優先順位のつけ方は相手の作業時間を意識するだけ

こんにちは、たなしょう（@tanashobusiness）です

仕事を始めて先輩や上司からよく言われるのが「優先順位をつけなさい」ということ。ビジネス書には「緊急度と重要度を意識して分けること」みたいなことが書かれていますが、そもそも緊急度と重要度の分け方なんて分からないですよね。

そこで、このnoteでは、仕事内容ではなく順番だけにフォーカスして優先順位のつけ方をお教えします。

結局すべての仕事をこなさないといけないので、やる順番を意識すれば結果的に早くこなすことができます。

ちなみに私は普段こんな内容でつぶやいていますので、良ければTwitterもフォローしてください。

優先順位の付け方で大事なのは、緊急度とか重要度とか言う抽象的な概念よりも、まずは次の2つを徹底しましょう。

・いつ相手にボールを渡すのか
・相手がボールを持っているうちに何をやるのか

重要度とか考え始めるのはこの2つが出来てからで十分です。

お盆前にちゃんとボール投げてきましたか？

— たなしょう🖊経理マン（転職活動中） (@tanashobusiness) August 10, 2020

優先順位のつけ方のポイント

では早速、仕事の順番のつけ方のポイントをお伝えします。

1、相手の作業時間を含めて段取りを行う。
2、相手の作業時間に行う仕事を決める。

たったこの2点だけです！

この2つを意識するだけで効率的に仕事をこなすことが出来ます。

具体例で説明しますね。私は経理で働いているので、経理業務を例に説明します。

経費精算の内容をチェックする仕事を行っているとします。その業務フローを簡単に並べると、以下になります。

1、従業員Aが経費精算の書類を経理に提出する。
2、経理部員が経費精算の内容をチェックする。
3、修正があれば従業員Aに返却する。
4、従業員Aが再度修正して提出する。
5、経理部員がチェックして問題なければ上長に提出する。

この5ステップまでとします。

ここでのポイントは自分の作業と、相手の作業を分けることです。
上記の5ステップを自分の作業（赤色）と相手の作業（青色）に分けるとこのようになります。

そして、これをあなたが100人分処理しないといけない場合、どのようにするのが効率的だと思いますか？ポイントはさっきの2つです。

1、相手の作業時間を含めて段取りを行う。
2、相手の作業時間に行う仕事を決める。

これをふまえて考えるといかがでしょうか？皆さん答えは出ましたでしょうか？ちょっとだけ考えてみてから続きを読んでくださいね。

では、答え合わせをしましょう。

①から⑤までを100人分ずつ進めていくとすると、効率が悪いのは分かりますでしょうか？

理由は④の作業です。100人が修正している間あなたは待ちぼうけで他にやる仕事がないからです。もっと言うと①の作業も全員が同時に提出することは実際にはないので、100人分揃うまで待っていても時間の無駄です。

1つの正解としては3分の1ずつ分けて行うことですね。

このように矢印10個分の時間で終えることが出来ました。
①から順番にやっていたら、全部で矢印は15個あるので、15個分の時間がかかっていたことになりますよね。3分の2の時間で完了できています。

では、最初にお伝えしたポイントに戻りながら解説します。

1、相手の作業時間を含めて段取りを行う。

これは、相手がこっちの思惑通りに作業してくれるとは限らないので、出来るだけ時間に余裕のある段階で、相手にボールを持たせることを意味しています。

この例では④の作業をすぐにやってくれる人ばかりではないので、先に渡せるものはどんどん渡してしまおうということです。ちょっと遅れて返ってきても問題にはならない程度にコントロールします。

なので、実際に1グループで④の作業にかけられる時間は矢印4個分あります（予備の時間を薄い青色で表現しました）。最後の3グループでも2個分の余裕があります。

このように相手の作業時間も考えて業務スケジュールが立てられるといいですね。

次にもう一つのポイントについても解説します。

2、相手の作業時間に行う仕事を決める。

こちらも重要なポイントなのですが、相手に早めにボールを投げても、その間に自分の仕事を進めなければ業務効率は高まりません。

下記の図を改めてみて欲しいのですが、赤の矢印は常に並んでいますよね。

このように自分の作業が止まらないようにスケジュールを組むのも大事です。

例えば下記の順番で作業を行ってしまうと、最後の3グループ目の④の作業を待っている時間に行うものがないですよね。

なので、この時間を無駄に過ごしてしまいます。そうならないように相手にボールを持たせている間にやれる作業をあえて残しておくこともポイントになります。

たかが矢印1個分の違いじゃないかと思われるかもしれませんが、スムーズにいったとしても矢印11個分の時間がかかっているにもかかわらず、青の作業に予備の時間がほとんどありません。

そのため、実際には矢印11個以上の時間がかかる可能性も多いにあります。

やれる作業もなくただひたすら待つだけというのは無駄以外の何物でもないので、絶対避けたいところですね。

まとめ

毎日定時で帰っている人と、毎日残業している人の差はこのような細かい業務の順番の工夫だったりします。

もちろん作業スピードが違うとか、能力の差があるとかも要因の1つではなありますが、特に若手社員の勤務時間の差は単純な作業の順番の差だけです。

このnoteで一人でも多くの方が効率的に業務を行い、ワークライフバランスを実現させてもらえると嬉しいです。

もし気に入った方はこちらのブログも執筆しておりますので、ご覧いただけると幸いです。

経理部1年生