仕事に必要なたった一つのツールとルール

今回はnoteからのお題記事を書いてみる。

「お仕事」について。

色々な仕事をしすぎて自分でも何をやっているのかよくわからないことがある。そんな時はフィジカルなもの、つまりヨガやランニングや登山に戻るわけだが、色々やっているように思えて、実はやっている事はシンプルだったりする。書き出すとはっきりする。

撮影、編集、ウェブサイト、執筆、プロモーション案件などの受注仕事。最近は発信も仕事になってきているところがあって、YouTube、Podcast、note、メルマガ、ブログ、SNS各種。ヨガティーチャーとパーソナルコンサル。あとは写真集や本の印税が少し。

こう書いてみてまあよくわからないし、多いと思う人もいるかもしれない。それでもYouTubeの話しなどを知人にすると「そんなに投稿して暇なの？」とよく言われたりする。暇だと言えば暇かもしれないし、暇人ならではの忙しさみたいなものがあるのも事実。忙しさというのは結局、カレンダーのような物理的空間が埋められていることよりも、体感としてのほうが大きいと思う。好きなことだけをしていれば忙しい感じはあまりしない、というか忙しさについて考える暇もなく1日が終わっているような感じ。そのようにして人生もあっという間に終わるのか。

受注仕事に関しては、内容やスケジュールによってはお受けしない。昔は、全て受けて、忙しさに滅殺されていた。だからミニマリズムを取り入れたようなところがある。でも全て受けて、あらゆる仕事を経験して忙殺される時期も大事だったと今では思う。修行期間的な。現在は自分ができる発信系をベースにして、その合間で受注系を入れてバランスをとっている感じ。

発信に関しては、YouTubeを週に2回、Podcastでのラジオを3回、noteメンバーシップを2〜3回、note記事を1本、メルマガを1本、SNSは適当という感じのスケジュール感。最近、Podcastは週3回更新から不定期に変更した。他のコンテンツに注力するためと、フィジカル・メンタルトレーニングの時間をより確保するため。noteやニュースレターのメンバーとはインタラクティブなコミュニケーションが発生するので、都度メール等で対話している。

そのような仕事のペース感を保つ上で必要不可欠なのが、アウトライナーを使うことと、定期的なデータ整理。アウトライナーは今もWorkflowyを使っている。データ整理には、PCやスマホ、そしてソフトウェア内の細かなハンドリングやワークフローを含み、自分なりのルールを持つということ。

具体的には、例えばアウトライナーの「仕事」部門、というかノード、部屋、なんでもいいが、とにかくそのような項目を設定していて、その中に受注とか、本とか、プロジェクトごとにさらに階層を作っている。

今回はわかりやすく受注仕事で説明すると、とりあえず来た仕事は「受注」のノードにプロジェクトごとに1行を作り、その中に内容を書く。プロジェクトには必ず受けた日付を記入する。ここでは来たメールの内容をそのままコピペすることが多い。メールが短ければコピペしてとりあえず放置だし、長ければ削って必要な項目だけを残す。化石を発掘するみたいに。
そうしていくと

・担当〇〇さん
・月日、スタジオ
・EC、ビジュアル、角版4:3
・スタッフ
・納期
・ギャラ

という感じになる。

実際の画面だとこんな感じ。機密事項なのでサンプルとして作ってます。

それがひとまとまりの最初の1行に入っていて、別日に打ち合わせが発生したらまたそのプロジェクトの中に日付を付けて、打ち合わせ内容を記述する。そうすると、短いプロジェクトであっても、長いプロジェクトであっても、並行していくつもの仕事を進めることができる。

仕事でアウトライナーを使うようになったのは、自分にとっての何かのブレイクスルーだった。それは実際何かわからないのだが、とにかく、仕事がすんなり回るようになり、ビジュアル的に整理されているから脳も整理されて、仕事を客観視できるようになり、なぜだが受注も増えるという好循環が起きたのだ。それ以来アウトライナーは仕事と生活になくてはならないものになったし、まだまだここでは書ききれないほどの深い使い方がある。

データ整理についてもざっくりポイントだけを言うなら、デスクトップを常にクリーンにしておくこと。これはデスクトップがごちゃごちゃしていても、ものすごく仕事ができて、クリエイティブなモノを作っている人たちがたくさんいるから誤解されやすいが、単に見た目や気持ちの問題ではない。デスクトップを常にクリーンにする一連の流れの中で、自分なりのワークフローを確立するという意味である。

つまりこれも先程のアウトライナー的思考に通じるところで、自分なりのファイルやフォルダそしてディレクトリのルールをしっかり持つということ。それが決まっていれば、仕事は回る。そしてその方法は、仕事内容や、性格にもよるので、自分で見つけていくしかない。

「とりあえず作業中のファイルはデスクトップに放り込んでおく」というスタイルを決めたならそれでもよくて、いつもごちゃごちゃしている人はその人なりの方法論で、作業している。あとはその中で、どのタイミングでバックアップやアーカイブを行い、ファイルを削除して、整理するか。これを決めるだけでも、仕事の効率は上がる。決めたら、その内容もアウトライナーに書きつけておく。

仕事の効率化みたいなものは、人によって状況が異なるので結局自分で見つけていくしかないと思う。ただし、それを見つけるためには、他の人のやり方がベースとして参考になる。様々な職種の人の方法を参照し、都合のいい部分だけを取り入れて、自分流にカスタムする。そういう行動から既に仕事は始まっているのかもしれない。

Tokimaru Tanaka