寺院と関係者の情報共有はGoogleドライブを活用

こんばんは。江戸川です。
本日は寺院と関係者の情報共有の方法について書きたいと思います。
題名にもあるように、住職と江戸川夫婦間での情報共有はGoogleドライブを活用しています。Googleドライブの良さと題しつつ、寺院と江戸川夫婦の間でどのように活用しているか、どういった苦労があったかなどご紹介したいと思います。

Googleドライブの良さ

1. 無料

2. Microsoft Officeの代替ソフトがついている

3. ファイルの共有がしやすい

１．無料

　寺院の公式のメールアドレスは、Gmailアドレスを活用しています。その際、Googleドライブのサービスも付随しており、15GBの保存容量がWEB上に確保されます。
　この15GBには、メールやGoogleフォト、Googleドライブなどのサービスすべてで共有しています。写真や動画などを収めるには十分とは言えませんが、企画書類や計算書など容量の小さなドキュメント類を収めるには十分といったサイズです。もし、データが大きすぎて足りなくなった場合は、保存容量の購入も可能です。

　画像を使うことも多い江戸川側では、100GBのサブスクを購入しています。寺院側では15GBのプランで問題なく運用できています。ちなみに最大5人のユーザと100GBは分け合うことができるため、メンバーとして寺院関係者で共有するといった方法も可能です。

容量の購入（サブスク）

２．Microsoft Officeの代替ソフトがついている

Googleドライブでは、マイクロソフトのオフィスに近いソフトを活用することができます。それらの名前は下記のような名前となっています。

Googleドキュメント：　Word
Googleスプレッドシート： Excel
Googleスライド： PowerPoint

WEBアプリになるので、PCではブラウザ上で編集することになります。スマホであれば、スマホ用の編集アプリがあります。有料のオフィスを全員が購入して共有するのが厳しい集団においては、とても助かるサービスです。

Googleドライブのファイル操作機能

Googleドキュメント
（Wordと機能的に似ているのでWordユーザは直感的にも困りません）

Googleスプレッドシート
(Excel同様に関数なども作れます。寺院では、費用の試算などで使っています）

Googleスライド
（PowerPoint同様に発表資料が作れます。
図が作りやすいため、寺院の改築案や議論用の資料に使っています）

そして、これらのツールは、出力形式をいろいろ選ぶことが可能です。Googleドキュメントのダウンロードの選択肢にあるようにWordユーザにむけた(.docx)形式の出力もありますし、OpenOffice向けの出力などもあります。スマホで共有する際は、PDFにしてLINEで送るなどする場合もあり、この出力形式の豊富さは重要です。

Googleドキュメントのダウンロードの選択肢

３．ファイルの共有がしやすい

WEBを介して、同じファイルを共有したり編集することが可能になります。また、共有したいファイルは選択できるので、見せたくないものは見せずに共有ができます。

ファイルのリアルタイム編集

２で紹介したGoogleドキュメントなどのファイルについては、複数人が同時に編集することも可能です。画面右上にある共有というボタンを押すと共有先のGoogleアカウントを指定したり、リンクのアドレスをコピーすることも可能です。リンクのアドレスをコピーする場合は、アドレスさえ知っていれば誰でもアクセスすることが可能になります。

こうやって共有した同じファイルを各自が自分のPCやスマホで見ながら内容を編集するなど共同作業が可能となります。
音声による通話を行いつつ、参照資料として使うことも可能です。音声通話は電話でも可能ですが、GoogleのWEB会議機能のGoogle MeetやLINE、ZOOM、iPhoneのFacetimeなど色々選択肢があります。
ちなみに住職がこの手のITに若干弱いこともあり、LINEで音声通話だけしながら各自PCでファイルを見るといった使い方が多くなりました。中には、スマホでPDFを眺めながら寝床に入りながら話をするといった状況もありました。

ファイル\フォルダの共有

Googleドライブの強みはフォルダ自体に共有設定ができることです。写真データや動画データ、各自が作った文章ファイルなど、目的別に誰かがフォルダをつくってまとめたとします。そのフォルダにあるファイルを共有したいとした場合、フォルダごと共有が可能です。

フォルダに共有設定も可能

まとめ　資料の電子化と共有は、寺育の強い味方

Googleドライブの宣伝みたいになりましたが、数人の集団がお金をかけずに文章や図を共有するには、とても有用なサービスです。
企画資料やチラシの原稿をGoogleドキュメントやGoogleスライドで作ったり、費用の計算をGoogleスプレッドシートで試算したりなど色々、寺育に必要なツールがそろっています。

ただし、住職が全くIT関係がダメという場合は、このGoogleドライブの活用も難色を示すかと思います。しかし、IT関係の充実なくして、効率的な寺育は厳しいと考えています。そのため、寺院サポーター側だけでも資料の電子化・共有化を図ったうえで、住職はせめてそれをスマホででも閲覧できるところから始めることが大事かと思います。
　もちろん逆もあり、ITが得意な若い住職さんにも関わらず、年配の寺院関係者が紙しか受け付けないという場合もあるかと思います。しかし、余計な印刷作業は減らすべきとも思いますので、あきらめずに効率化を進めるしかないかと思います。

　数年前までは住職の資料はWordで長々とした文章を印刷したものでした。しかし、江戸川夫婦の資料の投入もあり、図や絵も含め、年配の方にも見やすい資料を作る素地ができてきています。その結果、住職自身も図や表なども使った資料の作成もできるようになってきています。
　また、江戸川夫婦の作った企画書などを再利用して、ほかの関係者との議論に使うなど、効率的な資料の運用もでき始めているという状況です。古いPC内で、日付だけ変えてコピーされてきた定型のイベント案内も、共有化することでイベントの在り方や訴求力の有無など議論が起こりました。こういった寺の当たり前を掘り起こして、ちゃんと考え直すきっかけとしても、電子化・共有化は役に立っています。

　若干、住職の自己啓発的な話になってしまったので話を戻します。
　住職としても、Googleドライブのように単純に情報を共有しやすくする手段を常に持っていれば、遠方でも住職の手伝いをお願いができます。そのため、まずは使い始めてみるというのはいかがでしょうか。