Asanaつかってチームでリフレクション
2022 Asana TogetherJP アドベントカレンダー
この投稿は、ワークマネジメントツール『Asana』のユーザーコミュニティである、Asana TogetherJP の2022年のアドベントカレンダー用に書きました。私はAsanaのユーザーの1人で、勤務先でAsanaの導入、活用の推進をしています。
2021年のアドベントカレンダーにも参加してました。昨年は、勤務先でAsanaを推進してきた思い出を書きました。
今年は、Asana自体の説明や、Asanaを社内に推進してきた話は一切省いて、私が所属するチームにおけるAsana活用の1つを紹介したいと思います。
一冊の本との出会い
2021年の3月の終わりに、熊平美香さんの『リフレクション』という本に出合いました。
リフレクション（Reflection）とは、自分の内面を客観的、批判的に振り返る行為です。「内省」という言葉がもっとも近いでしょう。
チームで学ぶ方法を探していた
私のチームの業務は企画系で、流行りの全社DX推進をしています。ちなみに、上司以外のメンバーは全員女性。会社のデジタル文化構築を企画する部署が全員女性というと、女性活躍推進の取組っぽく聞こえるかもしれないですが、たまたまです（きっぱり）
便宜上、ここでは私が所属するチームを『私のチーム』と略して書きますが、私はメンバーの上司ではありません。
さて我々は、未来を創る気持ちで目標に向かって仕事をしているのですが、似たマインドの人に元気をもらったりするようなキラキラ素敵体験ばかりではなく、過去の成功体験を前提としてでしか物事を考えられない人と議論することも現実にあり、障壁の高さ、多さを感じることは最早、日常です。
だからこそ…私のチームのメンバーは、普段から得難い体験をしているはずだ、と思っています。
イノベーションの研修を受けたりもしてきましたが、このチームの中でお互いに学びを交換するような方法はないかな…と思っていたときに、先にご紹介した「リフレクション」と、その中で説明されているフレームワーク「認知の４点セット」を知りました。
リフレクションは、経験からの学び方だった
「認知の４点セット」は、事実や経験に対する自分の判断や意見を、「意見」「経験」「感情」「価値観」に切り分けて可視化するフレームワークです。普段の経験の中から何を自分は知覚し、判断しているのか。その背景にはどんな経験があって、どんな感情が紐づいているのか、その前提にどんな価値観が存在しているのかを、客観視して質のよいリフレクションを行うことができます。（ごめんなさい、本にはもっと詳しく書かれています）
あぁ、こうやって経験から学ぶことができるんだ…！と知ったとき、これを私のチームで使わせてもらおう、と考えました。Asanaを使って😃
Asanaつかって、チームでリフレクション
まず、私のチームは、普段からAsanaを使っています。皆自然に使えたわけではなく、ルールを決めながら、こつこつと実践と見直しを続けています。例えば、その年に実施する複数のプロジェクトの、タスク管理やステータスレポートをAsanaで実施して、チームの業務進捗管理と定期報告などに活用しています。
そして、それとは別に、プロジェクト軸ではなく個人軸で、感情も愚痴も織り込んでいい『振り返り』を各自がAsanaで実施＆発表する会を、年４回行うことにしました。
まず、Asanaのプロジェクトテンプレート機能で『振り返りボード』を作りました。１つだけ、ボードの使い方説明用のタスクを左端に入れておいて、あとは６つのセクションを設けています。
それだけで振り返りボードが完成。これを、たった１つ作るだけで、皆が同じフレームを、年４回さくっと作って使うことができます。
６つのセクションは、以下のようにしています
1. 当初の目標・課題 ・・・期初に立てた目標を書いておく
2. 達成したこと
3. 障壁になったこと
4. 新たな課題
5. 気づき・発見・学び・法則の発見
6. 今後の目標（３か月後くらいの）
これらのセクションは、書籍にあった「実践 経験から学ぶリフレクション」を参考にして決めました。
やってみてどうだったか
実はもう振り返りをはじめて２年目なのですが、メンバーの発表内容を聞くことで、
・ その人がどういう経験をしてきたか
・ 何に達成感を感じたか（大事にしていること）
・ 感情とそれを刺激した出来事
・ 障壁をどうやって乗り越えたか（乗り越えていないか）
・ これから能動的に取り組もうとしていること
といったことを、その人の言葉で、知ることができるようになりました。
起きたことだけでなく、内面的なことも含めてです。これが、ハッとすることばかり。お互いに学びを交換できるといいなぁ、という当初の期待以上でした。
また、年４回、目標までの道のりを振り返り、話し合って再計画するので、目標達成度合いも高まりました。その人がどう思っているかを話し合う良い機会になり、上司も振り返り＆発表会についてはポジティブです。
おわりに
Asanaって、こういうワークショップ的なこともできて、便利だな～と思いました。紙を印刷しないし（失くさないし）、画面共有で発表会できるし、きちんと残っていくし、準備の手間が全然かからない。発表会が終わったらアーカイブしておけばOK。メンバーがAsanaを使う機会にもなっています。
年間の振り返り時期を部署プロジェクトにマイルストーンで設定しておけば、忘れず実施できる。
リフレクションｘAsanaの相性は良いなぁと感じています。
タスク管理ではない活用方法なのですが、お気に入りの取組＆Asana活用法だったので紹介させていただきました😃
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