公務員入札契約事務攻略法？？

公務員のみなさん！上司から、入札やって！って言われて困った事ありませんか？（こんな話で唐突ですが・・・）
入札ってなんなんすかね？本当にわからないです。
また私もよくわからないのですが、かつて出納機関で主に物品の契約事務を担当しており、３年間で３０件～４０件弱？の入札事務を担当したことがあります！（まあ、そんなもんか。というのは置いてください。）
まあ入札といっても、各自治体の条例や規則によりけりと思います。
ここでは無難に、共通しそうな話題に焦点を当てたいと思います。

１．「仕様書」はしっかりチェックしよう！

ごくごく当たり前のことです。契約するからには、当然「仕様書」がマストです。「仕様書」とは、簡単にいうと、こんなものを、これぐらいで、このぐらいの期限までに、このような内容で、しっかりやってよね！っていうものです。
「仕様書」は誰が読んでも、同じように理解してもらわないといけません。A 社の担当は「仕様書」をこう解釈したけど、Ｂ社の担当はこうやって解釈したよ。っていうのはだめです。
例えば、物品の仕様書なら、品名、規格、数量、納入期限、納入にあたっての注意事項、基準品があるなら基準品の明示、基準品と同等品で入札したい場合には、その承認方法の明示などをしっかり書かないといけません。
文章量が多いから、なんとなく前例を丸ごとコピペ。っていうのは絶対ご法度です。
担当であるからには、「仕様書」の内容は正確に、詳細に説明できないとダメです。
入札事務は「公平」・「公正」を絶対に厳守です。ここで手を抜いてはだめです。

２．「予定価格」は大丈夫？

次に「予定価格」です。「予定価格」とは、超簡単にいうと、この金額より下回っている一番安い業者と契約ね。っという価格の基準となるものです。（一部例外あり。最低制限価格など・・・）
応札者全員がこの価格を超過していると、入札は不調になります。
応札してもらう「仕様書」の内容が素晴らしくても、どの業者も「予定価格」を超過していては意味がありません。
「予定価格」は入札執行者（知事とかの首長など。）が決定するものです。よって、担当職員はこの価格を知り得てはいけません。
しかし、いきなり首長にこの案件の「予定価格」を決めてください。といっても決められるわけがありません。
それなので、担当職員は予め参考見積を業者から提出してもらい、「予定価格」の算定・積算をします。これを「予定価格」の「参考価格」とし、決裁を回します。「予定価格」に対する参考意見を示すわけです。
時々ある汚職だの官製談合などは、この「参考価格」が漏洩することに始まります。
「予定価格」は入札前に決して漏洩してはいけないものです。また、知り得てはいけないものです。しかし、実務上は担当職員が作成した「参考価格」がほぼ、「予定価格」となることが多いです。
この価格を漏らすやつがごくごく稀にまだいます。当然縄付きです。
「予定価格」は適正に積算しないとならないものです。また、厳重に管理もしないとなりません。

３．入札のシナリオはしっかりできている？

入札事務をするにあたって、各自治体の条例や規則を厳守するのはもちろんですが、当日の入札のシナリオもしっかりできていますか？
どんな事案が起こっても、入札事務の「公平」・「公正」は守らなくてはなりません。たとえば・・・

• 入札前に条例や財務規則を厳守するよう言うセリフはありますか？

• 入札書を厳封するよう指示するセリフはありますか

• 委任状の有無を確認するセリフはありますか？

• 入札書に何を書くべきか指示するセリフはありますか？

• 入札後に今後の契約事務の進め方についていうセリフはありますか？

• 不調となった場合、今後の対応についていうセリフはありますか？

ほかにも各種事案に備えた準備が必要です。入札中に応札者から異議が出るようではいけません。
ただ、最近は電子入札の普及で、一同に会して紙入札。という時代は終わりつつあるので、この「シナリオ」っていうのはあまり重視しなくても良いかもしれません。

まあ、こんなところではないでしょうか？

入札は、何回やってもなれませんね。本当に、毎回緊張します。