電話でうまく話せない…電話苦手さんのための『好印象になる電話のポイント』

こんにちは、転職できるくんの川辺です。

いつまで経っても電話が苦手なままなんです…という求職者の方は、実は職種を問わず多くいます。
それでも、転職活動をしているときは
「初めて応募企業の方と話をしたのは”電話”です。」
という事はよくありますし、何かと電話する機会も増えてきます。

表情が見えない電話だからこそ、
その対応によって印象は大きく左右されます。

電話も面接の一部！とまではいかないかもしれませんが、電話対応でも好印象を与えられるポイントをまとめてみました！

電話の印象をよくする３つのポイント

◆ポイント１　『明るくハキハキと、気持ちを込めて』話す
電話は話し相手の表情が見えません。
したがって声の大きさ、トーン、話し方で印象が決まります。

「暗くてボソボソ」話す人と
「明るくハキハキ」話す人であれば
後者に仕事を任せたいと思うのが当たり前ですよね。
空元気で話す必要はありませんが、相手に自分の声がはっきり伝わるように話すようにしましょう。

また心此処にあらずのような電話では相手を不快にしてしまいます。
過剰になることはありませんが、気持ちを込めて受答えや話をしましょう。

◆ポイント２　『正しい言葉使い』で話す
仕事探し中に企業と電話をする場合はどんな状況であっても敬語です。者によくある”間違った敬語”や”失礼な言葉使い”にならないように気をつけましょう！

【電話でよく使ってしまう「間違った敬語／失礼な言葉使い」の例】
《例1》
×　『了解しました』
○　『承知しました』『かしこまりました』
最近は薄れていますが、「了解」という言葉は”上から相手を見て許す”ときに使うといわれています。
企業との電話では使わないのが無難です。

《例2》
×　『すみません』
○　『申し訳ございません』または『ありがとうございます』
「すいません」は会話でよく使われる言葉ですが、
企業との電話言葉には適しません。

・謝罪の場合：「申し訳ございません」
・感謝の場合：「ありがとうございます」

といったきちんとした言葉を使いましょう。

◆ポイント３　『相手の話を最後まで聞く』べし

話の途中で質問が浮かんでも、相手の話が終わってから質問しましょう。
話の腰を折ってしまうと話の筋道がずれてしまうこともあり、相手にいい印象を与えられません。
時間と心に余裕をもって電話をすることが大切です。

これだけ抑えれば怖くない！ 電話対応の5つのテンプレート

【ポイント①→自分が誰なのかを簡潔に伝える】
◆電話をかける時は、必ず自分の名前を伝える
「お忙しい中失礼いたします、先日御社の求人募集に応募した○○と申します。」
まずは忙しいところ突然電話していることに対する挨拶代わりのお詫びの言葉を伝えます。挨拶の後に自分が誰なのかを簡潔に伝えましょう！

【ポイント②→どこの誰と話したいのか伝える】
◆話したい相手を伝える
「採用担当の○○様はいらっしゃいますか？面接の日程について話したいのですが。」
話したい相手の名字だけでは伝わらないことも多いため、「□□担当の○○さん」とか「△△部の○○さん」といった具体的な担当や肩書きもつけると親切です。短くまとめた要件も事前に伝えておくことで相手側も対応しやすくなります。

【ポイント③→5H1Wを抑えた文章で話す】
◆要件を伝える
相手に必要のない情報は話さないように気をつけます。5H1Wを抑えた文章で話しましょう。

《5W1Hとは？》
when ：いつ
where：どこで
who：だれが
whom：だれの
what：何を
how：どのように

【ポイント④→電話相手に感謝する】
◆電話をきる
「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」
自分に時間を割いてもらった事への感謝を伝えます。

【ポイント⑤→自分からかけ直すときは】
◆相手が不在の場合
「いつ頃お戻りの予定でしょうか？改めてこちらからお電話させていただきます。」
何度も電話対応する手間を省くため、必ず戻りの予定時間を聞きましょう。

◆電話がかかってきた場合
電話がかかってきた場合は、電話の取り方に気をつけてください。
いつ、どの電話が企業からの電話であっても良いように、
仕事探しをしている間は、どんな場合でも丁寧に電話に出る習慣をつけましょう。

いつになっても電話が苦手…という理由には、マナーや話す内容を頭で整理しきれておらず焦ってしまうということが挙げられます。

事前にしっかりと準備を行い、ポイントを整理しておくことで徐々に電話対応も慣れていくことができます！
電話応対は転職後も必要になるケースが多いので、少しずつ苦手を克服していきましょう！

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