わかりやすいマニュアルを作ための6つのポイント

要約

わかりやすいマニュアルを作るのに必要な要素を紹介していきます。せっかく作ったのに使われないという方は、目次のポイントを参考にしてみてください。

はじめに

マニュアルを作ったのだが、見にくい、何が書かれているか分からないと言われたことはありませんか？
せっかく頑張って書いたのに、そんな事言われると辛いですよね。。。
私が意識しているポイントを述べていきます。

0. 手順書を作りたいのか？参考書を作りたいのか？

マニュアルと一言に言っても「どんな状況」で「どんな相手」に読んで欲しいのか？というのを決めるのが大切です。

「内容をわかりやすく解説する参考書」と「読みやすい手順書」はトレードオフです。

例
手順書: ボタンAを押す→10分待つ→ボタンBを押す
参考書: 溶液を希釈する為にボタンAを押して、反応を安定させる為に10分ほど待って、別溶液を入れる為にボタンBを押す

あなたがイメージしているのはどちらでしょうか？

参考書の場合はわかりやすいパワポを書けば良いので、今回は手順書を前提として話をしていきます。

1.箇条書きと行動で書く

完成形のイメージとしては「数字を追ったら作業が終わっている」というものです。そのために「箇条書き」と「行動」を意識します。

箇条書きで書く

１つの数字に１つのことを書いていきましょう

例
✕　1. ボタンAを押して10分待ってボタンBを押す
◯　1. ボタンAを押す　2. 10分待つ　3. ボタンBを押す

マニュアルを読んでいる時には、マルチタスクにするのを避けたいので、単発な指示を積み重ねていきます。

行動で統一する

例
✕　1. 溶液を希釈する 　2. ボタンBを押す
◯   1. ボタンAを押す　2. ボタンBを押す

「行動」と「目的やすること」を混ぜないように、「行動」で統一しましょう。

もし「目的やすること」を載せたいのであれば下記のように段落をずらしましょう。

1. 　溶液を希釈する
　1-1 ボタンAを押す
　1-2 ボタンBを押す

2. 理論や細かい説明は補足パートにまとめる

説明を書いても1行程度にしたほうが手順書として見やすいです。

「手順になれること」と「内容を深く理解すること」は別問題です。最初に定義したように手順書を目指しているので、理論や細かい説明などは最後の補足スライドへ入れましょう。

3.イラストはWindowまで入れる

下記のような指示があった時に図１と図２ではどちらの方がたどり着きやすいでしょうか？

Excelにある表を参照して、表示されたアルファベットに対応する溶液を取る

図１

図２

ソフトを参考にする時に、Windowやtabまで入れておくと、直感的にどのソフトの何を参照にするか理解しやすいです。

4.やることを書く、やらない事を書かない

基本的には「やることベース」で書きましょう。手順を追えば完了するので、やらないことは敢えて書きません。

◯　Aボタンを押す
✕　Bボタンを押さない

※もし本当にダメなこと(怪我や命の危機に関わる、データが消える可能性がある)ことなどは、赤文字などでシンプルに強調します。(使いすぎると効果がないので、数少なく絞りましょう)

5.スペースを惜しまない

スペースを惜しんで一枚にみっちり書くパターンがありますが、とても見づらいのでスペースを惜しまず余裕を持って書きます。

6.作ったマニュアルを自分で追う

これを一番やってほしいのですが、作ったマニュアルを最後に自分で追ってみます。そうすると、「あ、ここの部分を飛ばしているな」「これは分かりづらいな。。。」など気づくところが山程出てきます。

このひと手間をやるだけでクオリティーが変わってくるので、ぜひやってみてください。

まとめ

マニュアルを書く際の注意点についてまとめました。読者の方は「少しでもわかりやすく伝えよう」という気持ちで書いていると思います。本記事がその手助けをできれば幸いです。

それではまた。