Microsoft Teamsで職員会議を実現するための下準備

情報担当トラフダケです。今日もご覧いただきありがとうございます。

情報担当として、今年度なんとしても実現したいのが、校務にがっつりMicrosoft Teams(以下、Teams)を活用することです。具体的には、職員会議等の会議系や朝の職員朝礼、学年団の報連相に使えれば、勤務時間の短縮に大きく貢献すると思っています。

職員にも早くから一人一台端末があるにも関わらず、本校は未だに紙で議案や資料が配られます。しかも、議案が配られるのは会議の１〜２時間前。運良く時間が空いていて目を通せればいいですが、ほとんどの人が会議の直前に見る。これでは中身の濃い会議を短時間で終わらせるなんて無理です。

ほぼ毎朝ある職員朝礼。これもすばやく情報共有したい。朝は忙しいですからね。「〇〇室を何時限目に使わせてください」そんな確認はわざわざ全員集まらなくてもできるでしょう。

学年に関係するメンバーに今ある業務を示し、割り振ることも簡単にできます。年下から年上に仕事を振るのってけっこうしんどいんですよ。タスク一覧に書き込んでおけば、何がマストなのか一目瞭然です。

しかし、「明日からすべてをTeams通しておこないましょう」と言っても拒否反応の嵐です。前置きが長くなりましたが、今回は今現在進行系である根回しの部分についてのお話です。本校の場合はたまたまTeamsですが、Google Classroomなどその他のサービスでも言える話です。

前提

まず職員の前提知識から。GIGAスクール構想にかかる一人一台端末が導入され、Teamsをガンガン使っていくようにお達しがありました。教師自身が児童にTeamsを教えていく必要があるため、がっつりとした研修が２回ありました。全職員その研修を受けているため、「Teams？なにそれおいしいの？」という状態の人はいません。（いないはず…）

通信の発行

「情報部から最新の話題を提供する」という目的で「ICT通信」を発行しました。まだTeamsを普及させていないのでもちろん紙ベースです。

記念すべき１回目の話題は「インターネットエクスプローラーをやめよう」ですww
いや、いまだにバリバリ使われているんですよ。そして「動画研修受けたいんだけど動画が再生されない」という相談が最近すごく多い。今のところすべて「Chromeで開き直す」で解決しています。

こうやって少しずつ底上げをねらいます。

近くの人にちょろっと話す

職員室の席はおそらく同じ学年や一個上、一個下の学年がかたまっていませんか？本校はそうです。

その人達にこっそり話し、試しに使ってもらいます。幸い、同じ学年団のメンバーは、こういった話を抵抗なく受け入れてくれます。「おもしろそうじゃん」と使い始めてくれました。

広げられそうなら少しはなれた席の話しやすい人にもかるーく紹介していきます。こうやって「初めて聞きました」っていう人を減らしていきます。そうするといざ全体に提案したときにもスムーズに受け入れてもらえます。

否定派の人は、気づけば周りは経験者ばかりで否定しずらい、となれば完璧です（腹黒）。

全体での提案の準備をめちゃくちゃする

並行して提案資料も作成します。こういう系の話は、アレルギー持ちの人をおきざりにしてはなかなか進められません。学級で言うならC層に向けた資料作りをします。

ここでは具体の権化たる「図解」を駆使して、とにかく視覚にうったえていきます。実際の画面を見せるのはまだ早い。あくまで「イメージ」で伝えます。「仕事用のLINEと思ってもらえれば」とか。そうやって「だったらできそう」と思わせます。

さらに導入後のメリットも超具体的に示します。私の場合、
・資料の事前共有
・ペーパーレス
・業務の「見える化」
・子供と同じアプリを使う
の４つで攻めようと考えています。他にもメリットあればぜひ教えて下さい。

まとめ

長くなりましたが、大切なのは少しずつ情報を小出しにしておくことです。「何も初めて言った話じゃないんですよ」という流れにしておくこと。単純接触効果です。選挙でとにかく名前連呼するのと同じですね。

そして、相手の脳内を想像してイメージを植え付ける。そのための資料作成も入念におこないましょう。

年度末。忙しさのピークをすぎればすこしゆとりが生まれます。そのタイミングで試験的に導入できるよう今から準備です。

ではまた。