タスク（案件）管理を効率よくこ（漏れなく）なす方法

今まで色んな人を指導、教育してきて1番多い反省の言葉は
さーせん忘れてました！
これです。さーせんじゃねーよ。

さて、どうやったら忘れなくすることができるのでしょう。
そもそも人間は忘却の生き物を言われており忘れるのがデフォのようです。
だからこそAppleのAPPストアなどをみるとリマインダー系アプリやカレンダー系アプリが多いのです。

WEBサービスもremember the milkなどといったものもあるぐらい。
みんないかに忘れないかに心を砕いているかがわかりますね。
それでも達成できないので日々同様のアプリがリリーズされ続けています。

年末の本屋に行けば手帳術系の本も大量に刊行されています。
筆者も御多分にもれず色んなAPPや手帳を使いました。
紙の手帳は今でも愛用しておりますが、案件管理に関してはデジタル端末の方が優秀かと思います。

色んなAPPを使った結果、現在は1周回ってApple純正のリマインダー機能を使うようになりました。
アプリはどれでもいいのですが、アップル純正のものならiCloudで連携するので、身の回りが全部Apple製品になった筆者にとっては1番都合がよかったのということですね。

携帯やパソコンをキャリアを揃えずに使っている方はマルチプラットフォームのWEBサービスが使いやすいかもしれません。

どのサービスを使ってもできることは似たり寄ったりですので、リマインダーを使う基本的な方法。

タスクの入力
・その日の仕事を始める前、もしくはその日1番最初の仕事としてタスクをつける
・思いついた（思い出した）時に後回しにせず随時タスクをつける
・外部（友人、知人、同僚、上司、取引先など）から案件が入った時にタスクをつける
・仕事が終わる2時間前に「タスクを確認する」というタスクをつける
・「明日のタスクを作る」というタスクをつける
これを100％実行するだけでかなり漏れが減ります。
時間指定の分だけはアラートが出るようにしておきます。

そして、その日終わらなかったタスクは必ず翌日に繰り越します。
翌日のタスクは繰越からスタートするという状態です。

タスクの消化
・何か一つ作業が終わったらタスクを確認する。そしてタスクに上がっている作業であればチェックして完了にする。
これを一日繰り返して終了2時間前のリマインダーで最後の追い込みでタスクを消化する。
1・優先順位は時間指定があるもの。
2・軽くて数がこなせる案件
3・それ以外

この優先順位で最後の2時間で可能な限り消化します。
これをしっかりやれるように習慣化します。
習慣化のためにはタスクに時間指定のアラートをつけておくのが効果的です。
最初はタスクのためのタスクになるので煩わしさもあるでしょうが、習慣化が進んでくると無意識にこなせるようになってきます。

しっかりとタスク管理を実行して最大効率で仕事ができるようにしましょう。
タスクに漏れが出て緊急対応をすると精神的にも肉体的にも疲労して仕事のパフォーマンスが落ちていきますので。