独断と偏見による士業の事務作業に便利なガジェット紹介③～士業ってこういうの好きでしょ？～

必要だと思われる機器一覧
・パソコン　
・モニター
・キーボード
・マウス
・プリンタ　←今日はここ
・スキャナ　←今日はここ　
・カメラ
・マイク
・NAS
・WIFI機器とか
・番外編：机

　さて、シリーズも3回目ですが、今日はプリンターとスキャナーです。

　まず、断っておきますが、プリンターとスキャナーは、事務所の規模によって必要とされるニーズが全く違います。
　今回の記事は、私のような零細士業事務所での話しです。

　複数人の士業がいらっしゃるような大規模事務所では、プリンターは巨大な複合機のリースを、スキャナーは最上位機種を選ぶのが無難だと思います。
　この辺は、精神的な安定のためにもケチってはなりません。

１、プリンター

○大きさはどうするのか問題

　プリンターはA4がいいのかA3がいいのか問題があります。

　私は個人的にはA3プリンターをお勧めしています。

　プリンターと言っても、スキャナーも出来るので、A4よりも大きな本とか、資料をスキャンできるのは非常に重要です。
　そのたびにコンビニ行くのはもったいないからです。

　許認可にもよりますが、図面を扱う場合はA3があったほうがいいですし、実は、国際業務でも国によっては証明書がA4よりも大きい時がたまにあります。
　ただ、A3プリンターは巨大ですから、置く場所があるのならという前提となります。本当に大きいので、購入する場合は、置く場所のサイズを測りましょう。そして、びっくりするくらい重いです。

○レーザーなのかインクジェットなのか問題

　レーザーは水にぬれても大丈夫なので、資料はレーザーで出力すべきという話がありますが、別に資料が濡れることなどないので、インクジェットでいいと思います。
　ただ、大量印刷の速度に限って言えば、レーザーの方が印刷速度は速いです。

　レーザーとインクジェットは一長一短があるので、おすすめは両方買えということです。

　両方（複数台）あった時、何がいいのかといいますと、非常時のリスクヘッジとなるということです。

　私のセットアップは、A3のカラーインクジェットと、A4の白黒レーザーを持っています。
　さらに言えば、A4のカラーインクジェットも稼働しています。

　ほとんど役所に出す書類は白黒ですから、白黒レーザー機にガンガン印刷してもらっています。
　ただ、写真をカラーで印刷したりする用途は必ずあるので、その時はA3のカラーを使っています。

　いやいや、そんな複数台持たずに、A3カラーレーザー一台で行けよ！っていう話が出ると思うのですが、複数台持つと、一台壊れた時にすごく助かります。
　＊A3カラーレーザー機はお高い…

　私のような零細事務所だと、毎日毎日プリンターが動くことがありません。
　プリンターというのは、動いてない時間が長いと、トラブルが発生しやすいです。（ゆえに毎日、なにかを印刷するとよいです。）
　ですから、暇な事務所ほど何らかの故障が発生する可能性が高くなります。

　ここで、1台しか持っていない場合は、故障したら終わりです。
　修理に出したとしても数週間は戻らないのですから、その間、印刷が出来なくなります。

　なによりも、故障して直るか直らないかまでの精神的苦痛が無くなります。＊電源入れなおしたりとか、インク・トナー入れなおしたりとか、あのあがいているあの時間
　置く場所とかの関係でA3プリンターがなかったとしても、プリンター複数台はやった方がいいです。
　出来れば、白黒レーザーと、カラーインクジェットの組み合わせは最強です。

　なお、私が3台目を持っているのは、古いプリンターを持ち続けているだけで、こちらは封筒に印刷する専用機になっています。
　これは単に、用紙カセットに封筒を入れなおすのがめんどくさいからです。
　結構用紙の入れかえって、めちゃくちゃ面倒で、時間かかるので、こういうことしていますが、プリンターにオプションで2個目のカセットを追加すれば問題はないと思います。

○FAXどうする問題

　FAXはなくてもいいとおっしゃる方が多いかもしれませんが、やはりFAXは必要だと私は思っています。

　士業によっては必須かもしれませんし、未だにFAXを使う会社も多く存在しています。
　＊例えば、葬儀屋さんはFAX基本です。

　なので、事務所のプリンターのどれかは、いわゆるFAXが出来る複合機が良いです。

　後述するビジネスプリンターにすれば、インターネットを経由してFAXを受信できます。
　これならば、いちいち印刷されることもありませんし、PDFで内容を確認できます。

　電話回線も、インターネット電話であれば、市外局番をもらえて月額もかなり安いです。＊ド○モだと500円/月
　電話機にFAXがついているものよりは、プリンターにFAXがついているものの方が、便利です。
　電話線の配線は、『壁　→　プリンター　→　電話機』として、電話機は電話だけできる端末を置けば良いです。

○ビジネスプリンターならなんでもいい…はず

　世の中にはビジネスプリンターというものが出回っています。
　有名なプリンターメーカーでは必ずあって、耐久が○○万回と書かれています。

　ビジネスプリンターは、基本的に耐久性が高いですし、ビジネスに使う用の機能が揃っているのでこれがよいと思います。
　FAXの受信も送信もビジネスプリンターではできるモデルが揃っています。

　プリンターは中のゴム製のローラーなどが消費財なので、数年で買い替えることを検討すべきものです。
　ですから、それほどこだわりなく、下位（中位）機種でガンガン買い替えるくらいの気概で宜しいかなと思います。

　もちろん、儲かってきて人をたくさん雇うようになったら、リース複合機にグレードアップしてください。

　参考：エプソンのビジネスプリンター
　　https://www.epson.jp/products/bizprinter/

○プリンター結論

　プリンターは複数台で、レーザーとインクジェットを用意しましょう。
　片方はA3で複合機をお勧めします。
　A4＋A4でも宜しいですし、今お持ちの家庭用のをバックアップにしても良いですね。

２、スキャナー

　まず、A3（A4）プリンターの複合機を持っている場合は、1枚もののスキャンはこの複合機に任せればよいことになります。
　通常はADR（自動原稿読み取り機）もついているので、遅くてもいいようなスキャンは複数枚でもこちらで良いでしょう。

　ただ、大量のスキャンとか、大きさが違うもののスキャンなど、ADRにそぐわないスキャンは不得意です。
　また、通常、プリンター複合機のスキャナーは、両面を自動で読み取らないので、紙送りトラブルが発生しやすくなってしまいます。

　このようなわけで、いわゆるビジネス用のスキャナーはあったほうが良いです。

　A3までは要らないと思います。
　もちろん、ADR付きで、自動両面（1回の紙の動きで表も裏も読み取る）機能は必須です。
　用紙サイズを、バラバラに入れても読み取ってくれる機能は非常に便利ですが、これを付けると若干高くなります。

　1～2万円台でも、普通にスキャンしてくれるスキャナーはありますが、結局トラブルが多くなりがちなので、もう一つ上の価格帯3～5万前後が良いと思います。

　入管への申請書は多くても50枚止まりなので、4～5万のスキャナーでスイスイ読み取ってくれます。
　サイズがまちまちなレシートなどもスイスイです。

　200枚とかのスキャン事案が何度も何度も発生するという場合は、巨大プリンター複合機（タワータイプのやつ）をリースしてしまうか、数十万円するスキャナーを買った方がよいでしょう。
　＊零細事務所には要らないですが…。
　
　予算もありますから、プリンター複合機のスキャナー機能でしばらくは我慢しつつ、スピ―ドにイライラし始めたら、スキャン専用機を買うというスタンスでも大丈夫だと思います。

３、結論

　プリンター、スキャナーは、トラブルが発生するとイライラしやすい機器です。
　なるべくコストをかけるか、複数台でのバックアップが欲しいところです。

　よって、予算に応じてではありますが、少しだけお高めのモデルを買った方が、心穏やかに使えるのではないかと思っています。
　もちろん、お安いモデルで壊れたらすぐ買い替えるという戦略もありだと思います（私は両方を妥協して中間料金帯を選んでいます）。

追記

　とはいっても、プリンター3台にスキャナー1台をどうやって収納しているの？という方がいらっしゃるかと思いますが、私自分で組むタイプの金属ラックを使っています。（参考：Luminous slim　→　https://www.luminous-club.com/category/luminous-series/slim/）
　これならば、全ての機器を縦に収納できます。電話とかノートパソコンとか、用紙とか資料とか、いろいろ置けて便利です。