【EC事業者向け】自社・委託倉庫の比較と在庫管理システムの重要性について

こんにちは。
ロジクラでオンラインセールスを担当している豊田です。

今回は「自社倉庫」か「委託倉庫」を選ぶポイントを整理した上で、委託倉庫を活用する場合の在庫管理システムの重要性についてまとめました。

なぜこのテーマを取り扱うのかというと、打ち合わせ時に倉庫移転を検討しているお客様が非常に多く、ECの注文件数が増加し事業が成長していく中で避けては通れない悩みでは？と感じたからです。

EC事業者は、商品を販売してからお客様のお手元にお届けするために「自社倉庫」から、または「委託倉庫」から発送する2つの選択肢があります。ECの注文件数が増え業務量も増加すると自社でのシステム導入、あるいは自社リソースに限らず物流の外部委託を検討し始めると思います。

商品販売から受注、梱包、発送のプロセスを経てお客様の手元に届くことから物流は重要なタッチポイントです。せっかく商品を購入いただいたとしても梱包がきっちりとされていない、頼んでいた商品が異なる誤出荷の場合は顧客満足度も下がってしまうので顧客体験や満足度を高めるために物流は疎かにできません。

上記を踏まえ、商品を発送する場合に自社・委託倉庫のどちらを選択するのが適切なのでしょうか。

自社倉庫と委託倉庫の比較

まずは、自社倉庫と委託倉庫のメリット・デメリットを整理しました。

自社倉庫の場合

メリット：個別対応が可能、物流ノウハウの蓄積
デメリット：業務量の増加

自社倉庫では、個別対応が可能な点は大きなメリットになります。
個別対応の一例はギフトや同梱物対応などです。ギフトや同梱物対応は委託する場合に対応可能な倉庫もありますが倉庫側も工数が増えるため難しかったり、できる場合でもコストが発生します。

その点、自社倉庫ではメッセージカードや販促チラシの追加、ギフトボックスなどの工夫を施し他社との差別化を生み出すことができます。また、短いサイクルで施策の仮説検証もできるので自由度が高いです。

委託倉庫の活用は、何らかの施策を検証する場合に倉庫とのやり取りが発生するので、自社倉庫と比較してスピード感は落ちることが考えられます。

デメリットとしては、業務量の増加です。自社の物流体制が不十分な場合は販促の施策を実行するものの誤出荷などで顧客対応に追われ現場は徐々に疲弊したり、セール時は売れ行きが良い反面、夜中まで出荷作業するような逼迫した現場環境なんてことも。

顧客満足度を高める前に従業員満足度が下がっていく、そのようなお悩みをお持ちのお客様も見受けられます。

委託倉庫の場合

メリット：商品開発や販促などの他業務に集中、急な出荷増の波動対応
デメリット：個別対応が困難

委託倉庫について、物流のプロにアウトソーシングすることで他業務に時間を割くことができる点は自社倉庫での運用との大きな違いです。

自社発送で出荷件数が少なければ問題ないですが、一日に何十、何百もの注文があれば梱包や伝票の仕分け作業に何時間もかかってしまう、顧客対応、返品受取、再配達など本来の注力すべき業務に集中できないといった”通販あるある”が起こることは想定されます。

その場合は"物流のプロ"である委託倉庫にお任せするというのも一つでしょう。急な出荷増加(セール、ライブコマースでの販売など)にも人員補充、あるいは人力ではなくロボット設備のある倉庫など比較的柔軟に対応が可能なこともメリットとして挙げられます。

委託倉庫との情報連携における在庫管理システムの重要性

自社倉庫と委託倉庫を比較した結果、委託倉庫を選択した場合は在庫管理システムもぜひチェックしてください。倉庫とのコミュニケーションは、

1. 契約する倉庫での在庫管理システムを利用

2. 自社で活用しているシステムを倉庫で利用

3. システム利用なし

上記のパターンに分類できます。在庫管理システムが重要だと考える理由は、業務工数とミスの削減ができるからです。

委託倉庫を検討する上でシステムは一要素なのですが、システムがない場合はそもそも現場がアナログ作業になっているため倉庫との情報連携がスムーズでなかったり、目視検品・手作業によるヒューマンエラーの可能性が高い、結果的に非効率な業務になります。

また、委託倉庫に在庫管理システムはあるがAmazonや楽天、Shopifyなど使用しているカート・モールとの連携ができないといったケース。

その場合も、情報のやり取りをするときにデータを一部加工して委託倉庫に連携、委託倉庫のデータを受け取るといった一手間が発生します。複数チャネルで販売しているとさらに手間になり大変な目にあいます。

委託倉庫の在庫管理システムを確認すると同時にAmazon、楽天、Shopifyなどの使用しているカート・モールシステムとの連携有無を事前確認しておきましょう。

ここで、システムがある場合とない場合の業務フローをまとめました。在庫管理システムがない場合、以下になります。

1. 荷主：受注してから注文情報を確認

2. 荷主：倉庫へ送るためにデータを加工&連携

3. 倉庫：データを確認し出荷作業

4. 倉庫：出荷完了連絡

5. 荷主：データ受け取り、追跡番号を更新

メールや電話での確認作業のやりとり、非常に面倒ではありませんか？データ連携で受注担当者がCSVでのやり取りを何度も重ねることで業務負荷が大きいです。

せっかく時間を創出するために委託を検討したのにもかかわらず、CSVのやりとりに時間を使って疲弊してしまうのは本末転倒です。

続いて、システムありのフロー図です。データ作成と連携が不要になりました。データ加工でCSVを触ること自体がミスに繋がることも考えられるので、そのようなミスを減らすためにも在庫管理システムを活用しましょう。

最後に、お客様へ出荷したことを知らせるための追跡番号の更新も、倉庫の出荷と同時で更新することができますので大幅な工数削減ができます。

最後にもう一度システムありとなしのパターンでまとめました。情報を繋ぐためのデータ加工や作成、確認のためのメールや電話でのやり取り、そしてお客様へ発送完了を知らせる追跡番号更新、それら全てを削減することができ、結果的に約50%の作業工数の削減に繋がります。

自社倉庫、委託倉庫の選択は、事業者にとっては非常に悩ましいですが、それぞれのメリットデメリットを整理し、整理した上で倉庫で使われている在庫管理システムの有無、モールやカートの連携有無をあらかじめ確認しながら顧客満足度、従業員満足度を高められる物流を構築しましょう。

最後に、自社の物流オペレーションを改善したい、または委託倉庫を探しているお客様はぜひご相談ください。