総務の仕事は『サービスと統制』

総務に社内転身をしてすぐ、総務のリーダーから導入教育を受けた際に教えていただいた言葉が、今も頭に残っています。

ノートに書き留めたことばは、「総務の仕事はサービスと統制」でした。

総務という部署の立ち位置も、仕事内容もわかっていない頃でしたので、すぐには理解できませんでしたが、その後、ことあるごとに、そういう事だったのかと思い出す言葉になっていました。

総務は縁の下の力持ち、私自身は用務員のおじさんになったような気持ちの時もありましたが（だいぶ古い言葉ですが、悪い意味ではとらえていませんでした）、会社で何か困ったときにお願いするところ、お願いされるところが総務という部署の最初の印象でした。

「サービスと統制」の「サービス」は、まさに縁の下の力持ちの部分であり、困りごとの解決だけではなく、日常的に社員・役員のためにサービスの提供を考え、行動している総務の仕事がそれにあたります。

お客様・社員・役員に対して応接の場の準備・提供し、会議室や食堂、トイレを利用できるようにして、電話・パソコンを準備し、社内便や郵便・宅急便の集配、机イス・照明・空調を整えて、働く環境を提供することがサービスにあたります。

もう一つの「統制」は、ルールを守ってもらう、先頭に立ってみんなを引っ張る、時には指揮命令をするような総務の仕事です。

セキュリティを守ってもらい、自衛消防隊を組織して訓練を指揮し、労働災害を防止する為の施策を考え実行するなど、会社の中の警察、消防、労基署の役割を担うものです。

こういった場面での総務は、権限と責任をもって行動しなくてはならないのですが、社員・役員の皆さんを守るという責任は、なかなかの重圧になります。

統制が警察や消防、労基署の機能でしたが、会社におけるサービスを社会の機能に当てはめて考えれば、レストラン、コンビニ、病院、郵便局、通信会社、廃棄物回収などの役割であり、総務が会社の費用で社内にサービス提供していることになります。

また、広報としての新聞や放送、レンタカー、ビル管理などの役割をもって会社の中で運営をしているところもあります。

総務の仕事を「サービスと統制」で考えるだけでも、非常に幅の広いことが再認識できます。

そして、サービスと統制という両極端な対応を考えて行動するためのスキルを身につける必要があることもわかると思います。

会社のなかでこれほど幅広い知識をもって仕事をする部署はほかにはないと思います。なかなか大変なんですが、すごく面白い仕事です。

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