会議について

今日は久しぶりに職員を集めた会議をしたので会議について僕なりの考えを書いてみようと思います。
これが正解とかそんなんではなくて、いろんな会議があっていいとは思いますが僕なりに工夫していることを整理しつつ書いてみようかと思いました。

初めてチームリーダーになった時、会議で何をどうしたらいいのか全然わかりませんでした。
リーダーとして初めて出席した会議は法人全体の経営会議で、各事業所の管理者が集まっての会議でした。
当時の会議は、専務が用意した資料を渡されて経営について確認し、各事業所の経営状態を報告するというもので、予算に届いていない事業所はいつまでに何をして予算を達成させるのか発言させられました。
訳がわからないまま参加させられたのと、自分の事業所の収益や利益まで把握してなかったので最初の会議は地獄でした（笑）

いずれにしても面白くなくて出来たら参加したくない類の会議でした（笑）

それから時代も変わったのかそこまで数値や報告を求められるような会議はなくなりましたが、代わりに現在僕が出席するような経営会議は、偉い人が資料を読んで（全部読みきれない量なので重要な箇所だけ読み上げる感じ）終わり、という会議です。
なんというか、会議しなくても資料を各自で読んどけば良くない？という感じです。

僕自身が自社で経験した会議はこの二つのパターンで、両方とも面白くない会議でした。今もそんな会議が続いていますが・・・なので、意見を求められた際は必ず何かしら発言するようにしています。少しでも出席している意味があるようにと思って。

で、じゃあ自分の所の会議はどうしようか、という事で若い頃はかなり迷走しました。
最初の頃はやはり自分が参加してる会議の真似事しか出来ないので、数値を集めて報告して予算がどうとか件数がどうとかいう内容にしかなりませんでした。
前任の管理者さんが作っていた会議の資料もA4一枚で、経営、課題、その他、みたいな項目が並んでいるだけのものでした。

自分でさえ面白くない会議をコピーしても不慣れな僕が面白くない会議を半ば嫌々やってるのでそりゃあ面白くなかったと思います（笑）

一年くらい経ってこれでは自分が面白くないのでいろいろ調べて会議の方法をあれこれ試してみました。

そういう中で何事も会議で決める。
会議で決めた事はみんなで実行する、会議とはそういうものだという理解に至りました。

また、参加者は自由に発言していい、発言した内容については否定的な対応は全員がしない事を決めて誰でもが発言しやすい空気を作る事が大事と考えました。
その際に、議題に沿った内容か、理念に沿った内容かを評価して検討するに値する内容かを判断します。具体的に議題に対してこうだよね、理念に対してその意見だとこうだよね、と説明と確認をする事で的外れな発言も少なくなっていきます。

あとは終わりの時間を決めて時間になったら終わる。
前日までに会議資料を配布して、会議当日は発言や検討する時間をメインにする、という事を心がけて今は会議運営をしています。

事前に目を通しておいてくれたら会議当日も意見がでやすいと思ってますが、残念ながら読んでから会議に参加する職員はごく少数という統計が自分調べで出ています。
一応、事前に目を通しておく事、というルールにはしているんですがね（笑）

こういう会議をするようになって、やはり集団の中での発言に対してきちんと根拠を説明したり示す事で、チームの方向性が統一しやすくなった手応えはあります。
また、発言しやすい雰囲気ができたら、けっこう面白い意見とか、そうきたか！というような意見もでて面白いし僕自身も学びになる事が多いです。
出てきた意見は全て受容してから僕なりの回答をしています。何を言ってもまずは聞いてくれるんだ、と思ってもらう事で話しやすい雰囲気がつくれるのではないかと思ってとにかく、そうだよね、そうなんだね、とまずは全て丸ごと受け入れてから対応しています。

まぁそれでも発言しない職員はいます。それはそれでいいと思っています。たまに寝てるのもいますけど（笑）

中には口頭で説明してもわないとわかりませんとか言う職員もいますが、概ね会議でしか物事が決まらないと理解してもらえると、業務改善のアイデアも意外な所から出てきたりして楽しいです。

そういう場を作る事で、チームメンバー同士もそれぞれの考え方や個性を理解できる機会になるのか、横のつながりもいい感じになる事が多かったです。

意見の衝突もありましたが、大抵はその意見は理念に対してどうなの？と突っ込むと収まります。
衝突するような意見の多くは、個人的なものが多いので理念に対して、という視点で客観的に俯瞰して見ると私的な意見になってる事がわかりやすいので納得も得られやすいと思いますし、経験上だいたいうまくいってます。

これだけ変革が求められている時代で結構以前から無駄な会議を無くす事が経営改善の第一歩と言われてきていましたので、無駄じゃない会議の作り方はこれからも自分なりの課題だと思っています。

でもいっぱい伝えたい事があるからどうしても長くなっちゃいがちなんですよね（笑）

今は最長で90分で切り上げてますが、できたら60分で済ませれるようなコンパクトな会議運営をしたいなって思います。