効率化に必須の２つの武器とは

こんにちは。古尾谷です。
今回は弊社が効率化のために使っている２つのツールについてご紹介をさせていただきます。

今まで色々な効率化ツールをテストしてきた中で、この２つは間違いなく効率化に役立ったと言えるものです。

① 弥生スマート

■「弥生スマート」とは？
簡単にいえば「自動取り込みサービス」です。
現金のレシートや銀行通帳、請求書等をスキャナーに読み込ませ、専用のアップローダーで弥生に送ると、最長3営業日後に弥生会計に仕訳を入れることができます。

他社からも同様のサービスはリリースされており、弥生スマートは後発のサービスです。
それでも弊社が弥生スマートを採用したのには、下記のような理由があります。

▼弥生会計と一体感が強い

たとえば、現金支払いの経費を取り込んだ場合、弥生会計バージョン２１からは証憑ビューアー機能が実装されていまして、このボタンを押すと専用の画面が立ち上がり、スマートで取り込んだ仕訳の証憑画像を表示することができます。

社内の月次処理時に確認できるのも便利（いちいちレシート等を探さなくて良い）ですが、顧客との打ち合わせ時に領収書を持ち出さなくても画面で確認してもらうことができるのも大きな強みです。

弊社の場合、現場ではほぼ１００％弥生会計を使っていますので、弥生会計との一体感のあるサービスは導入の心理的なハードルも低く、スムーズに移行できています。

▼仕訳について学習機能が実装

弥生会計上で特段何も登録作業をしなくても、弥生会計上の勘定科目等の修正がそのまま学習機能として蓄積され、２回目以降の取込については劇的な効率化が生まれます。
この学習機能については当然同類のサービスにも実装はされていますが、やはり使い慣れた弥生会計で、作業の変化が生じず導入できるというのは大きなメリットです。

顧問先の規模や会計の内容によりますが、平均すると手入力でデータ入力をしている場合と比較して、1/3～1/4の作業時間に短縮されています。
自動取り込みサービスの中では使いやすくお勧めです。

②早業バンク

■「早業バンク」とは？
早業バンクも自動取り込みソフトです。
弥生スマートとの使い分けとしては、CSV形式をメインとし、クライアントが独自作成しているエクセル（売掛帳・買掛帳・現金出納帳・給与台帳など）データを弥生会計に取り込む際に活用しています。

実は弥生スマートでもＣＳＶを取り込む機能は実装されていますが、対応しているフォーマットやカスタマイズの幅の広さなどを考えると、早業バンクに軍配が上がります。

クレカ明細のＣＳＶを振替伝票で弥生に取込をする場合は必須になりますし、クライアントの独自作成エクセルについて取込をしようと思った場合、早業バンク以外は中々難しいのではと思います。

預金通帳やクレジットカードなどはCSV形式で出るものも多いため、早業バンクを活用すれば短時間で入力が完了します。

▼弥生会計との相性が良い

この早業バンクも弥生会計との相性が良い（公式に連動ソフトとして販売されている）ことが、導入の際にも大きなプラス要因でした。

早業バンクの導入にあたっては、効率化推進の難しさを学ぶ機会にもなりました。

今から約７年前、弊社として初めて本格的に外部の効率化ツールの導入を進めましたが、現場に浸透させるのは手間がかかりました。
現場のスタッフの中には変化への抵抗があり、なかなかスムーズに行くものではないと実感をしました。

思考錯誤の結果、各オフィスごとに導入に前向きなメンバーを少人数育成し、一定数のポジティブメンバーが揃ってから全体導入の手順を踏む流れとなりました。
導入から現場への浸透にかかった時間は約半年ほどです。

現在では、必ず新入社員に早業バンクの使い方を教える流れになっていますので、必須ツールとして定着しています。

効率化ツールの未来

弥生スマートコネクト（マネフォ・Freeeでお馴染みの口座連携）を今後普及させていくプランもあり、既存顧客でＣＳＶを取得するのがルーティン化できている顧問先には引き続き早業バンクを使い、新規顧客については入り口から口座連携を進めていく方法も検討しています。

そのため早業バンクは、弥生スマートコネクトが銀行口座・クレカの連携が浸透するまでの間は引き続き活躍しますが、時の経過にともない徐々にシェアは少なくなっていく可能性もあります。

ただ、ひとつ気がかりなのが昨今のコンプラ重視の風潮の中、口座連携というサービス自体がどこまで成立するのか不透明というイメージがあります。

現にＡＰＩ連携を拒否している金融機関が存在していることからも、銀行側としては連携自体に積極的ではないことが分かります。

将来的に口座連携に否定的な銀行及び顧客が増えてきた場合においても、早業バンクの推進はリスクヘッジになると考えています。

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