今日のありがとう25(無駄な会議)

時間の無駄に感じられる会議よ、より良い会議がどのようなものなのかを考えるキッカケを与えてくれてありがとう。

みなさんは、会議の時間をどのように捉えているだろうか。

当然、人間なのだから捉え方は千差万別であり、活発な意見交換がなされるから楽しいと感じる人もいれば、時が過ぎるのを黙って待っているだけで楽だから好きという人もいるだろう。

やっかいなのが、時間の無駄に感じてしまう会議である。

私が経験してきた無駄に感じる会議の特徴を列挙し、より良い会議がどのようなものなのかを考えてみたい。

無駄に感じる会議の特徴
①「ただの連絡（報告）会」
メールやLINEなど、社内連絡ツールで事足りるはずのことを、わざわざ一堂に会して話す必要がない。それにもかかわらず、貴重な時間を割いて集まりたがる意味がわからない。
→より良い会議にするためには、会議の種類を明確にする必要がある。わざわざ大人が貴重な時間を割く目的がどこにあるのかを浮き彫りにするべきである。

②毎回、議題が同じで進展がない
話が進んでいけば、まだマシではあるが、毎回同じ議論を繰り返し、何がしたいのかが意味不明なパターン。会議の運営者が、会議で出た疑問点を調整するのかと思いきや、それもしていなかったときには目ん玉が飛び出るかと思った。会議の時間が設定されてあるから、無理に会議をしている感覚。これならば、会議をしない方が皆うれしいレベル。
→より良い会議にするためには、会議運営者を変更せざるを得ない。あるいは、会議参加者の中で役割を分担して進めていく体制を取らなければ、行き先は堂々巡りの地獄である。

③「物事が決まらず、フワッとした空気で終わる」
いわゆる、なんとなく雰囲気で会議が進行しているケース。物事が決まりそうで実は決まっていないという非常に危うい状態。責任の所在もハッキリとせず、誰も自分ごととして捉えていないので、大きなミスを誘発する。
→より良い会議にするためには、責任者の確定と期限の設定が必要である。

④「話し手の自慢話が永遠に続く」
会議の論点からズレていき、気づけば自分の話ばかりをしているケース。飲み会ならまだしも(若手が最も避けたくなるパターンではあるが)、空気を読まず（読めず）永遠に続く話かのように語り始められた際は完全にお手上げである。会議という時間を使って、お話を聞いて差し上げる仕事に切り替わってしまっている。
→より良い会議にするためには、誰かが「そういえば、○○の件はどうなっていましたっけ」と話題を転換するしかない。そして発言者に対する条件の設定も必要で、提示した時間内で発言するルールを盛り込むのもありか。

以上のように、無駄に感じられる会議を通じて、より良い会議を考えることができたので、決して無駄ではなかったようだ。

無駄な会議よ、気づけば会議が無駄ではなかったことを示してくれて本当にありがとう。