会議のキホン〜発散して収束する

とらぎつねです。
今回は自主勉強会でやったことを自分のためのメモという意味でも残そうと思い、書くことにしました。
目標としては
「決められた時間内で必ず結論を出す会議を行うこと」です。

＜会議の発散と収束＞

「発散」で出された意見を「収束」でまとめて決める。
大事なのは「今は発散タイムなのか、収束タイムなのか」を参加者全員が意識することです。
発散で重要なのは独創性で、大事なのは量です。
収束で重要なのは論理性で、大事なのは質です。
これを全員がわかって、頭を切り替えることで会議がスムーズに進行します。

＜発散について＞

いかに沢山発散する（出し尽くす）かが重要な時間。
アイデアを「収束」タイムに出すことはタブーとなります（議論をやり直さなければならない）。
発散の代表例としては、ブレインストーミングが有名ですね。
ブレストとはブレイン（脳）をストーミングする（嵐を起こす）と言った意味合いです。
ブレストのルールとして有名なものを挙げてみます。
・自由奔放〜どんなアイデアでもOK
・批判厳禁〜どんなにくだらない意見でも批判してはならない
・量より質〜思いつきで沢山出すのが良い
・便乗発展〜他人の案に乗って、どんどん発展させていく
・演説禁止〜数を出すため、言葉はシンプルに

＜収束について＞

大量の意見を整理しながら、結論に持っていく時間。
例として、以下のような流れで結論を出せます。
①グループ化する（KJ法など。どんな意見があったか見やすくするといい）
②目的を再確認する（何のために会議をしているのか）
③判断基準を設定する（目的の確認と優先事項の決定）
④見える化する（表やグラフを作成したり得点化したりする）
⑤結論を出す

KJ法については、わかりやすく解説している動画がありましたのでご紹介しておきますね。

＜アイデアについて＞

発散タイムに行うアイデア出しについて、以下のような注意点があります。
・「アイデアを出す」とは「良いアイデアを出す」ことではない。ダメなアイデアからしか産まれない発想もあり得る。怖がらずに量を出すこと。
・行き詰まったらダメなアイデアの反対を考えてみる。まずはダメなアイデアがないと反対を発想できないので、数を出す重要性を意識する。
・ダメなアイデアも使いようなので、批判は絶対禁止。発言する気がなくなり、良いアイデアじゃないと出せない空気が出来上がってしまう。人間関係すら悪くなる可能性あり。いいことなし。

＜合意形成について＞

収束タイムに行う結論の出し方について、以下のような注意点があります。
・間違った折衷案はダメ。函館に行きたい人と旭川に行きたい人の折衷案は札幌ではない。
・一体感がありすぎると、反対意見を言いにくい雰囲気になる。収束タイムは批判OKなので脳のスイッチを切り替える。
・現実的でなくても、議論に勝てる正論が通る場合あり（例：全ての道をバリアフリーに）
収束タイムは結論を出す時間なので、議題にあった結論になっているかを意識しましょう。

＜実際にやってみよう！＞

実際にやるとなれば、人数は多すぎても少なすぎてもダメでしょう。
適切と思える人数で行ってください。
初めてやる場合、例えばこんなタイムスケジュールでいかがでしょうか。
・発散〜15分
・収束〜20分
・発表〜10分
・振り返り〜5分
これで50分です。
発表と振り返りは今回触れていませんが、発表はこの結論に至った理由・経緯などをきちんと説明できるか、この結論でOKかの全体的な確認作業になります。
振り返りは、反省点などを出し合います。これは、次回に活かすためです。

次回。つまりこの会議による結論は次回に持ち越せるとさらに良いと思います。
もう締め切りが迫っていて時間がないという場合なら仕方ないと思います。
しかしこの50分で出た結論で全てを決めなくてもいい、ということです。
「前回の会議ではこのような道筋を辿り、こういう結論が出ました。今回は別の視点から考えるため、このようなテーマとします」ということで、次回の会議を別テーマで設定して行うということもすると、更に多くの視点から考えることができます。

以上、いかがでしたでしょうか。
目的は「1回の会議時間内で、必ず結論を出すこと」でした。
会議はダラダラ時間を決めずにやってはいけません。
きちんとタイムキーパーを決め、アイデアを出しきれなかった等あれば、次回の会議にてまた挑戦しましょう。
時間は有限です。「ベストな結論が出るまでどれだけ時間をかけてもいい会議」は存在しないと思った方が、私はいいと思っています。

これを読んだ人の会議の仕方のご参考になればと思います。
それではまた。