『ゼロ秒思考』の仕事術・行動編
今回は、赤羽雄二さんの著書
・速さは全てを解決する ～『ゼロ秒思考』の仕事術～
・ゼロ秒思考 行動編 ～即断即決、即実行のトレーニング～
の２冊をご紹介します。
著者の赤羽さんは、
✓東大工学部、スタンフォード大学大学院を卒業
✓小松製作所に数年、マッキンゼーに14年間勤務
✓ブレイクスルーパートナーズ株式会社を共同創業
など、非常に優秀、かつ多方面でご活躍されている”仕事のエキスパート”です。
赤羽さんの著書では2013年に出版した『ゼロ秒思考』が有名です。
今回取り上げる２冊はその続編にあたり、
・『ゼロ秒思考』以外の仕事のスピードアップ術、
・より実践的な行動方法として「即断即決、即実行」
に関する内容になっています。
仕事へ活用できるのはもちろんのこと、日常生活を送る上でも非常に役に立つ素晴らしいノウハウ・考え方が詰まった書籍です。
日々の生産性向上に絶大なる効果を発揮すること間違いなしです。
上記２冊の構成は以下のとおりです。
■ 速さは全てを解決する ～『ゼロ秒思考』の仕事術～
第１章 速さは全てを解決する
第２章 スピードを上げるための８つの原則
第３章 思考のスピードを上げる具体的な方法
第４章 スピードと効率を極限まで上げるノウハウ
■ ゼロ秒思考 行動編 ～即断即決、即実行のトレーニング～
第１章 即断即決、即実行はなぜ難しいのか？
第２章 即断即決、即実行を支えるもの
第３章 即断即決、即実行のツール① オプション
第４章 即断即決、即実行のツール② フレームワーク
第５章 即断即決、即実行の実践ポイント
第６章 即断即決、即実行のリスクと注意点
今回はこの２冊を読んでで勉強になったと感じた多くの内容のうちから、以下の５点を抜粋してご紹介します。
１．検索の表示結果を100にして、別ウィンドウも活用
２．ポジティブフィードバックに徹する
３．即断即決、即実行すべき６つの理由
４．普段から質問にできるかぎり即答する
５．普段から全ての仕事を１分１秒でも速くする
以下、それぞれ見ていきます。
１．検索の表示結果を100にして、別ウィンドウも活用
（速さは全てを解決する ～『ゼロ秒思考』の仕事術～ ＞ 第４章 スピードと効率を極限まで上げるノウハウ ＞ 最も効率的な情報収集法⑦ より）
ネットのブラウザは、Google Chromeが検索スピードが一番早くストレスがないのでお勧めだ。
ブラウザを使いやすくするプラグインの種類も豊富で進化のスピードも早い。
さらに生産性を上げるには、表示件数を100にする。
Chromeで検索すると、右上に歯車が出てくるので、これをクリックし「検索設定」をクリックする。
「ページあたりの表示件数」がデフォルトでは10なので、これを100にする。
10件のままだと、検索してもよい記事に出会わないことが多い。
さらっと見て、「あんまり面白くないな」「役に立たないな」で終わってしまう。
ページ下に「次へ」があるが、これをクリックして次のページまでわざわざ行くのは面倒なので、ついやらずじまいになってしまう。
ところが表示件数が100だと、クリックなしでよい記事に出会えるので、見逃すことが減り、興味がさらにかき立てられる。
もう１つのお勧めは、同じく検索設定で、「結果ウィンドウ」の「選択された各結果を新しいブラウザウィンドウで開く」にチェックを入れ、保存することだ。
こうすれば、クリックした際に別のウィンドウが開くので、読み終えたあとにCtrl＋W（Windowsの場合）で閉じても他の検索結果を続けて見に行くことができる。
ちょっとしたことだば、そうしないと、うっかり閉じたときにもう一度ブラウザを立ち上げて検索ワードを入力して検索し直さないといけないので、普通の人は続きを見るのをやめてしまう。
これを防ぐための工夫だ。
２．ポジティブフィードバックに徹する
（速さは全てを解決する ～『ゼロ秒思考』の仕事術～ ＞ 第４章 スピードと効率を極限まで上げるノウハウ ＞ コミュニケーションのミスをなくす⑥ より）
事を速く進める人は、ポジティブフィードバックがうまい。
ポジティブフィードバックとは、部下はチームメンバーがよい結果を出したときに褒めたり、感謝したり、ねぎらったりすることだ。
どんな小さいことでも褒める。
その場で褒める。
大げさとか心配して妙にコントロールせず、心から褒める。
結果がいまひとつでも、努力・プロセスがよい場合は、「頑張ったね！」「本当にご苦労さん」「助かったよ」とねぎらう。
ダメなときでも、「今回はうまくいかなかったけど、次はこうしよう。そうすればうまくいくよ」と褒める。
要は、何にせよ、前向きに、明るく接するということだ。
人として当然のことだと思うが、日本の上司やチームリーダーは褒めないことが多すぎる。
日本の組織は体育会的で、褒めると怠けるとか甘く見られると考えている。
「厳しく接するほうが怠けない、厳しく躾けるほうが伸びる」という伝統的な価値観を多かれ少なかれ引きずっている。
これは古い考え方であり、今ではまったく通用しない考え方だ。
実は昔も決してよいとは言えなかったが、閉鎖的な社会で何とか押し通すことができていただけだ。
誰でも褒められたり、感謝されたり、ねぎらわれたりすれば嬉しい。
そのほうがよほどやる気が出る。
もっと頑張ろうと思う。
この上司・リーダーのため、この人のためにもっと成果を出したいと思う。
それが自然な感情だ。
ポジティブフィードバックを毎日10回以上言うようになれば、部下、チームメンバーとの関係がよくなり、成果も出やすくなる。
結果として仕事のスピードが目に見えて上がっていく。
もちろん、プライベートでも劇的な効果を発揮する。
３．即断即決、即実行すべき６つの理由
（ゼロ秒思考 行動編 ～即断即決、即実行のトレーニング～ ＞ 第１章 即断即決、即実行はなぜ難しいのか？ より）
① 即断即決、即実行すると先手を打てる
即断即決、即実行すると競争相手よりも先に動くことができる。
先に動くことで、よい話を抑えることができ、先手必勝になりやすい。
躊躇しているうちにせっかくの好条件の案件が誰かにとれれてしまうことも多々ある。
協力相手なども先に獲得することができる。
いい仲間も得やすい。
複数の提携や協力の依頼があった場合でも、先に話に来てくれた人のほうに好感を持ってしまうのが人間というものだ。
② 即断即決、即実行するとＰＤＣＡを早く何度も回せる
即断即決、即実行すると、当然早くPDCAを回すことができる。
そうすると、何がうまくいくか、いかないかがいち早くわかるので、修正しやすい。
計画の立て方も、実行のしかたも、修正のしかたも、全て一度やるとそれなりに習熟するので、好循環が始まる。
好循環が始まると、PDCAを回すことが楽しくなるので、さらに成功確率が高まっていく。
③ 即断即決、即実行するとすると生産性が上がる
通常、上げようと思っても生産性はなかなか上がらない。
みな仕事では全力疾走しているつもりなので、どこをどうやって上げたらいいかわからない。
いま必死になって１時間でやっていることを30分でやれと言われても、皆目わからない人がほとんどだろう。
ところが、一部だけでも即断即決、即実行をし始めると、それがきっかけとなって、あらゆることがスピードアップしていく。
仕事のテンポが上がり、仕事全般に無駄が減ってどんどん片付いていくようになる。
こうなると、仕事が苦痛だとかストレスだとかではなく、むしろ楽しくてしかたがなくなる。
楽しいのでいろいろな工夫ができ、さらによい結果が出るので、生産性がどんどん上がっていく。
全ての仕事に波及していく。
④ 即断即決、即実行すると周囲から信頼される
即断即決、即実行できる人はかなり少数だ。
リーダー、上司、役員、社長と言われる人たちですら、「自分は即断即決、即実行している」と言える人は10人に１人もいないはずだ。
遅いことは十分わかっているのに、打てば響くように組織を動かすことがなぜかできない。あるいはやらない。
これが今の日本の組織の実情だ。
そういう状況なので、即断即決、即実行できる人は部下からも上司からも一目置かれるし、信頼度は高くなる。
他の能力が同じでも、即断即決、即実行できるリーダーのほうが断然周囲の信頼を勝ち取ることができる。
⑤ 即断即決、即実行すると部下もつられて素早く動く
リーダーが即断即決、即実行すると、部下の行動を制限するものがなくなるので、部下の仕事が早くなる。
無駄な動きが減り、二度手間が減り、待ち時間が減り、成果が出やすくなる。
その結果、あれこれ言わなくても、自然と部下も仕事ができるようになるし、上司から学んでごく自然に即断即決、即実行が身についていくようになる。
この結果、チーム全体の生産性が上がり、戦闘力が圧倒的に上昇する。
⑥ 即断即決、即実行すると組織全体が活気づく
リーダーが即断即決、即実行すると、部下も素早く動くようになり、結果として組織全体が自然に活気づき、スピード感にあふれるようになる。
メンバー間のコミュニケーションもスムーズに行われ、個人としても組織としても課題への対応が素早くかつ柔軟になる。
打てば響くようになる。
一度そういう状況を味わうと大変快適なので、大きなブレーキがかからない限り、組織は継続して機能し続ける。
そうなるともう、誰も止める人はいない。
というか、素早く動かないメンバーは取り残されてしまう。
自分がブレーキになるとわかると人は皆走り出す。
皆が動かないと、自分も動かないようになる。
それが人間というものだ。
４．普段から質問にできるかぎり即答する
（ゼロ秒思考 行動編 ～即断即決、即実行のトレーニング～ ＞ 第５章 即断即決、即実行の実践ポイント［ポイント２］ より）
即断即決、即実行を実践するためのポイントとして、普段から質問に対してできるかぎり即答することをお勧めしたい。
文字通り、間髪を容れずに答えるのだ。
普段から何でも即答するようにすると、仕事のペースがかなり上がっていく。
部下がいる場合は部下の迷いがなくなってチームの生産性が上がる。
コミュニケーション力も確実に上がっていく。
歯切れがよいから相手の印象もよくなり、また頭にも入りやすくなる。
質問に即答できるようになるには、次の４つのステップを心がけるとよい。
① 相手の質問、問題指摘を聞きながら全部理解する
このためには、質問、問題指摘を聞きながら、できるだけ遠慮せずにメモを取る。
メモを取ることは失礼でも何でもない。
むしろ、真剣に聞いているということで相手の印象は決して悪くない。
メモは手帳ではなく、『ゼロ秒思考』でお勧めしているように、A4用紙がよい。
だたし、4～6行、20～30字ではなく、A4用紙を縦置きにして、真ん中に縦に１本線が入っている
イメージで左側からびっしり書き、長くなった場合は右側にまた上から書いていく。
普段のA4メモの数倍以上に詰め込んでいく。
メモを細かく取ることで、相手が効きたいポイント、言いたいことの本当の意味がはっきり浮かび上がってくる。
質問の多くは、本当の意味での質問ではなく、何かの問題指摘だったり、意地悪な突っ込みだったり、あるいは他の人にアピールするための方便だったりするので、なるべく丁寧に書き留めて、その真意を冷静に判断する。
また、メモを取りながら、相手の質問、指摘事項の背景には何があって何を知りたいのか考え、メモの右側に特記しておくとよい。
② 相手が話し終わる少し前からどうこたえるか決めておく
会議やミーティングの性格上、何が聞かれるのかある程度わかるときは、でいるだけ事前に準備する。
具体的には、質問されそうなことをA4メモ１ページにリストアップして、それぞれにどう回答すべきか３項目ずつ書いておく。
そのうえで会議やミーティングの進行に合わせて、準備した質問と回答例を少しずつ修正しておく。
そうすると、相手が話し終わる少し前にどう答えるか決めることができる。
何度かこういう準備をすると心の準備がきるので、全てがうまくまわり出す。
ここまでやらない場合でも、相手が話し終わる少し前には、書き取ったメモを見ながらどう答えようか、３，４のポイントを箇条書きしておくとよい。
③ 相手が話し終わったら即答する
即答することにより、よくわかっているように見えるし、安心感を与える。
質問や問題指摘の多くは、純粋な質問というよりはいろいろな思惑がからんでおり、多かれ少なかれ攻撃的な面も否定できないので、即答することで機先を制することもできる。
即答などとてもできないという人も多いかと思うが、実はそうでもないはずだ。
前述したように、相手が話している間に数行書き留めておけば十分準備になる。
多くの質問や問題指摘は結構長く、10~20秒以上あることも普通なので、それを書き留めつつ、どう答えるかもその横にさっとメモしておく、というだけだ。
④ 相手がさらに質問、問題の指摘をしたときにも、できるだけ即答する
これは、やや難易度が上がる。
こういう追加での質問、問題の指摘は結構短くて数秒になることが多いので、事前準備をすることがあまりできない。
この場合はぶっつけ本番しかないが、上記①～③がしっかりしていれば相手に安心感を与えるので、追加の質問や問題の指摘が少なめになる。
それでも鋭い突っ込みが予想されるときは、事前準備をより徹底しておきたい。
１つ言えることは、何かを答える際に、その場で頭を整理して答えを作り上げることはかなり難しいので、頭の中にすでにあることを言うしかないということだ。
結局は頭の中にすでにあること、事前に考えていたことを言うしかないのなら、後はズバッと言って安心感を与えるか、相手を待たせてイライラさせ、しどろもどろになるか、どちらかを選ぶのか、ということではないだろうか。
その意味でも、追加の質問、問題の指摘をされたときにも、できるだけ即答するほうがよい。
すぐにはできないかもしれないが、常に意識しているとかなり即答ができるようになる。
ぜひ挑戦してみてほしい。
あなたの印象ががらっと変わるはずだ。
５．普段から全ての仕事を１分１秒でも速くする
（ゼロ秒思考 行動編 ～即断即決、即実行のトレーニング～ ＞ 第５章 即断即決、即実行の実践ポイント［ポイント３］ より）
即断即決、即実行を実践するには、普段から全ての仕事を１分１秒でも速くする努力も必要だ。
普段の仕事が遅い状況で、即断即決、即実行をしようとするにはあまり現実的ではない。
どうやったら仕事を速くできるかについては『速さは全てを解決する』をご覧いただきたいが、即断即決、即実行の観点からは、ひとまず次の６項目がお勧めだ。
① 人に会う以外のすべての仕事は何倍も速くできると信じ、工夫し続ける
顧客に会って話をするとか、クレーム対応をするなのど時間は、その時間を使うことに意味があるので、なかなか短縮できない。
下手に短くしようとすると、相手がいらだって逆に長引いてしまったり、悪い評判を立てられたりすることになる。
しかし、それ以外の仕事は、いまの何倍にも速くできるはずだ。
これまで多くの方に接する機会があり、仕事のやり方を見てきたが、スピードという観点からは改善余地が大変に大きい。
スピードアップの創意工夫は無数にある。
工夫次第でどんどんスピードアップできる。
常にその工夫をし、もっと速くするという姿勢を持っているかどうかで、結果に大きな差が生まれる。
② 毎日10～20ページ、A4メモを書くことで常に頭を整理しておく
著書『ゼロ秒思考』で詳述したように、A4メモ書きで頭の中のもやもやをなくし、頭を整理することができる。
メモ書きで頭の回転を速くすることは、即断即決、即実行の大前提となる。
③ メールは速攻で返信し、いっさい溜めない
悪循環を止め、好循環を生み出す唯一の方法は、朝起きてから夜寝るまでの間、PCに向かえる限りメールをチェックして、速攻で返信することであり、それが結局は一番楽だ。
メールを溜めてしまうと、気分は軽くならないし、返信の遅れで知らない間に問題が進行したり、惜しい機会を見逃したりで、ろくなことはない。
頑張って速攻で返信すると、確実に気分がいいし、常に攻めの姿勢でいられるし、好循環を次々に生み出すきっかけにもなる。
この問題だけは言い訳をしたり、メールを放置してもいい理由を考えだしたりするよりも、ともかくやったほうがよい。
即断即決、即実行の前提になり、トレーニングにもなる。
④ 単語登録や書類の再利用により、スピードをどんどん上げていく
全ての仕事を速くするうえで決定的に重要なのは、PCでの単語登録だ。
単語登録がもたらす効果は数秒の節約に留まらない。
単語登録が効果的に利用できると、文章を書くおっくうさが減るし、変換に苦労することがなくなるし、全体にリズム感が出て、文章の作成が高速化されていく。
文章を書くことへの苦手意識も減り、結果としてメール、メッセージへの返信が速くなる。
好循環を生み出す出発点になる。
また、書類についても、再度使いそうなパワーポイントでの提案書、分析例、メールなどを全て再利用フォルダに保存し、スピードアップを図るとよい。
ちょっとした提案書でもゼロからファイルを作っていくのと、半分でも再利用するのでは、決定的なスピードの差が生まれる。
⑤ 会議は定期的に開催数、開催時間を半減する
会議時間の大幅短縮、継続的短縮も非常に重要だ。
およそ日本の会議は生産性が低く、即断即決、即実行と真逆の時間の使い方なので、これを変えないと仕事のペースは上がらない。
ほぼ全ての会議は時間を半減しても何の問題もないと断言できる。
１時間の会議なら30分に、90分なら45分に。
そうすれば皆競って発言するので、むしろ発言数が増えたりもする。
１つにまとめるべき会議もあれば、会議の頻度を減らしてもよい会議もある。
そもそも開催すべきでない会議も少なからずある。
会議の開催の有無に関与できる立場なら、是非とも今日から実践してみてほしい。
会議時間は、企業の生産性向上、人件費削減の両方の観点で影響力の大きいものだが、日本企業における多くの会議は、単なる情報共有に大半の時間を使っており、大変もったいない。
頭を突き合わせて議論し決定するという効果的な時間の使い方をしていない。
そういう状況では、即断即決、即実行などまた夢なので、まずは本気でメスを入れていただきたい。
⑥ やらずにすむことは、できるだけやらない
真面目な人であればあるほど、これもやっておこう、あれもやっておこうと、これは将来の準備になるからやるべきだ、ということで仕事を作り出してしまう。
これは仕事のスピードアップにも、ひいては即断即決、即実行にも真っ向から反する価値観だ。
是非とも、やらずにすむことはできるだけやらない、という割り切り、めりはりをつけてもらいたい。
やらずにすむこともやってしまうことの最大の問題は、「最優先でやるべきことを後回しにしてしまう。後回しならまだしも、見過ごしてしまう」ことにある。
そういう状況では成長することもないし、競争に勝ったり、好循環を次々に生み出していったりすることもない。
以上、『速さは全てを解決する』『ゼロ秒思考 行動編』の一部のみを抜粋して簡単にご紹介しました。
私はこれまで仕事においても保守的で、前例を必要以上に重視し、いわゆる現状維持バイアスに陥りがちでした。
本書２冊を読む前は、「もう十分作業は効率化したし、これ以上大きく仕事のスピードを速めることなどできないのでは、、」と思っていました。
しかし、今回ご紹介した２冊を読み、仕事の改善点は無限にあり、仕事のスピードは永遠に上げ続けられることを確信できました。
日々の生産性向上を目指して本書を読み、行動を変えていきましょう！
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