散らかしたままでも始めたい、必要な書類をサッと取り出す方法

仕事の散らばり具合は時間を追うごとにますます激しくなるばかりで、長く利用される製品ほど保全作業の整理は手に負えない状況に陥ってしまいます。散らかしたままでも出来る最初の一歩が、全文検索サービスですよという話です。

前回のノートでお話したとおり、コーヒーの香りと同じで業務の散らばり具合は時間とともにひどくなるばかりです。特にベテランなどが属人的に仕事をしている職場ではいろいろ不具合が出てきます。

そんな職場の典型的な光景は若手の資料探しで、「半日書庫にこもる」というのも決して大げさではありません。多くの若手が「これ何とかならないかな」と思いながら日々書庫からキングファイルを開いてはインクがにじんで、やぶれかけの紙の資料を開いているわけです。そんなことも露知らず、ベテラン先輩社員は、「何でそんなに時間かかっているの？あそこのリストを見て番号を確認してから、書庫に行けばあるよ」と不思議に思ってしまうわけです。無意識に探し方を身につけたベテランは、若手が困ることが理解出来ないんですね。若手は心の中でこうつぶやくのです、「そんなリストあること自体知らないよ。。」と。

こんな状態からまず第一歩を踏み出すために電子化を進めているお客様もいらっしゃいますが、なかなか共有フォルダに決められたルールで保管していく運用が回っていないようです。また、資料探しのシーンとしては時系列や、関心ある設備、関連キーワードなど多様であり、どれだけ上手くフォルダ構成を決めてもなかなか探すときは苦労します。またその資料が「存在していることを知っている」「どこにあるか知っている」の両方が満たされてはじめて資料が探せるようになるのが厄介ですね。

ここでもう一歩だけ進むと劇的に書類探しは改善されます。それは本文も含めた検索対象化する全文検索システムです。これは電子化された書類をタイトルとその書類の種類で検索するのではなく、本文も含めて記載されている単語一つ一つをいわば数えあげて、”どんな単語がどの図書のどの部分にあるよ”ということ事前に整理しておく、いわば専門書の索引のようなものをベースに作られています。

Googleなど検索サービスのようにキーワードを入れたらすぐさま関連する資料が返ってくれるのは、すでにその単語があるところが”索引”に整理されていて、引っ張ってきているからなのです。

日々の業務でも使えたらうれしいですよね？

実現するために最近は無償のサービスも含めて非常にたくさんの選択肢がありますので是非ご検討下さい。具体的には、ElasticsearchやFessといったサービスがあります。「そもそも電子化がめんどくさい」「ちょっと難しそう」「やりたいけど時間がない」という方は是非ご連絡くださいませ！