安否確認システム

安否確認システムは、仕組みを知ることが大切です。また、システムの一番の特徴は、個人情報の一元管理と秘匿性になります。

システム上に登録する住所や電話番号、メールアドレスの鮮度維持さえしておけば、会社内の上司、同僚、防災担当者に個人の情報を通知したり、開示する事なく、緊急連絡の送受信ができるというものです。

地震の場合は、住所をもとに震源地や震度情報から自動発信で社員の安否、家族の安否を確認してくれる基本機能もあります。

また、契約オプションでは登録された家族間や知人間で掲示板機能などが用意されている場合もあるようです。

利用方法は比較的簡単なのですが、頻繁に使うものではないので、突然の活用では、パスワード忘れなどログインのところでつまづく事になります。訓練で補っていくしかありません。

さて、こういったシステムは直感的に活用できると使いやすいのですが、一方で応用機能が欲しくなって増やしてしまうと、操作が複雑になって使いにくくなります。

よくあるのは、「無事」「出社困難」などの状況選択ボタンの後に、コメント入力欄を設けて情報量を増やしますが、コメント入力完了アクションと送信アクションが別になっていて、コメント入力を完了させただけで、実際はすべての入力情報が送信されていなかった、というようなことが発生したりします。

一次入力としては、「コメントしたい」「連絡が取りたい」というフラグ（ボタン）だけにしても良いと思っているのですが。（これは余談です）

次に、会社の防災担当や上司の方は、社員の皆さんが入力した情報を閲覧確認することと、フォローすることが任務になります。

基本的には、日々の業務命令を直接行なっている上司の方が、部下の行動や体調も含めて管理されていると思いますので、課、グループ、係単位での取りまとめ役になると思います。

情報のまとめは、入力された情報のソートからはじまり、必要な地域にいる、必要なメンバーの絞り込みを行います。

そして、必要であれば個人やメンバー全員に返信アクションをおこなって、システムを通じたやりとりが可能になります。

以上のような、システムへのログイン、情報の入力、送信、そして、検索ソート、再送信といった仕組みを知って、操作方法と手順を覚えるためにも、安否確認システムの訓練は大切なのです。

システム会社から配られるマニュアルが分かりにくければ、独自にマニュアルを作っても良いでしょう。

言葉だとわかりにくいですが、個人情報登録編と、災害安否情報入力編と、管理者向けには入力情報閲覧活用編、などのマニュアルがあると便利です。

安否確認システムの訓練で総務や防災担当者は、システムが思った通りに機能しているのか、利用者側は活用できているのか、それぞれ確認することが役割任務になります。

一斉にアクセスすることでシステムが使えない場合などもありますので、原因を調べてもらったり、契約内容の見直し、あるいはシステムの改善要望や、システムの乗り換えが必要になることがあるかも知れません。

利用者となる社員に対しては、住所やメアドなどの個人情報の鮮度維持ができているか、訓練で返信率が悪い場合には個々の着信拒否設定などの原因を調べて、指示・対策を取る必要が生じます。

できれば年に2回程度の安否確認訓練を実施しながら、情報の鮮度維持、操作の習得、不具合の発見と改善を重ねていく必要があると思います。

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