小規模な会社がリモートワークに移行する時のメモ

こんにちは！デザイン事務所タイプフェイスの渡邊です。

今回はちょっとだけ役に立ちそうなテーマでお届けいたします。ですので、マジメモードで。小規模な事業所がリモートワークを行う際の参考になれば幸甚です。

ちなみに弊社では4/1から一斉にリモートワークを開始いたしました（7月に選択制で出社再開しています）。

◎それまでにしていたこと

1）もともと開催予定だったオリンピックへの対応として昨年からリモートワークの予行演習をしていました。これは弊社が原宿にあり、国立競技場が至近であるため、東京都よりテレワークへシフトせよの要請がありました。また弊社としても頻発する台風や自然災害、近親者の病気などによる在宅ワークを可能にするための実証実験でもありました。

2）東京都および渋谷区のテレワーク助成金や渋谷区の融資制度の活用です。地元の商工会などに加入すると、かなりの低利で融資を受けられる制度（上限はあります）がありました。この時に動いておいて本当によかったと思っておりますが、もちろん今回のような状況を予見したものではありませんでした。

3）スラックなどのチャットツールの活用。弊社では2018年2月からスラックの運用を開始しており、これがリモートワークにすぐに移行できた最大の功労者だったかもしれません。スラック以前はスタッフ個人のLINEを利用していました。ただ個人のLINEを使用することへの違和感があり、業務用のチャットツールへの採用を模索していた中でのスラックの採用になりました。

◎3月中にはじめたこと

1）デザイナー・オペレーター用にiPadを購入。プリンタを所有するスタッフが少ないことから導入を決めました。これでＰＤＦ等で送られてくるゲラに入った赤字にチェックを入れて確認ができます。またサイドカー仕様にしてデュアルスクリーンを実現し、効率アップを図るためでもありました。

2）スタッフと相談し、事務所にあるそれぞれのMacを自宅に移送することに。MacBookなどのノート型のMacを用意しなかった理由は後述いたします。

◎3月31日に行ったこと

1）レンタカーを用意し、会社事務所から一斉に各自の自宅にMacの移送を開始しました。この日は移動＆設置で終了です。

◎4月1日から行ったこと

1）4月の給与支給日に「リモートワーク協力金」としてスタッフ全員に一律で3万円を支給しました。Wi-Fiやネットワーク系の強化や在宅において増える電力や光熱費等の補填のために支給したものです。用途は一切制限していませんし、購入したものの明細も求めていません。また翌月からは一律で1万5000円を支給しています。

2）翌月からは交通費がかからなくなったため交通費の支給は休止。

3）テレワーク助成金を利用して、NASの増設やVPN回線を構築しました。識者のアドバイスからG-SUITEの導入も検討いたしましたが、弊社の事情からそれは適わず物理サーバーの導入としました。本当ならクラウドが便利だったろうとは思っています。弊社め。

少し長くなりそうです。今回はパート1として続きは次回に。