BYARDのお客様の声（2023/06版）
こんにちは、BYARDの武内です。
移動中や家事をしている時にはAmazon Audibleで色んな小説を聴くようにしています。耳が慣れてくれば2倍速でも全然いけるので、耳だけが空いている時間にオススメ。
なお、電車に乗っているときなどはなんとなくスマホで色々と見てしまうので、そうすると聴いているようで頭に入ってきません。手が塞がっていて、頭で考えなくても問題がない作業中（料理や洗い物、車の運転など）での活用に向いてそうです。
今朝から聴き始めたのは森博嗣の『すべてがFになる』です。学生の時に貪るように読んだシリーズですが、タイトルのインパクトとトリックへの鮮やかなつながり方、個性的な登場人物と舞台設定など、とても20年以上前の作品だとは思えないクオリティで、またしばらく楽しめそうです。
さて、今回のnoteはBYARDの導入効果を中心にした「お客様の声」をお届けします。導入事例などは順次作成してはいるのですが、タイムリーに反映するのは難しく、かつ、記事の編集の関係上いただいた声をすべて拾い上げられていません。
BYARD社内slackの #いい話 チャンネルや、過去のnote、事例記事、社内のやり取りなどから「BYARDを導入して良かった！」「BYARDを導入したことでこんな効果があった！」というものをいくつかピックアップしてご紹介します。
1.いい話チャンネル
いい話①：担当者の自律駆動
こちらはBYARDを導入して数ヶ月目の時にCSにいただいたメールの内容です。（「小堤」というのが弊社のCS担当者の名前です）
「BYARDを使って業務プロセスをどんどん可視化していきたい！」という強い意気込みで導入いただいたお客様で、導入初期からスムーズにストリーム（BYARD上で業務プロセスを構築するための概念のこと、詳細はこちら）の作成が進んでいましたが、その中で嬉しい誤算があった、というお話しです。
導入前、ストリームの構築は全部ご担当者様（この組織の上長）自身が頑張って作った上で、各スタッフの方にBYARDで業務を処理してもらうことを想定していたようです。
「導入時は大変だけど、まぁ頑張るか」ぐらいの感じで考えていたようなのですが、CSから「BYARDは各自でストリームを作ったり、どんどんアップデートしていくことに意味がある」というお話しをさせていただき、各スタッフにやらせてみるようにしたら、「各自で考えて作ったり、改善したりすることが自然とできるようになっていった」という嬉しい発見があったそうです。
業務設計をする、業務プロセスを構築する、というと、なんか難しいように思えてしまうかもしれませんが、BYARDを使っていただくと自然と業務が構造化でき、整理ができるようになっております。むしろ、マネジメントをされている方よりも、普段実際に業務の対応をされている方々が「こんな感じかな」という風にサクッと作ったストリームの方が実体を反映しておりますので、BYARD社でも現場の方々にどんどん作っていただく方が望ましいと考えております。
このBYARDの思想を反映できるように開発を進めておりましたので、プロダクトサイドとしても非常に嬉しいフィードバックでした。
いい話②：業務の見直しをする流れができる
5月にHR EXPOに出展していた際に、BYARDを導入していただいている企業の担当者の方がブースに寄っていただいた内容を共有する投稿です。（こちらもCS担当者は小堤）
BYARDを導入いただいた直後だったのですが、ストリーム構築について社内でディスカッションする中で「これを機に業務の見直しを進めよう！」という雰囲気が盛り上がってきて、めっちゃ嬉しいです、と上長の方から教えていただきました。
BYARDはストリームという形式で業務プロセスを構造化していく、ということを導入時にやっていただく必要があります。作ること自体は難しくはないのですが、別のツールやExcelから一発でインポートすることはできないので、どうしても「1つずつ構築していく」ということをCS担当者と一緒にやっていただかないといけません。
「業務プロセス」というものに対して頻繁に見直しをしている企業はほとんどありません。なので、この工程は手間といえば手間、なのですが、BYARD導入をきっかけに、ストリームを構築しながら、最適な形に見直していくぞ！という状態になっていただけると、私たちとしても嬉しい限りです。
いい話③：業務フローが可視化された
ヒトカラメディア・乙津様からはTwitterでフィードバックをいただいたので、実名でご紹介させていただきます。
マニュアルであったり、フロー図であったり、様々な形でこれまでも社内業務の整理をされてきたのですが、その全体像だったり、実際の流れだったり、というものはなかなか業務担当者の間ではうまく共有されていなかったというヒトカラメディア様。
ベテラン担当者の頭の中にはなんとなく流れは入っているものの、それを新しく入ってきたスタッフに伝えるのも容易ではないし、マネジメント側からしても全てを把握することが難しい、という状態になっていました。
それがBYARD導入後、ストリームという形で全体の業務プロセスが可視化されたことで、「この業務は外部に出せるのでは？」とか、「ここにもう1ステップ確認が必要なのでは？」といった議論がお互いに同じものを見ながら出来るようなったことに価値がある、と言っていただきました。
誤解が生まれないようにとマニュアルなどを詳細に記述すると、どうしても長くて読みにくいものになってしまいます。ストリームという形式にすることで誰でも直感的に理解することができ、ディスカッションもできるようになった、という嬉しいフィードバックでした。
2.事例記事
事例①：クラウドサーカス様「引き継ぎがスムーズにできた」
こちらはβ版の頃からご活用いただいているクラウドサーカス様の事例です。
コロナ禍でリモートワークに移行し、全体感が分かりにくくなってしまったことに不安を感じ、BYARDを活用して業務プロセスの可視化や共有を進められていました。
そんな中、経理の担当者が突然交代することに。満足な引き継ぎもできない中で、後任の担当者に「とりあえずBYARD見ながらやってみて」と渡したところ、気付いたら業務の大半が完了していた、というお話しをしてくださいました。
スプレッドシートで業務管理をしていた際には引き継ぎにかなりの時間を使っていたにも関わらず、どうしても担当者が交代した後は様々な問題が生じていたというクラウドサーカス様。
今は管理部全体のレベルアップのため、「マネージャーが作った業務プロセスも積極的に変えて欲しい」という話をして、改善サイクルをBYARDで回していこうとされています。
事例②：会喜地域薬局グループ様「直さないと気持ち悪い」
こちらもβ版のころからBYARDを活用いただいている会喜地域薬局グループ様の事例です。
給与計算や採用業務だけでなく、店舗でのレセプト業務など薬局独自の業務でも積極的にご活用いただいております。グループ代表の馬場様には、BYARD初期のころから「『業務全体の流れを、業務プロセス上で管理する』というBYARDのコンセプトが気に入った」と言っていただき、代表自らが率先してBYARD上で業務を進める姿勢をみせていただいておりました。
そんな会喜地域薬局グループ様のインタビューの中で印象的だったのは「BYARD上で業務をすると、つい改善したくなる」というお話しです。マニュアルやチェックリストであれば、記載内容と実際の処理内容に多少の差異があったとしてもそのまま業務を進めていたという会喜地域薬局グループ様ですが、BYARDを使うと「差異があることが気持ち悪いと感じる」ため、直せと言わなくても現場の方で自然と業務プロセスが修正される、ということでした。
業務プロセスを可視化するだけであればBYARD以外にも様々な方法で実現可能ですが、そこで構築した業務プロセスを使って日々の進捗管理まで一気通貫で処理できるのはBYARDだけ。だからこそ、処理しながら気付いたところは即座に修正して、業務プロセスが常に最新の状態に保たれるのです。
BYARDの機能を考えている時は「業務プロセス上で進捗管理ができれば、きっとその場で修正してくれるだろう」という仮説は持っていましたが、実際に活用いただいたお客様から「気持ち悪いから直してしまう」とまで言っていただけるのは私たちとしても非常に嬉しいお言葉でした。
3.過去のnote：勝手に業務が回っている
さて、最後にBYARD社内でのBYARD活用に関するお話しです。
BYARD社では何か新しい業務が発生すると「それストリームで作っておいて」と私が口を酸っぱくして言っているのですが、もちろん私自身が処理している業務もストリームで構築した上で回しています。
BYARD社の契約書レビューについては、SmartHR社の法務担当にチェックをしていただいており、最初はslackのワークフロー機能を使ってやり取りをしていました。ただ、それだと管理できるのは私と法務担当のやり取りだけ。
反社チェックと契約書の承認については別のワークフローシステムを使っていましたし、修正内容のお客様との調整、クラウドサインの送信、契約書の保管など、契約に付随する様々な業務が私の頭の中だけで管理されていました。
創業当時はそんなに件数もありませんでしたが、段々とNDAや業務委託契約書の締結が必要になる機会も増え、あっという間に頭の中での管理に限界が来たため、私1人がやっていた業務ではありましたが、BYARD上でストリーム化することにしました。
このタイミングでslackのワークフロー機能とワークフローツールで行っていた業務もすべてBYARD上に統合し、BYARDを見れば各契約のステータスが分かるという状態を構築しました。
ただ、まだBYARDの規模的には私がリーガル周りのやり取りを引き受けるつもりで、契約が必要になれば自らストリームを立ち上げて処理を進めていたのですが、あるとき営業担当者がテンプレート一覧でこのストリームを発見し、いつの間にか自分でNDAの締結処理を開始していたのです。
いつかは各自でリーガルチェックをやってもらうつもりで、処理手順などはきちんと書いてはいましたが、何の説明や引き継ぎもなしに処理がスタートしていたことには私も驚きました。そこから（いい意味で）なし崩し的にこの契約管理のプロセスは私の手を離れ、私の役割は最終的な契約書の内容を確認し、承認することだけになりました。
フルリモート・フルフレックスで、かつ、社内のほとんどの情報がオープンであるBYARD社の環境のせいもあるのでしょうが、マニュアルやチェックリストではこういう動きが起こった場面は私は見たことがありません。「引き継ぎを円滑にする」というBYARDの存在意義を証明できた嬉しい瞬間でした。
4.まとめ
いかがだったでしょうか。
BYARDは2022年10月にローンチしたサービスであり、まだ運用にしっかりとのせて成果が出ているというお客様は多くはありません。また、バックオフィスという性質上、導入効果ははっきりと数字で示すのが難しいこともあります。
ただ、こうやって実際にご活用いただいているお客様の声やBYARD社内での状況などを見ていると、「業務を可視化し、運用し、改善していく」というBYARDの価値観がしっかりと受け入れられ、その効果が出始めているのを実感できました。
BYARDは既存のタスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを進化させるのではなく、「属人化の解消」「引き継ぎの円滑化」というゴールから逆算して機能を設計していったツールです。まだまだ機能として足りない部分も多いのですが、BYARDをきちんとご活用いただくことで業務が着実に効率化していくということを、少しでも多くの方に体感していただきたいと思っております。
BYARDのご紹介
BYARDはツールを提供するだけでなく、初期の業務設計コンサルティングをしっかり伴走させていただきますので、自社の業務プロセスが確実に可視化され、業務改善をするための土台を早期に整えることができます。
BYARDはマニュアルやフロー図を作るのではなく、「業務を可視化し、業務設計ができる状態を維持する」という価値を提供するツールです。この辺りに課題を抱える皆様、ぜひお気軽にご連絡ください。
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