書類の承認を得やすくする3つの方法

※はじめまして、初投稿なので緊張しています。

突然だか、書類の承認を得やすくする3つの方法をご紹介したいと思う。

ご紹介の前に経緯を。

この記事は私が現在通っているNサロン※1のWORDS文章教室というゼミの宿題である。

※1:noteさんと日経さんが主宰するゼミ、セミナー 。

このゼミの講師である竹村俊助氏から「〇〇を〇〇する〇つの法則(方法) 」というお題でnoteを書いてくることという宿題が出ている。

正直「〇〇を〇〇する〇つの法則(方法)」といっても自分は未熟者で人様に、お伝えできるような素晴らしいノウハウを持っていないと思うのと、仮に持っていても自分の中では、それが普通であり人様にお伝えできるノウハウだと気が付いていないことばかりなので何を書こうかと悩んでしまった。

こうやって文章を書いている今も思い悩んでいる。人に伝えたいことは自体はいくつもあるが、自分の中で整理されていない事柄で文章にしにくかったり、コンプライアンス的な壁があるので話せなかったりと、なかなか記事にするものが見当たらない。

と、十分に言い訳を行いハードルを下げたつもりなので、本題に入ろうと思う。

多くの人がそうであると思うが、私は普段仕事を行う上で、ドキュメント、スプレッドシ ート、パワポのようなスライドなどの書類を作成し、それを上司や取引先の方に承認して もらうことが多々ある。また逆に承認する立場になることもある。その際に、ここを気にしている書類は承認を通りやすい、通しやすいと感じているポイントを3点ほど紹介したいと思う。

このようなポイントは他にも複数あると思うが、比較的あるあるな3点にだけ絞ってお伝えしようと思う。

1 .ワードマネージメントを行うこと

当たり前すぎてつまらないのだが、誤字脱字、フォントサイズの統一感、罫線の欠落 、表記ユレがないか、書類のフォーマットがある場合は欄がすべて埋まっているか、指定フォーマットがある場合独自化している箇所がないか、社内用語等の伝わらない言葉を使っていないかなどの確認である。

これらがちゃんとできている人からすると、それらは当たり前でポイントであり、ノウハウでも何でもないと言うであろう。異論はない。私もそう思っている。

だが現実には、これができていない書類に大量に出会い、多くの時間を費やしている。

人間なので多少のミスがあること自体を責める気持ちはないが、このようなミスは承認者の貴重な時間を奪う行為でありムダであると考える。また、このようなミスを繰り返す書類作成者に対してのレビューほど承認者は厳しい目でチェックすることになり過剰品質となる傾向がある。これは承認者にとっても資料作成者にとっても不幸な話である。

ワードマネージメントは、書類提出時の最低限のマナーだと思い、服の襟を正すのと同じ気持ちで必ず確認を行うことをおススメする。

2.論理的に書くこと

これは、よく言われることであろう。

自分自身は論理的に書いたつもりでも、論理的ではないと差戻されることがあると思う。論理的な文章は、「前提」「目的」「手段」「理由」が極めてシンプルに書かれている。(書類によっては、結果や制限事項など他に記載すべき欄があるが、論理的な説明における構成要素は、この4点のみと考えて良い)

まず、これらの構成が守られているのか?という点が最初の確認ポイントとなるが、それらを書いて場合でも指摘を受けることがある。

これには、いくつかの理由がある。

一言でポイントを言うと、論理的に見えるかどうかである。読みにくい、理解しにくいと感じた時点で、人は論理的ではないと指摘することが多いため、指摘を受けやすいポイントを3点ほど紹介する。

1つ目は、無駄に難しい言葉や言い回しを使っている場合である。これは単純に読み手が理解できない。または、読み手に難しいと思わせる。この時点で論理的ではないと言われる傾向がある。よって、なるべく平易な言葉で書くことが必要である。

2つ目は、「前提」「目的」「手段」「理由」が、承認者の考えとずれている場合である。

「目的」や「手段」は事前に議論されていることが多いため、比較的ずれは生じにくい。ずれが生じやすいのは、「前提」「理由」である。記載されていない暗黙の前提(思い込みや伝言ミスなど)があり承認者と認識があっていないケースがよくある。

話が平行線にあると感じた場合には「前提」「理由」のすり合わせを行うと解決することが多い。

3つ目は、話が飛躍している場合である。

これもよくあるのだが、話の粒度そろっておらず話が飛躍するケースがある。

経験上、書類作成者が話を誤魔化している箇所が、話が飛躍しやすいポイントのように感じる。書類作成者の中では、つながっているのかもしれないが、承認者からすると理解が難しいポイントとなる。

粒度を階段の高さと例えた場合、階段の高さが揃っていれば、それに合わせて足を上げるので、つまずくことなく階段を登ることができる。一方で突然高さが変化してしまう階段の場合、上りやすいであろうか?

話の飛躍とは、それと同じである。

中には運動神経抜群で気にもせず上れる人もいるが 、ほとんどの人は突然の変化に戸惑い、つまずくであろう。よって、話の粒度を整えることが重要である。

3.承認者、承認ルートを意識すること

承認ルートが、「自分→自分の上司→さらに上の上司」といったルートの場合や、「自分→取引先の担当→取引先の上司」といったようなルートの場合、自分の資料を照査する自分の上司や、取引先の担当が資料の照査を行う際に意識することは何か?これを意識すると資料の照査、承認は通りやすくなる。

自分の上司や取引先の担当は、照査後、さらに上の上司や、取引先の上司に対して承認をお願いするため、説明の際に自分が説明できるかどうかがポイントとなる。よって、自分の上司や、取引先の担当が、さらに上の上司や、取引先の上司に対して説明をしやすいかどうかという点がポイントとなる。

以上、つたない文章かつ、経験則でのノウハウであるため役に立つかどうかはわからないが、もし自分が作成した資料の承認が通りにくいと感じている人がいる場合には、参考にしていただけると幸いである。

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