UPSIDERカードで、自社の業務を年間770時間削減できた話と、UPSIDERが実現したいこと
ご挨拶
こんにちは。UPSIDER Co-Founder/COOの水野です。
2022/8/4にご案内した、この機能を使って、UPSIDER自身が770時間という大きな業務削減に成功しました。
僕たち自身がとても助かっているので、絶対にみなさんにも使っていただきたいです。そのためにこのブログを始めました！とどけ、熱量！
この機能はどのくらいの効果があるのか
UPSIDER社でセルフ導入して運用した結果、保守的に見て年間770時間の業務削減効果がありました。（削減時間の算出方法は、最下部にあります。）
使い方は簡単です。なるべく細かく、サービスごとにカードを発行して利用制限をすることで、①法人カードの不正利用リスクをほぼゼロにでき、②みんなにカードを配れるようになり、③エビデンスの回収が100%自動化され、④予実管理もほぼ自動化できます。しかもめちゃくちゃ簡単に。
下に書く、解くべき問題を見ると、「水野がだらしないだけだし、ちゃんとオペレーションやればよくね？」「UPSIDERの管理部大変すぎ、同情する」と言う感想を抱かれる方も多いと思います。
それはもちろんそうで、大変申し訳ありません。ごめんなさい。
しかし、UPSIDERのみんなは僕を責める代わりに、僕のような人にも安心して法人カードを配り、経理も僕もメンバー全員が便利に使える機能を開発してくれました。すごく、すごく楽になって、間違わないので、経理のみんなに謝る頻度も減りました。
だから、どうしてもこの機能をみなさんにお伝えしたいし、使っていただきたいのです。
そして、UPSIDERのプロダクトが重要視している、リテラシーの高いプロも、僕のような面倒くさがり屋も、全員にとって使いやすいプロダクトを提供するという、高い理想と努力を同時に知っていただきたいです。
解くべき問題
法人カードをご利用いただく上で、これまでは必要な機能が揃っていませんでした。
その結果、経理・経営などの安全を重視する管理側と、エンジニア・マーケ・営業などの便利に使いたい現場側は対立してきました。
具体的に起きている３つの対立を説明します。
対立1. 法人カードをみんなに配れない
法人カードを経理が管理しており、現場側は使う度に申請し、経理が入力する会社は多いです。
新しいサービスを導入するたびに、一々、管理画面のIDやパスワードを連携したり、経理用のアカウントを作って、請求情報を入れてもらう必要があります。経理はとても忙しいので、後回しになってしまい、すぐにサービスを利用できず待たされます。そもそも、ただでさえ忙しい経理のみんなに、業務をさらにお願いする事自体、大きな問題です。
対立2. エビデンスが回収できない
役員や営業に法人カードを配布してもしていなくても経費精算は大変です。月末に領収書などのエビデンスをカード保有者が上げてくれず、経理が連絡して出してもらっています。しかも、事務作業が苦手な人も多く、間違ったエビデンスを上げてしまったり、なくしてしまったりします。私、水野もよくやって迷惑をかけています。すみません。
対立3. 決済の目的を特定できない
経費精算で月末に各社員から上がってきたエビデンスを、紐付けるのが非常に手間です。
特に水野が持つカードのように複数事業、部署の決済をおこなっている場合、経理だけで目的を特定することは非常に困難で、確認の連絡がきます。そして、役員は常に忙しいので、タイムリーに答えてくれません。また、普通に間違った回答をします。
結果、月次決算の締めが遅れたり、部門会計が間違っていることが後で発覚し、締めたはずの月次決算を修正する羽目になり、経理部の負担が上がり、水野は本当に申し訳ないと謝ることしかできません。
これら3つの問題を、今回、ほぼ完全に解決する事ができるようになりました。
使い方
直近、僕が使った例をご紹介します。
やりたいこと：
Google Cloudの新サービスのAlloy DBがいい感じぽいので、R&D予算で10万円分使ってみたい
結果：
作業時間5分30秒で、GCPでしか使えないカードが発行され、請求書が自動で紐づけられるようになり、今後の支払い、請求書の紐付け、使途の説明作業がほぼ永久になくなりました。
申請者である僕（以下、水野）と、承認者であるYui Hayamaさん（以下、羽山）のやったことをそれぞれ説明します。
（UPSIDERはプロジェクトやチームごとに予算を持っているオーナーがいるので、COOだろうと、申請しないと予算は使えません。常に説明責任が伴うので緊張しますね）
ステップ1.利用申請
所要時間：2分
水野：利用したい内容を申請します。
申請理由は「UPSIDERは技術に投資する会社だから！！！」
羽山：申請を承認/否認します。
今回は無事、承認してくれました！
ステップ2.カードの発行
所要時間：30秒（ここまでの合計時間：2分30秒）
水野：待つだけ
羽山：バーチャルカードを、請求書回収のメールアドレス付きで発行する
なお、UPSIDERのカードは何枚発行しても、無料です。
ステップ3.利用可能な取引先の設定
所要時間：1分（ここまでの合計時間：3分30秒）
水野：待つだけ
羽山：GCPを選択
（設定できる取引先は現在100以上から選べますし、今後さらに1,000以上へ増やします）
ステップ4.請求書を自動で回収する設定
所要時間：2分（ここまでの合計時間：5分30秒）
水野：待つだけ（GCPの管理者じゃないので）
羽山：待つだけ
経理の人：GCPの請求書を送付するメールの転送先に「請求回収メールアドレス」を追加。
これで、メールが飛んできたら自動で決済と請求書が紐づくようになりました。
以上です。いかがでしょうか？
カードを使いたい人は、最初にただ申請するだけです。
管理者の人は、初期設定を3分程度行うだけで、毎月発生していた憂鬱な作業から永久に解放されます。
使われているの？
数百社のお客様がサービスごと・用途ごとにUPSIDERカードを発行し、ご活用いただいています。例えば、下記のような使い方です。
マーケ用に5枚バーチャルカードを発行。
Facebook広告、Twitter広告、Tiktok広告、Yahoo!広告用にそれぞれ一枚ずつ、加えてhubspot用にもう一枚。
全社で使うSaaS用にバーチャルカードを発行
Slack、Figma、Adobe、Github、backlog専用にそれぞれ一枚ずつカードを発行。
全社員の旅費・交通費用に50枚、リアルカードを発行。
添付のようにホテル予約サイト、タクシー、JRと航空会社に使用先を限定し、取引当たりの利用限度額を¥5,000、1ヶ月の利用上限を¥100,000に設定。高額な利用があるときは都度、申請を上げてもらう。
（現在、申請機能の強化に取り組んでいます。申請をあげて承認されたら、自動で利用枠が引き上がる機能を年内にリリース予定です。）
このように、目的や会計科目に応じてなるべく多くカードをわけることで、便利に安心して使えることができるようになりました。
結果的にUPSIDER自身も、僕自身も恩恵を大きく受けています。この体験を実現するまでには承認機能、権限機能、利用先管理機能など多くの機能を積み上げていく必要がありましたが、優秀なエンジニアチームが粘り強く実現してくれたこと、本当に感謝しています。
今後の機能開発
3DS、クレジットカード発行、高額決済の提供を最優先に行なっており、3DSは10月中、クレジットカード発行、高額決済の対応は11月中にご提供予定です。多くのお客様をお待たせしまっており、大変申し訳なく思っております。
1日でも早くリリースいたしますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
加えて、申請機能のslack連携、さらに柔軟な限度額設定（1日当たりの利用制限）、利用サービス管理機能などが今月以降続々とリリースされます。
最後にお伝えしたいこと
UPSIDERのミッションは「挑戦者を支える、世界的な金融プラットフォームを創る」です。
アフリカで鶏をあと一羽飼いたいおばあちゃんも、自動運転を実現したい起業家も、VTuberになりたい日本の女子高生も、企業運営を効率化したい経理担当者も、今より良い未来にしたいと願って行動している全員が挑戦者です。
僕たちは、挑戦者の方全員をすごく尊敬しています。
1人でも多くの方が、一刻も早く、少しでも大きく成功するお役に立ちたいのです。
僕たち、UPSIDERは、すべての挑戦者に共通する悩みは、お金に関するものだと考えます。
あと1円でも多くお金があれば、広告が打てるのに。
あと1日支払いを遅らせられたら、もっと仕入れができるのに。
支払いがすぐに会計システムに連携されたら、月次決算がもっと早く締められるのに。
経費精算が自動で完了すればいいのに。
法人カードを配ってくれれば、立て替え経費の負担がなくなるのに。
円安になることがわかっていれば、ドルを買っておいたのに。
・・・他にも数多くの悩みがあります。しかも、どれも重要度が高く解決が困難です。
まだ全てを解消できたわけでは全然ありません。
でも、このようなお金に関するあらゆる悩みをこれまで解決してきましたし、これからも解決していきます。
今回の利用先制限機能も、その一つです。
Nubank、Ant Financial、Robinhood、Blockをはじめ、toCのFintechでは、これまでお金持ちしか受けられなかった、プライベートバンキングのような良いサービスを誰にでも受けられるようにできつつあります。その結果、お金持ちも含め全員が新しい便利なサービスを使えるようになってきています。
UPSIDERは同じことをBtoBの世界で実現していきます。
入出金や仕訳の自動効率化は当然として、カード、バンキング、保険、為替、ローンなどあらゆるお金に関するサービスを今後も追加していきます。
そして、すべての挑戦者がお金の悩みから解放され、より挑戦を加速できる社会を、ステークホルダーの皆様と協力し、作っていきます。
そのために、僕たちUPSIDER自身も挑戦してまいります。
引き続きどうぞよろしくお願いします！
(おしまい)
ご興味を持ってくれたあなたへのリンク：
UPSIDERカードに興味を持っていただけた方
UPSIDERで働くことに興味を持っていただけた方
（参考）
経理の削減時間の算出方法：
(((1枚のエビデンスの回収にかかる時間10分 * 毎月の未提出のエビデンス枚数58枚 ) +(1決済の目的特定にかかる時間10分 * 毎月の確認数27件)) * 12ヶ月)/60
社員の削減時間の算出方法：
=1枚あたりのエビデンス提出時間1分 * 毎月の1人あたりのエビデンス提出枚数の平均30枚 * メンバー数100人* 12ヶ月)/60
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