機械が苦手という人のためのデジタルツールを作りたい！② にゃんこ探偵編
デジタルに苦手意識がある人にこそ使ってもらえるツールを作るぞ！と表明した小売店店長が、今度は現場で本当に必要とされることを探偵します。猫の足音のように密かに！猫の爪のように鋭く！猫のようにかわいく(?)現場の困った/困ってるにせまります😸
吾輩は探偵である 現場の困ったをみつけるのである
働いていて、本当に困っていることというのはなかなか言い出しにくいものです。「こんなこと言ってもね…」「もう慣れてるから、わかんないわ」「困っているのは自分だけだし」のような考えもあって、率直に困りごとを聞いても答えてもらえないでしょう。……と、思っていました。猫の足音のように密かに探りを入れるつもりだったのですが、まずは直球で質問してみたところ、想像の３倍くらいの勢いで皆さん答えてくれました😹
にゃんこ探偵 聞き込み捜査を行う
困った その①1000枚以上のレシートをスキャンはつらい
月に１回、お客さまが何個かあるBOXに投函したレシートを集計する業務が発生します。わたしが働いているのは小さな店舗なのですが、それでも1000枚から1300枚のレシートが集まります。大きい店なら10倍以上でしょう。それに困ったを感じているのはベテラン事務員さんとレジリーダーです。ミスがないよう慎重に集計すると１時間から1時間半くらい必要です。ご要望によっては投函していただいたレシートの代わりの明細を発行することもあるますが、発行するまで少し時間がかかります。お客さまをお待たせするのが申し訳ないと、レジリーダーも困り顔です。
お客さまが投函先のBOXを選ぶ ⇒ お客さまがご希望の場合は投函したレシートの代替を発行する ⇒ 各BOXごとに集計する
この流れをレジのシステムに入れられば、ミスもなくお客さまをお待たせもしないですみそうです。現在はセルフレジも増えてきました。レジの画面で投函するしないを選び、投函先を指定して、後でデータ集計できるようなシステムができれば便利です。レジでの操作で完結し、データが残るのならレシートはそのままお持ちいただけます。モニター画面でリアルタイムの集計経過が確認できるようになれば、投函ＢＯＸを見るよりもレシート投入が多い・少ないもわかりやすくなります。
ベテラン事務員・レジリーダー 「「店長、なんとかして！」」
困った その②店頭では一部の値札しか作成できない
店頭で使用する値札の種類はたくさんあります。お得とかセールとか、夏だったら涼味みたいなデザインのヘッダーを用途に合わせて印刷しています。
値札作成の方法は2つあります。
・値札作成アプリがインストールされたパソコンで作成する
これは配信されている全てのヘッダーが作成できます。ただ、事務所にあるパソコンでしか作れず、商品管理システムと連動していないので、商品名等を自分で打ち込み、値段を調べながら作成しなくてはなりません。
・店頭で商品のバーコードをハンディターミナルで読み取りながら作成する
これは商品管理システムと連動しており、商品名や売価が自動で反映されるため、打ち間違いもなく便利な方法です。問題は涼味・クリスマスといった季節のヘッダーに対応していない点です。全店でのシステムなので自店舗だけでデータを入れ替えたりはできません。その点が特に季節商品の多いお菓子担当者には不評です🙀
「何個かの値札つくるために、事務所と売り場行ったり来たりするの、時間の無駄!!」
困った その③PDFの資料は現場で不人気です
前回ご紹介したデジタルツール作成の協力者クイックさんにも聞いてみました。協力者なので質問の仕方も変え、デジタルツールを使って解決できそうな問題点を聞いてみました。
「本部配信の資料が不便です」
リストにある商品の売価を確認して報告してくださいという指示に添付されていた資料です。80以上ある商品の売価を調べるのに、それぞれ13桁のJANコードを入力して確認しなければなりません。
仕事が早く、パソコンに慣れているクイックさんでも面倒な作業です。PDFではなくせめてExcelの資料なら、値札作成のシートにコードを貼り付けてバーコード付きの値札を発行し、それをスキャンするという方法もあります。発行した値札は捨ててしまうので紙の無駄になりますが、一番早くできる方法です。最初からバーコードで配信してくれる面倒も半減するのに……と、聞き取りをしている内に思い出しました。
そういえば、以前、JANコードをバーコードに変換して配信してくれている人がいました！
聞き込みの結果、JANコードを入力するとバーコードに変換されるリストを作成した人を発見しました。Excelデータとして残っていたフォーマットを手に入れることができ、クイックさんも大喜びです。
「PDFだと面倒だけど、Excel配信だったらすぐバーコードに直せて効率いいですよ！ほかの店に商品移動するときもバーコードでリスト化できれば伝票の作成がすごく楽になります」
求めよ さらば与えられん
今回の探偵業では現場で本当に困っていることを知って、作ろうとしているデジタルツールのヒントがみつかればと思っていました。個人や個店では解決が難しいこともありましたが、まわりの人に頼れば解決することもありました。月並みですが、話を聞くことも大事だし、困っていることを自分から発信するのも大事ですね。
「機械が苦手という人のためのデジタルツールを作りたい！」という挑戦も、いろいろな人の手を借りて実現していこうと思ったのでした！
挑戦はまだ続く…
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