初めてのオンラインイベント開催

なんでもやってみるものです。先日オンラインイベントを開催してみました。これまでUX系イベントやデザイン思考、アート思考など参加する側でしたが、今回は主催者側での失敗談などを書き出したいと思います。

ちなみに開催したイベントはこれ！

初開催なのにリハしなかった

それには訳がありまして、、、オンラインイベントなのですが、開催場所は自宅ではなく病院内の会議室から。医療従事者の先生方が忙しいこともあり、機材を入れたのリハなどは行えませんでした。というか、他の人のセミナーをみて、準備せんでもいけるかな？！とタカを括っていたのが正直なところです。

ネット回線はちゃんと確認しよう

病院内の会議室を使うことで想像できるかもしれないが、WiFiなどは飛んでいません。厳密にいうと飛んでいるが、院外の人やPCは使えない。となると、zoomミーティングをドコモ回線に頼るしかない。頼むぞドコモ。

準備物

準備したのはこんな感じ。
一眼レフ（Sony α7iii）、macbook pro 13 inch、キャプチャーボード（Avermedia avt-c878 plus）、一眼レフ用集音マイク（RODE VideoMicro）、三脚、各種電源コード（3mのものを2本など）、卓上のスマホスタンド、置時計など。
当日に延長コードを購入しておいてよかった。２時間のオンラインということでカメラの電源をつなぎっぱなしにしないとマズかったので、電源コードは長いもの必須。

ハウリングする

macbook proを一眼レフを接続し、zoomの設定で、マイクをAvermedia avt-c878 plusに、スピーカーをシステムと同じに設定した。18:25から徐々にzoomに入ってきたので、macbookをみながら話そうと思ったら、思いっきりハウリングする・・・困った。どうしようもないので、macbookにて話すのを諦め、登壇者のPCの画面に映りこみ、話すことに。（かなり焦った）

音声が途切れる

ドコモの回線も流石に厳しいようだ。参加者が20名を超えてきてから、音声が途切れるようになった。できるなら次は光回線を使いたい。

画面共有できないことに焦る

登壇者である先生からスライドがあることを当日30分まえに伺い、画面共有すればいいかと思ったいたが、ミーティング機能では、ホストを変更しないといけないらしい。急遽先生にホスト権限を譲り、対応する。ちょっと高いがウェビナーにした方が良かったかもしれない。

3密は避け、メンバーも距離を取って遠くに座る。

自分のシナリオ通りに話せない

初めてのことだし、カメラに向かって話すことの無機質さよ。macbookの前で話すのとは訳が違うな。言いたいことが全然話せなかった。あらかじめドキュメントを作成しておこう。

待機室＆入室許可問題

zoomには待機室とホストによる入室の許可が設定できる。悪意のある人が入ってこられても困ると思い、待機室と入室許可を設定していたのだが、今回ホスト権限を登壇者に渡していたことで、少々遅れて入ってきた人に許可を出せなせなくて、申込者の半数しか入室できなかったかもしれない。

そう言っても、イベントは進む。宮良先生の話は専門的であったがわかりやすい。視聴者の質問も多く挙がっていた。

未来の在宅医療を考える後半のパネルでは、Medical Design Lab.のメンバーである加藤さんと西さんからも多く質問が上がり、宮良先生の回答にも熱が帯びる。

参加者を巻き込むことができなかった

参加者へ質問を促したりすることは非常に難しいと感じた。座って画面をみながらやっていくこととは違い、全員の顔を落ち着いて見れないし、今回は医療従事者も多く、顔出しNGの人も多かった。全体を巻き込む工夫が必要だ。

経験がものを言う

まだオンラインイベントを開催していない人がいて、もしこれからやりたいと思うなら、ぜひテストをすることをオススメする。しかも家族や友人に参加してもらって、どんな風に見えているのか、聞こえているのかなどチェックしてもらうことが大切だ。

何はともあれ、無事に開催できたことに感謝。参加者の皆様、ご協力いただいた先生方、皆様ありがとうございました。次回はもうちょっとスムーズな運営ができることを心から祈る。