てりたま流To Do管理
仕事をしていると、「あ、あれ忘れてた」「そろそろ、あれを考えないと」と次々頭に浮かんできますよね？
こんなことでは目の前の仕事が進まないので、皆さんもやらないといけないこと（To Do）を管理する方法を教わったり、編み出したりしていると思います。
私は「○○仕事術」といった本や記事が大好きで、なんとか小手先で楽に管理する方法はないものかと、長年かけて模索してきました。
その結果、自分なりにしっくりいく方法を見つけましたので、紹介します。
まずは、これまでの遍歴から。
紙の手帳に書く
紙の手帳って、使っていますか？
昔はオリジナルで作って配っている会社も多く、みんな持っていました。
手帳には、自由記入欄があります。日付の近くにあったり、最後にまとめてあったりします。
To Doを、自由記入欄に書き込みます。
手帳はいつも持っているので、すぐに書けます。
しかし、自由記入欄に書いて、終わったTo Doを消し込んでいくと、未了のものがあちこちに点在することになり、見逃しやすい。
古いものが管理しきれなくなり、挫折しました。
別の紙に書き出す
手帳に限界を感じた私は、海外出張でこの本に出会います。
To Doを全部書き出して、頭をすっきりさせて、パフォーマンスを上げよう！という本です。日本語訳も出ました。
まず、頭の中にあるTo Doを全部紙に書き出します。出るわ、出るわ、長大なリストができました。
そのリストに新しいTo Doを書き足し、完了したTo Doをチェックして、常に更新していくわけです。
一週間経つと、To Doの内容が変わったり、一つのTo Doが複数に分かれたりして汚くなってくるので、もう一度作り直します。
まず前週の未了のTo Doを書き写し、他にないか考えて書き足す。この作業がつらい。
毎週末にやっていましたが、結構時間がかかるし、「こんなにたくさんあるのか…」と嫌になってしまいます。
憂鬱な作業に時間を捻出することがつらくなり、毎週の見直しができなくなりました。
そうすると、リストはすぐに見づらくなり、陳腐化し、使わなくなっていきます。
タスク管理のアプリを使う
紙による管理に限界を感じ、次にカレンダーアプリのタスク管理機能を使うことにしました。
各タスクに期限や分類を設定できて、期限が過ぎたもの、もうすぐ期限がくるもの、特定のプロジェクトに関するものなど、フィルターや並べ替えで自由自在。繰り返しのタスクや、以前のタスクをコピーするのも簡単。
PCとスマホを連携させて、どこでも見られるし、いつでもメンテできる。
まさに理想的！
しかし、これも使わなくなってしまいます。
まず、新しいタスクの入力が面倒。期限や分類は設定せずに放っておいてもよいのですが、あると設定したくなるのが人情。すると「できれば来週中だが、その次の週まではぎりぎりOK」といった期限があったり、複数の分類に関係するタスクがあったり、どう入力するか考えるのが負担になってきます。
反省から、独自の方法へ
このほかにも、いろいろ試しました。
例えば、A3の厚紙を二つ折りにして、その内側にタスクを書いた付箋を貼り付ける。貼る場所によって、緊急性と重要性を分かるようにしたり。ところが、人前でこの厚紙を開けるのが気恥ずかしくて、すぐに断念。
どうしてこんなに続けられないんだろう、と自分がイヤになりつつ、ダメだった理由を考えてみました。
その理由とは、「完璧を期すと、挫折する」ということ。
どんな業務でも、完璧を目指すと、膨大な時間と労力が必要になります。ゼロを80にするのに必要なリソースと、80を100にするためのリソースを比べると、後者の方が何倍も大きいことがあります。そこで通常は、完璧主義は避けて、ほどよいバランスを目指すわけです。
ところが、To Do管理というやつは、「ほどよく」やることが難しい。未了のTo Doの90％しか網羅していないとか、20％は内容が古いといった状態では、信用できなくなり、使わなくなってしまう。
完璧主義に陥ることなく、しかし実用に耐える仕組みはないのか… そのためには次の3つがポイントになりました。
記入や確認が面倒でない
柔軟な内容や期日が記載できる
いま見る必要のあるTo Doだけを見せる
てりたま流To Do管理
そこで考えたのが、次の方法です。
カレンダーアプリで、朝一番に「To Do」という件名のダミーの予定を作り、その日にやらないといけないこと、やろうと思うことをリストする
明日以降でよいTo Doは、該当する日に「To Do」を作って記入する
完了したTo Doは、リストの一番下に一行空けて移動させる
もしできなかったら、次の日の「To Do」に転記する
先ほどのポイントを見ていきましょう。
記入や確認が面倒でない
→カレンダーはいつも開けているので、すぐに記入できるし、チェックできる柔軟な内容や期日が記載できる
→フリーに何でも記入できる。例えば、実行予定日のTo Doに記載し、最終的な期日を付記しておけばよい今すぐに見なくてよいTo Doは見せない
→実行する予定の日のTo Doに書けばよい
これだと気楽で、5年ほど続いています。
なお、カレンダーを社内で共有していると、この「To Do」は非公開にするわけですが、謎の「非公開の予定」がやたらとカレンダー上に登場することになります。
最後までお読みいただき、ありがとうございます。
これからもおつきあいのほど、よろしくお願いいたします。
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