業務課題の解決-聞くではなく聴くこと

業務課題　これまで考えてきたこと

　業務課題と解決、このありふれた言葉を改めて考える機会となったことがありました。それは同時に自分の考える解決方法は、正しいのか、そしてそれはそもそも課題であるのか、その方法で解決するのか、悩み見直す機会となりました。
　これまでセミナーで学んだこともあり、デジタルツールで業務改善するということに取り組んできました。技術的な面では行き詰まることが沢山あってその都度、聞いたり、調べたり、試行錯誤を繰り返して勉強してきました。しかし、企画や課題、その解決法を見直すという点で行き詰まることを経験しました。

自分の業務課題とそれに対する解決案

　以前の記事でも書きましたが、会社では業務監査というものがあり、その基準を満たすことは、店の管理体制や信頼度を示す機会にもなります。そのために多くの準備がなされ、一人一人が緊張感をもって監査項目をチェックすることが求められます。そのために払われる多くの時間と労力などの負担を少しでも改善したいという思いから、「業務監査支援アプリ」というものを作ってみようとチャレンジしてみました。

Glideで作成したアプリを使って、業務監査に役立つかどうか試してもらった - Qiita

　技術面では分からないことを尋ねたり、調べたりして解決しつつ、少しずつ良いものが出来上がってきたという実感を得たのですが…。

実際に見えてきた課題

　いざ完成に向けて制作していくうちに、いろいろな方の意見を聞く段階に入りました。自分としては機能や使い方などの意見を出してもらいそれを取り入れてもっと良いものにしていこうと考えていたのですが、その時こんな声をいただきました。「そもそもこのアプリは誰が使うのか」「誰のために作ったのか」「これは、業務監査で良い点を取るためのアプリなのか」。
　自分にとっては予期しなかったこともあり、少しずつ組立てた積み木のお城が崩れるような軽いショックをうける意見となりました。
　そもそもこのアプリを作ろうと思ったのは、大変な作業を楽にさせてあげたい、監査で効率的に良い点が取れるように助けてあげたい、という思いだったのですが、それが間違っていることに気づいたのです。もっと最初の段階で考えるべきでした！
　実際は、監査とはいつもできているかどうかを確認する機会であり、その時だけできていればよいというテストのようなものではないのです。しかも、楽に簡単にできることが本当にいいことなのでしょうか。
　自分の基本的な考え自体が間違っていることを認識し、新たにコンセプトから見直す必要を感じたのです。

他の人の意見を聞くではなく聴く大切さ

　困っていることや問題と思うことは、みんな同じではありません。自分がきっと困っているだろうな、大変だろうな、と感じていても、実際はそうでないこともあります。日ごろ職場の仲間とは仲良くやれているとか、自分の思っていることは他の人もそう思っているんだという、自負に似た気持ちがあったのかもしれません。それで聞いていても聴いていなかったのです。その結果、解決ツールを作っても、助かるのは実は自分だけで他の人はあまり役に立たないということもあるかもしれません。
　フィードバックとよく言われますが、本当のフィードバックとはこういう自分は考えもしなかった意見を引き出し、それを実際に取り入れることなんだということを学びました。

今後取り組んでいくこと

　日ごろから意見を聴く姿勢を持つことを意識しつつアプリの機能を見直したいと思いました。
　まず、だれが使うことを意識するということです。自分もチーフ(主任）の立場なので、まず同じ立場の仲間に聴いて、改善を図っていきたいと思います。自分の立場の同僚が役に立つと感じなければ、それは他の人も役立つツールはできないでしょう。
　次に、業務監査の時だけ活用するツールにしないということを考えました。チーフの立場の社員がいつでも使いやすい、分かりやすい、そして新人教育や思い出す参照用としていつでも活用できるツールにするようにしたいと思います。
　
　

※冒頭の芝桜はニセコの三島さん個人が何年もかけて少しずつ広げてきた花畑です。「少しずつ」が人を感動させる、それを忘れないようにしたいと思います。