授業の初回ガイダンス時に新大学1年生に言っておかねばならないメールのお作法

見出し画像はいらすとやさんから．

コロナ禍で2020年度の始まりからいきなり遠隔授業だったので，2020年度の新大学1年生にはメールのお作法を話しておく機会がなかったです．2021年度は初回ガイダンスについては対面で出来そうなのでメールのお作法についてもパワポ資料を作る予定．

自分が非常勤講師で行っている大学は来週月曜日から授業なのにまだ資料に手を付けていないけれど，ここでちょっと書いてみようと思う．

授業以外で質問する場合にメールで問い合わせることになるので，お作法大事．そのまま就職してもメールはツールで使うのだから．

大学のドメインのメールアカウントでメールを送ること

iCloud.com なり gmail.com でメールを送ってくる学生がいるけれども，いくら本文で所属を書かれても，その送信者が当該大学の学生であることを保証しません．

学生は大学ドメインのメールアカウントを与えられているのだから，そのメールアカウントから送信すること．

LINE のような1行メッセージで送らない

教員に対する問い合わせメールで，件名も空欄で，本文も1行だけのメールを送ってくる学生がいます．教員は親しい友人ではありません．そういったメールは教員の心証を悪くします．

教員へのメールは公的文書

教員への問い合わせメールは公的文書です．これが何年も保存され，折りに触れ参照されることに注意してください．これは言った，言わないを避けるためでもあります．たとえ学生がその送信メールを削除したとしても，教員は学生からの全てのメールを保管しています．

件名

要件を要約して簡潔に書くこと．件名が書かれていなければそのメールは読まれません

本文

これは定型文です．まず

〇〇先生
(所属) の (氏名) です．
いつもお世話になっております．

で始めて，次に要件を書き，最後に

以上，よろしくお願い致します．

と書いておけば，まず失礼に当たることはありません．就職しても基本的にはこのフォーマットです．勤務先によりそれぞれローカルな作法はあるでしょうけれども．

受信メールの引用

まともなメールソフトなら受信メールに対して返信すると，受信メールの本文が全引用されるはずです．それは消さないでください．

教員から届いたメールには18時間以内に返信する

例えば学生から質問したのであれば，教員からの返信に対し，必ず18時間以内に再返信すること．その再返信をもって，教員は学生にメールが届いたことを確認します．一言

ありがとうございます．

と添えてくれれば，教員も報われます．また，教員からの問い合わせメールについても，必ず18時間以内に返信してください．

教員は多忙です．18時間を過ぎると，その学生に対する心証が悪くなります．就職したら仕事のメールもそんなものです．

Twitter 上では

以前，こんなツイートを見かけました．全くその通りです．

また謎のペンネームで大学生がメールを送って来た…春なのでこれから大学生になる諸君、大学から配布されたメールアドレスや大学の教員、就活先といずれやりとりするアドレスの設定に注意してくれ。俺は毎年「†闇の堕天使†」とか「ふわふわ白ニャンコ」とか署名の入ったメールを見て震えているんだ。

— ursus (@ursus21627082) March 28, 2019

こういうのも．

あと、大学教員のメールアドレスをあだ名で登録するのはやめようね。宛先はメールに表示されるから。私は今まで何度も「さえぼーちゃん」あてのメールを学生から受け取ったことがあります。

— saebou (@Cristoforou) March 28, 2019

とりあえずこんなところかな

会社勤めが長かったので，メールのお作法は気になります．過去にメールのお作法についても資料を作ってはいるものの，色々手直ししたいところもあります．講義だけでも3コマ担当しているので頭痛いけど，パワポ資料作らなければ．