時間がなくて、好きなことをするができないけど、アニメやゲーム、旅行などに行けて好きなことが出来る。効果的な時間管理術５選！！
どうも！
たつです！
今回は、
時間が無いと
思わなくなるために
必要な
「効果的な時間管理術」
について紹介します。
なぜ
「効果的な時間管理術」
が大事なのか？
それは
時間を管理できないと
ストレスから焦りがきて効率ダウン
忙しくてプライベートとの
時間のバランスが取れない先延ばしにしてしまい負担が増える
といったように
悪いことだらけに
なってしまいます。
しかし
この後紹介する
効果的な時間管理術
を実践すれば
収益につながるまでが早くなる
ワークバランスの実現できる
常に成長し続けられるようになる
ようになります。
少し大変なのですが
良いことづくしですね。
効果的な時間管理術とは？
１つ目は、
明確な目標設定です。
2つ目は、
タスクの優先順位付け
です。
３つ目は、
スケジュールを管理する
です。
４つ目は、
自分に一番合った
タスクの消化の方法
です。
そして最後、5つ目は
作業環境を整え
集中して作業するすること
です。
それでは1つ目から順に
紹介していきます。
明確な目標設定
達成できない目標は
やる気を下げてしまう
1番の原因になります。
なので達成可能で
なおかつ
具体的な目標だと
良いです。
具体的な目標設定のために
SMARTの原則を使います。
そもそも
SMARTの原則
ってなに？？
と思う人もいると思うので
解説していきます。
SMARTの原則とは
簡単に言うと
これに基づいて
目標設定をすると
良い目標ができる
というものです。
S pecific(具体的、分かりやすい）
Measurable（計測可能、数字になっている）
Achievable（達成可能）
Relevant（関連性がある）
Time・bound（期限が明確）
英語がズラっと
並んでますが
使い方さえ覚えれば
英語は覚える必要はありません。
それでは
具体的な使い方を
説明します。
例えば
毎日、本を読む。
という目標があったとします。
この目標に
SMARTの原則を
当てはめていきます。
まず最初の
Specific（具体的、わかりやすい）
を当てはめます。
毎日、資格取得のための本を読む。
となります。
次に、
Measurable（計測可能、数字になっている）
を当てはめます。
毎日、30分、資格取得のための本を読む。
となります。
そして、
次の
Achievable（達成可能）
仕事時間や睡眠時間
通勤時間、家族時間、食事時間
もしも残業になったら可能か？
など
無理なく現実的に
こなせるような目標にします。
達成できない目標を設定してしまうと
達成できない状況になった時に
やる気がなくなってしまいます。
「今日は達成できないな」と
思いやらなかったら
次もやらなくなってしまいます。
なので、気持ちを落とさずに
高い状態で行動するためには
達成可能かどうかを重視しましょう。
次に、
Relevant（関連性がある）
です。
目標設定の時に
この目標を達成することが
何につながっているか？
それを意識すると
やる気の維持に繋がり、
毎日の作業の継続も
しやすくなります。
自分のベネフィット（理想）
を叶えられる目標なら
大丈夫です。
最後に、
Timebound（期限が明確、今日やる）
です。
人が動く時は
期限があるときだ
と言われてます。
なので、
期限を明確にすると
動きやすくなります。
開始の時間も
決めてしまうとさらに
動きやすくなります。
具体例を書くと
朝６：００に起きて
仕事に行く前の30分を使って
資格取得の本を読む。
帰ってきて
２０：００から30分
資格取得の本を読む。
遅くとも毎日の読書は
２１：００まで
には終わらせる。
など、具体的に
決めると行動しやすくなります。
このように、
SMARTの原則を
適用すると具体的で行動しやすい
目標設定をすることが出来ます。
ここまで具体的に
目標設定する人は
なかなかいないと思います。
時間がある時に
自分自身の具体的な
目標を決めて
行動してみてください。
優先順位付け
次に、優先順位付けです。
フランクリンのabcd事項
を適用します。
フランクリンのabcd事項を
知らない人もいると思うので、
説明します。
時間管理のマトリックス
ともいわれています。
フランクリンのabcd事項は
日々のタスクは、
abcdの4つに別れます。
というものです。
a事項（緊急性が高く重要）
例えば、
締切直前のタスク、病気、
事故、災害、仕事、学校など。
b事項（緊急性が低く重要）
例えば、
準備や計画、人間関係の構築
適度な息抜き、予防接種など。
c事項（緊急性が高く重要でないもの）
例えば、
突然の電話や訪問
メール対応など。
d事項（緊急でも重要でもないこと）
例えば、
過度な息抜き、暇つぶし
その他無意味な活動など。
ここでひとつ問題です。
この4つの中で
１番大事なのはどれだと
思いますか？
答えは、
b事項です。
もちろんa事項
も大事ですが、
b事項の
準備や計画を
怠った結果
a事項が増えて
しまいます。
b事項を上手く消化
出来れば、
a事項が増えずに
タスクでパンパン
になることはなくなり
自分のやりたいことを
できるようになってきます。
なので
1番大事なのは
b事項になります。
自分の日々のタスクを
abcdにあてはめて
優先順位を決定し、
b事項をこなせる
ようになることが理想ですね。
時間確保の方法
ここまでの記事で
目標設定の仕方や、
タスクの優先順位の
決定の仕方が
分かったと思います。
次は、
時間確保の方法を
紹介していきます。
ここでは、
4つの具体的な行動と
2つの考え方を紹介します。
まずは
4つの具体的な行動です。
日々のタスクを管理する
1週間～2週間たったらタスクをチェックする。
そのタスクの意味を知る
タスクを時間で分けて管理する
それでは
１番から紹介していきます。
日々のタスクを管理する
タスクをこなすたびに
スケジュール帳に書き込みます。
自分が毎日どんな動きをしているか
可視化させていきます。
ひとつ注意して
欲しいことがあります。
一日の終わりに
まとめて書き込みたくなる
気持ちはわかりますが、
それをやってしまうと
細かいタスクを
覚えていないこともあるので、
めんどくさいかも
知れませんが
なにかする度に都度
書き込んでください。
最低でも
1週間～2週間
継続してください。
なぜ1週間～2週間
なのかは
次のところにつながります。
1週間～2週間たったら
タスクをチェックする
1週間～2週間たったら
自分が何に時間を使っていたのか
チェックします。
この時に
休憩の時間が多かったり、
ご飯の時間が長かったり、
振り返ってみると
自分では気づかなかったことを
俯瞰的に判断できます。
毎日2時間休んでたけど
1時間半にしよう
といったように
改善点が見えるようになります。
チェックして振り返る作業は
めんどくさいですが
無駄な時間や
スキマ時間などが
見えるようになるので
その時間を確保
できるようになります。
一日10分
作業時間が増えれば
1週間で
70分
１ヶ月で
35時間
作業時間を
確保できるようになります。
そのタスクの意味を知る
ここも一緒に
考えて欲しいところです。
毎日作業に
忙殺されてて
楽しくない
そうならないために
毎日やっていた
タスクを
「幸福感」
「達成感」
「人間関係の充実度」
この
3つのカテゴリに
分けます。
幸福感は
趣味や仕事
の時間です。
達成感は
仕事や家事
です。
人間関係の充実度は
家族との時間や
友達と遊ぶ時間です。
この３つに
分けることで
どこに時間を
割いているのか
みえるようになります。
「仕事が忙しくて
プライベートの時間が
取れないんです。」
こんな人は
「達成感」のカテゴリが
多くなっているので
「幸福感」と
「人間関係の充実度」
を増やすための動き
をしていくと
毎日が充実していると
感じられるようになります。
タスクを時間で分けて管理する
日々こなしている
タスクが
今までの
3つのステップで
分かったと思います。
それが分かったら
やるべきタスク
と
やらなくていいタスク
に分けます。
やるべきタスクは
自分自身で
分かると思うので
今回は
割愛します。
やらなくていいタスクの
解説しています。
どれだけ考えても
自分では
答えが分からないこと
効率よくできること
この2つです。
次に、
2つの考え方の紹介
です。
自分時間と他人時間の認識
最速思考と最短思考の両方で考える。
この２つです。
１番から
解説していきます。
自分時間と他人時間の認識
自分時間と他人時間
聞いたことない人が
ほとんどだと思います。
説明していきます。
自分時間とは
「自分のための時間」
のことです。
他人時間とは
「自分が誰かのために使う時間」
のことです。
「タスクを書き出して
そこから毎日の計画立てよう」
となった時に
自分時間だけで
スケジュールを埋めるのではなく
他人時間も考慮して
スケジュールを
立てられるようになると
余裕が生まれてきます。
他人時間がある
前提で
余裕のある
計画を立てる
必要があります。
ここで問題があります。
他人時間はどのくらい
取れば良いのでしょう？
答えは
日々のタスクを
書き出すことで、
自分がどれくらい
他人時間を割いているか
メモしておけば
毎日これくらいかなと
想定できるようになります。
他人時間が
入ってこないこともありますが、
そんな時は、
明日の分のタスクを
先にこなしていくことで
次の日も余裕が生まれ
趣味の時間を
増やしたり
休憩時間を少し長くしたり
仕事に忙殺されている
という状態
にならなくなります。
最速思考と最短思考の
両方で考える
最速と最短で
何が違うかと言うと
ここも説明します。
最速思考とは
作業の
スピードを上げることで
最速でタスクを終わらせようとする
考え方です。
例えば
ショートカットキーを使って
早く作業を終わらせる。
ツールを使って効率化する。
自分の手を早く動かす。
などです。
最短思考とは
作業の量を減らすことで、
最短で終わらせようとする
考え方です。
今までやっていた
作業のなぜ？の部分の背景
を理解することで
無駄な動きをなくして
効率を上げていきましょう。
簡単にまとめると
時間確保の方法は、
日々のタスクを
細かく記録し
１～２週間たったら
タスクのチェックして
そのタスクがどんなことを
意味しているか見る
やることを時間で
分けて管理します。
睡眠時間を削って時間を
増やすわけでは有りません。
自分時間と他人時間が
あることの認識
最速思考と最短思考の
両方で考えていく。
生産性の向上
続きまして、
生産性を向上
させるためには
どうしたらいいのか
説明していきます。
1つめが
今日やるべきタスクを管理する
そして2つめが
自分に合った
タスクの優先順位を見つける
以上の2つです。
1つめから順に
説明していきます。
今日やるべきタスクを
管理する。
少し前に説明した
フランクリンのabcd事項や
タスクの記録をして
毎日やっているタスク
は分かっている状態
だと思います。
しかし、
このままだと
毎日やっている
タスクが多すぎて
b事項からやった方が良い
のは分かったけど
結局、何から手をつければ
いいか分からない
しかも
どれがやったタスクなのか
パッと見で判断しにくい
ということも
あると思います。
そこで迷っている時間ほど
無駄なことは有りません。
やるべきタスクを
明確にするため
タスク管理ツール
を使って
一日の中で
やったタスク
まだ手をつけていないタスク
を見やすく
するのもいいと思います。
「todoリスト 管理 アプリ」
などで調べて
自分の使いやすい、
気に入ったもの
を探すのが
継続するためにも
大事なことです。
次に
2つめです。
自分に合った
タスクの優先順位を見つける。
自分のやっているタスクを
全て書き出します。
ここで
1番大事なのは
「１個目に取り掛かるタスク」
です。
今回は、
やる気が出なくて作業できない人
におすすめの方法と
作業はできるけど
効率が悪い、何からやれば
良いか分からない人に
おすすめの方法
の２パターンの
紹介をしていきます。
まずは
やる気が出なくて作業できない人
におすすめの方法から
です。
書き出したタスクの中で
１番取り掛かりやすいタスク
を1番最初に
やってみてください。
作業を始めたら
意外とそのままの勢いで
次のタスクに
取り掛かりやすくなります。
それでも最初の1歩が
踏み出せないときは
さらに簡単なことを
最初の1歩にします。
例えば、
まず椅子に座ってみる
とりあえずパソコンを開いてみる
などです。
これくらい
小さな一歩から徐々に
始めていくと
始めやすいと思います。
続いて、
作業できるけど効率が悪い
何からやればいいか分からない人に
おすすめの方法です。
今日やるタスクの中で
これだけはこなさないと
いけないと思うものを
1個だけ
選びます。
選び方ですが、
フランクリンのabcd事項を参考に
b事項の中から
好きなものを1個選びます。
１個こなせば
成功体験を積めます。
そこからやる気が上がって
別の作業をしていこうと
いう気持ちになります。
とりあえず1個だけ
というのは
集中力をあげるためにも
大事なことです。
すごい単純なことと
思いますが、
1個だけこなすように
しないと
マルチタスクになってしまい
どれもこれも中途半端に
なってしまいます。
中途半端になってしまうと
まだひとつも終わってないという
焦りからストレスを感じたり
作業が雑になってしまったり
してしまいます。
なので
１個を集中して
こなしていきましょう。
まとめると、
タスク管理ツールを
取り入れる1番取り掛かりやすい
タスクから始めるこれだけはこなさないといけない
タスクを選び取り掛かる
です。
注意散漫の管理
どれだけ
目標を明確にしても
どれだけ
タスクを明確にしても
集中して作業できないと
結局効率が
悪くなって
意味がなくなってしまいます。
なので
注意が散漫しないコツ
を3つ紹介していきます。
１つ目は
環境の整備です。
基本は
静かで落ち着いた場所
で作業することです。
ですが
無音の場所での作業は
ちょっとした音で
集中力が切れやすく
なってしまいます。
なので
多少の雑音がある
状態で作業するのが理想です。
家で作業する場合は
自分の作業スペースを
整えてください。
何も無い状態が
良いです。
誘惑になりそうなもの
はできる限り排除してください。
次に、
デバイスの管理です。
作業中は
通知オフにするや
電源をオフにするなど、
スマホやタブレットの
誘惑から逃げられると思います。
最後に３つ目
集中力の向上です。
ポモドーロ法を活用します。
ポモドーロ法を
知らない人のために
簡単に説明します。
25分作業して
5分休憩を
4回繰り返したら
長めの休憩
15分～30分位
をとる。
という作業時間管理
の仕方です。
25分という
基準はありますが
個人差があるので
基準はあくまで基準なので
自分のなかで
１番集中できる時間
を見つけるのが理想です。
ポモドーロタイマー
というアプリもあるので
使ってみてもいいですね。
まとめ
それでは
今回の記事を
まとめていきます。
SMARTの原則を使い
目標を立て、
フランクリンのabcd事項を
使い優先順位をつける。
スケジュール管理をする。
作業スピードを上げて、
作業量を減らす。
自分に1番合うタスクの
消化方法を見つけて
時間を有効に
使えるようにすること。
作業環境を整え、
集中して作業すること。
なかなか難しいこと
めんどくさそうなこと
あったと思います。
それでも
自分自身の成長のため
だったり、
毎日を楽しく過ごすため
には
今このとき
何らかのアクション
を起こしてみましょう。
僕からの
提案ですが、
この記事を読んだことを
スケジュール帳に書き込みましょう。
「そんな小さなことでいいの？」
と思うかもしれませんが
そんな小さなことでも
あなたを成長させてくれます！
P.S.
「ビジネスについて勉強したい！」
「一緒に頑張れる仲間が欲しい！」
こんなふうに思っている方、
僕と一緒に頑張っていきませんか？
公式LINEでは、
スキル・知識なしだった工場作業員が
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ようになっているのでご安心ください。
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