ハイブリッド型オンライン理事会を決定

当地域初のオンライン理事会開催を決定しました。

皆様
おはようございます。
理事会のリモート開催アンケートにご協力いただきありがとうございました。
昨日締め切り日でした。全員からご回答をいただきリモート開催反対の方は
いらっしゃいませんでした。ただ、ZOOMを使ったことがない方や諸事情からリアルで参加希望の方もいらっしゃることからリアル参加もオンライン参加もできるハイブリッド型オンライン理事会を実施したいと思います。
ただし、現行の管理規約では実施できないため規約改正を6月の総会で実施
することを前提とし、事後承認をいただこうと考えています。
本日、管理会社、マンション管理士と協議して詳細はご連絡させていただきます。
また、ご心配をお持ちの方にも個別で連絡をさせていただくこともありますのでご承知おきください。
理事長　○○

朝、理事会メンバーへ上記のご連絡をいたしました。

管理会社との協議

○○様
お世話になります。
今週の理事会について協議したいと思います。
私の考える理事会実施案について以下のとおりです。
今回の理事会は緊急事態ということでリモート開催としたいと思います。
ただし、アンケートではリアル参加希望者もいることから
リモートとリアルを合わせたハイブリッド理事会としたいと思います。
ZOOMに不安のある方へのリハーサルは当日９：３０より実施し、
うまくいかない方についてはリアルに参加いただこうと思います。
公示については議事録で事後で告知、議事録は録画等の記録を残し、
問題が発生した場合（裁判等での証拠）に対応します。
電話かTV会議で打ち合わせをお願いしたいと思いますがご都合は
いかがでしょうか？
理事長　○○

理事長　○○様
お世話になっております。
下記を含めメール確認が遅くなり申し訳ございません。
これから確認させていただきますが、私の都合は
本日15時頃まで会議、打ち合わせが入っておりますので、
15時以降又は明日午前中でお願いできませんでしょうか。
お手数ですが、ご確認の程、よろしくお願いいたします。
○○管理○○

○○様
ご返事ありがとうございました。
理事へのご連絡は本日したいので
15時でお願いできますでしょうか？
TV会議可能でしょうか？
○○

並行して、出席に躊躇されている方に個別にメールをして出席を依頼していきました。

15時から管理会社との協議をTV会議で実施しました。

協議の結果決定したこと

・リモートアンケート結果を踏まえてリモート参加とリアル参加のハイブリッドでリモート理事会を開催する。

・開催に先立ちZOOMを使用したことがない方・自信がない方にリハーサルを実施する。

・リハーサルでうまくいかない場合はリアルで参加をお願いする。

・議事録はきちんとつける。なお、リモート開催したことは議事録に記載し、総会で管理規約を改正し事後承認をいただく。

・リアル開催会場ではプロジェクターかモニターを使って会議映像を映す。

マンション管理士との協議

マンション管理会社との打ち合わせを踏まえて、問題がないことを確認

ZOOMのホストをお願いし、プロジェクターについても手配をお願いしました。

関係者へ発表

皆様
本日、朝ご連絡しましたとおり関係者と協議をしまして詳細を決定しましたのでご連絡いたします。
結論から言いますと、今月の理事会はリアル参加もオンライン参加も
できるハイブリッド型オンライン理事会ということで開催いたします。
当日は、いつも通り10時から開催しますが、ZOOMに自信がない方向けに
9時半よりリハーサルを実施し、実施がむずかしいと判断された場合はリアルでご参加いただけるようにいたします。ZOOMのホストはマンション管理士の事務所にお願いしますので、インビテーションはこの後マンション管理士からご連絡させていただきます。当日、私と管理会社、マンション管理士は６階カルチャーマルチルームで参加いたします。
理事会のリモート開催は○○においては初で画期的なことです。
同じく、今月からローンチしたRentastic!導入も○○で初の
試みです。マンションの住民が無料でモノを貸し借りできるインターネットのサービスです。先週ローンチした他のマンション（世帯数３００程度）ではチラシと全戸メール配信をしたところ１割の方が登録されたということです。
当初３か月は管理費も無料ですし、貸出アイテムを登録すると10点までポイントがもらえますのでお試しください。私は、本を登録してみました。読み終わった本を貸して読みたかった本を借りる。買う必要がなくなり置く場所も取りません。
とても便利なインフラです。
理事長　○○

役員の皆様、関係各位
○○事務所の○○です。
ZOOMの案内を致します。
理事会の開催は10時からとなりますが、9時30分よりログインできるようにしますので、不慣れな方は早めにログインされることを推奨します。
対応機器がない、うまくログインできなかった方は、カルチャーマルチルームにお越し頂き、理事会にご参加下さい。
・PCにて参加される方は、以下アドレスリンクをクリックして下さい。出てくる指示どおりに進めば参加出来ます。
htps://us02web.zoom.us/j/123456789012
pwd=●●
・スマホアプリなどからログインされる方は、以下情報を使ってログイン願います。
ミーティングID: 123 1234 1234
パスコード: ○○
以上、よろしくお願いいたします。

これで、リモート開催がなんとかできることになりました。