半年後の仕事を今やる

私が代表理事を務める一般社団法人日本ビジネスメール協会では、常に11種類のセミナーを開催しています。

・ビジネスメールコミュニケーション講座
・ビジネスメール実践ライティング講座
・英文ビジネスメール講座
・英文ビジネスメールライティング講座
・ビジネスメール効率化講座
・顧客対応メール講座
・メール営業力アップ講座
・不動産営業メール講座
・ビジネス文章力アップ講座
・ビジネスマナー講座
・電話応対マナー講座

https://businessmail.or.jp/course/

今は、コロナ禍のためオンラインが大半。

受講料の入金があった人から順次資料を送っています。

昔は、ちょっとした誤植があったらそこはその都度直していました。

講師が話しにくいと感じたら、次回から、大きく修正することもありました。しかし、今は随時資料を送っています。

すると、誰にどの資料が届いているのかが分からなくなります。
それは、非常に困ります。

そこで、資料の改訂を年2回にしました。

●1月の改訂
2020年を2021年に変更

●6～7月の改訂
ビジネスメール実態調査の最新版の数値に差し替え

この年2回のタイミングで、資料の流れや例文など改訂すべきものに手を入れています。

昨年は、すべてGoogleドキュメントなどに書き溜めて改訂の時期になったら、一気に修正していました。しかし、それって非効率ですよね。

メモに残している情報はこのようなものです。

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・【ワーク】相手に不快感を与えない言い回し
「A」が全角半角が混在しているので統一

・テンプレのページ
PDFのファイル名を2021に変更
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このメモを残すのにどのくらい時間がかかるでしょう。
それなら、直した方が確実に早い。

しかも、忘れていいから、気にすることもありません。

「直したい」と思ったら、メモをとるのではなくそのまま資料を修正する。

もちろん、実態調査の数字などは分析が終わらないと入れられません。

一歩、細かい誤字脱字、流れの変更などは今でも出来ます。

将来の自分のために、メモで指示を出すより直接直した方が合理的だと気付きました。

人は、「後でやろう」と思って先送りにします。

でも、先送りする方が非効率なことも多いのです。

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