制作に入ってから、クライアントから「やっぱり◯◯を変えたい、追加したい、お願いしたい」といった要望や相談が出てくることがあります。
また、企業であれば上長や関係各所への確認が必要で、想定していたより確認期間が延びてしまうこともあります。

それに対して一方的に「追加費用がかかる、納期が後ろ倒しになってしまう」となると、クライアントの立場からすれば「聞いていない、知らなかった」となってしまい、双方にとって不幸な形になってしまいかねません。

どのタイミングで、どんな内容の変更が費用や納期に影響を与えてしまうのか、どのようなスケジュールで進めることができそうか、クリエイターから事前に説明・確認するようにしましょう。

2. 実際のトラブル事例

ここで、上記ポイントが疎かになってしまったことで起きたトラブル事例をご紹介します。

＜トラブル事例①＞
クリエイターは、仕事依頼に記載されていた参考動画に寄せて当初の募集内容通りの動画を作成。
しかしクライアントの方では、クリエイターが応募時に提示してくれたポートフォリオをイメージしており、お互いに認識齟齬が発生。
短納期案件だったこともあり、改めて「制作内容・イメージの認識合わせ」をしないままにクライアントの文字コンテだけで進行してしまっていたことが原因でした。

＜トラブル事例②＞
クリエイターは、VideoWorksのシステム上に表記された納期に間に合うように進行。
しかし、実際は記載の納期より遅れても問題なかったことから、クライアント側の確認期間や戻しの延長により、クリエイターの想定を超える稼働の拘束が発生。
納期設定の背景（なぜその日までに必要なのか）の確認や、費用への影響がある点を共有し、事前に制作進行の相談ができていれば避けられていたかもしれません。

＜トラブル事例③＞
仕事依頼の納品データ項目欄に「プロジェクトデータ一式」との記載があったが、クリエイターはきちんと把握しないままに受注・制作開始。
その後の納品時になってからクライアントの要望で気付き、費用交渉する事態に発展。
応募時の確認漏れはもちろん、事前打ち合わせの段階で募集内容の見直し・確認事項の整理ができていなかったことが原因でした。

このようなトラブルに限らず、さまざまなケースで確認漏れや認識齟齬により、クライアントへ改めての説明や交渉が必要になってしまうケースも。

みなさんも似たような経験はありませんか？

3. VideoWorksにおける「受注」の注意点

受注前に気をつけるべきことと、実際のトラブル事例をご紹介してきましたが、ここで改めてVideoWorksにおける「受注」の定義を説明します。

VideoWorksで仕事を受注するまでの流れがこちら。

仕事依頼の募集開始（クライアント）
↓
仕事依頼への応募（クリエイター）
↓
応募者の確認・選考（クライアント）
↓
事前打ち合わせ（クライアント・クリエイター）
↓
オファー申請（クライアント）
↓
オファー承諾（クリエイター）= "受注"

クリエイターが「オファー承諾」した時点で「受注」が確定します。

その上で、通常はプラットフォーム上のメッセージ機能や、オンライン会議での事前打ち合わせを経てオファーへ進みます。

そのため、オファーを受ける前の事前打ち合わせが重要になりますが、なかには十分なやりとりもないままに、クライアントがオファーしてしまうこともあります。
その際には、オファー承諾をする前に事前打ち合わせの機会を打診しましょう。
クライアントと連絡が取れない場合には、お気軽にVideoWorks事務局までご相談ください。

どのタイミングで「受注」となるか、改めて理解した上でクライアントとの事前打ち合わせを行ないましょう。

4. クライアントの立場とクリエイターの役割

VideoWorksのクライアントの中には、動画制作経験が浅かったり、初めての方も多くいます。
そのため、制作を依頼する上で何を伝える必要があるのか認識できていないこともあり、仕事依頼への募集内容の記載が不十分だったり、事前打ち合わせで希望していることをうまく伝えられない可能性があります。
もちろん、なかにはクリエイターと一緒に相談しながら、提案してもらいながら決めたいという方も多いです。

クライアントが依頼における全てを提示してくれるわけではないこと、
だからこそ、必要なことをクライアントから引き出してあげることもクリエイターの大事な役割の一つであることを改めて意識していただくと、お互いによりよい動画制作を行なうことできると思います。

5. 最後に（まとめ）

案件一つ一つ丁寧に向き合っているつもりでも、
忙しくなってくると忘れがちだったり、少し疎かになってしまう部分は出てしまいますよね。

ぜひ次の案件から、少しでも意識するキッカケになればうれしいです。

受注（オファー承諾）前にやるべき３つのこと
・事前確認事項の整理
・依頼内容 / 制作内容の認識合わせ
・費用や納期への影響ポイントの共有

VideoWorksのプロフィールやポートフォリオの登録情報の見直しもお忘れなく！